0.1.Лекция 1. Основы работы с OpenOffice.org Calc

0.1.1.Общая информация

OpenOffice.org Calc входит в пакет офисных приложений OpenOffice.org, разработанный Sun Microsystems, Inc, ныне входящей в состав Oracle corporation (http://www.oracle.com/index.html).

В Российской Федерации официальным представителем OpenOffice.org является компания ООО "Инфра-Ресурс" (http://www.i-rs.ru).

OpenOffice.org Calc позволяет создавать таблицы и выполнять в них вычисления, производить сортировки и выборки данных, создавать диаграммы, оформлять и печатать таблицы. Документы можно сохранять в различных форматах, включая стандартизированный формат OpenDocument format ( ODF ), формат Microsoft Excel ( .xls ) или HTML. Кроме того, можно экспортировать документ в формате переносимого документа ( PDF ).

OpenOffice.org Calc устанавливается на компьютер в составе пакета OpenOffice.org. Минимальные аппаратные требования для установки:

• процессор с тактовой частотой более 600 МГц;
• оперативная память не менее 128 Мб;
• не менее 300 Мб свободного пространства на жестком диске.

Скачать пакет OpenOffice.org можно по ссылке http://download.openoffice.org/index.html.

Основные преимущества OpenOffice.org перед другими офисными пакетами:

• отсутствие лицензионной платы;
• межплатформенность – официально существуют сборки для следующих операционных систем и платформ: Microsoft Windows, GNU/Linux, Unix, Sun Solaris, MacOS;
• обширная языковая поддержка – интерфейс OpenOffice.org доступен на более чем 40 языках. Кроме этого, для 70 языков имеются орфографические словари, словари переносов, тезауруса и диалектов;
• совместимость файлов – в OpenOffice.org есть встроенная возможность экспорта в форматы PDF и Flash, а также поддержка открытия и сохранения файлов в форматах Microsoft Office, RTF, PDF, HTML, XML, WordPerfect, StarWriter и Lotus 123.

0.1.2.Работа в окне OpenOffice.org Calc

0.1.2.1.Основные элементы окна

В верхней части окна расположена строка заголовка (рис. 1.1). В ней указано наименование открытого файла и название используемой программы OpenOffice.org Calc. Если активным является созданный документ, не сохраненный как файл, то в строке заголовка указано Без имени 1 (или другой номер созданного документа).

увеличить изображение
Рис. 1.1.  Основные элементы окна OpenOffice.org Calc

В левой части строки заголовка находится значок системного меню. Двойной щелчок по значку закрывает окно. В правой части строки заголовка расположены кнопки управления окном. Если окно не развернуто на весь экран, то ухватившись за строку заголовка указателем мыши, его можно перемещать по экрану.

Ниже строки заголовка идет строка меню (см. рис. 1.1). Строку меню нельзя скрыть или переместить в другую часть окна. Последовательность расположения меню можно изменять. Можно создавать собственные меню.

Ниже строки меню располагаются панели инструментов (см. рис. 1.1). По умолчанию в окне отображается две панели инструментов: Стандартная и Форматирование. В версии OpenOffice.org Calc 3.3 рядом с панелью Стандартная по умолчанию отображается также панель Найти. Внешний вид панелей, их расположение в окне может изменяться. Можно отображать различные панели, имеющиеся в OpenOffice.org Calc, создавать собственные панели.

Под панелями инструментов расположена Панель формул (см. рис. 1.1). Панель формул можно скрыть, но нельзя переместить в другую часть окна. В левой части панели формул расположен раскрывающийся список Область листа (рис. 1.2). В нем отображается адрес выделенной ячейки или диапазона ячеек листа. Кроме того, этот элемент используют при работе с именованными ячейками и диапазонами. Основную часть панели формул занимает Строка ввода (см. рис. 1.2). Она используется для ввода и редактирования данных; в ней отображается содержимое ячеек. Между Областью листа и Строкой ввода расположены кнопки, используемые при вводе данных и создании формул.

увеличить изображение
Рис. 1.2.  Элементы панели формул

Основную часть окна занимает текущий лист текущего документа. Для перехода к другому листу используют ярлыки листов, расположенные в нижней части окна (см. рис. 1.1). При наличии большого числа листов можно прокручивать их ярлыки с использованием кнопок, расположенных слева от ярлыков.

Справа и внизу обычно отображаются полосы прокрутки, вертикальная и горизонтальная, соответственно (см. рис. 1.1). Для отображения большего числа ярлыков листов можно при нажатой левой кнопке мыши перетащить вешку, расположенную слева горизонтальной полосы прокрутки.

В нижней части окна находится строка состояния (см. рис. 1.1).

0.1.2.2.Работа с меню

Меню содержат команды, сгруппированные по функциональному признаку. Например, меню Файл содержит команды для работы с файлами, меню Вставка – команды для вставки различных элементов документа и объектов, меню Формат – команды, используемые при оформлении документа.

Для открытия меню следует щелкнуть мышью по его названию (рис. 1.3).

увеличить изображение
Рис. 1.3.  Открытие меню Правка

Для выбора какой-либо команды в меню следует щелкнуть по ней мышью. После выбора команды произойдет соответствующее ей действие или будет отображено диалоговое окно.

Если команда отображена бледным шрифтом (например, команда Связи на рис. 1.3), то она в данный момент не выполнима.

Рядом с некоторыми командами указаны заменяющие их комбинации "горячих" клавиш.

Черная стрелка-треугольник означает наличие подчиненного меню, открывающегося при наведении указателя мыши (например, команда Изменения на рис. 1.4).

увеличить изображение
Рис. 1.4.  Открытие подчиненного меню

Галочка слева от названия команды означает, что данная команда уже выбрана и действует (например, команда Записывать на рис. 1.4). Для прекращения действия такой команды следует щелкнуть по ней мышью. В некоторых случаях вместе галочки признаком включенной команды является более ярко выделенный значок команды меню.

0.1.2.3.Работа с панелями инструментов

Панели инструментов предназначены для облегчения работы пользователя.

По умолчанию в окне отображается три панели инструментов: Стандартная, Форматирование и Найти.

Можно отобразить в окне любую нужную панель инструментов:

• Откройте меню Вид.
• Выберите команду Панели инструментов.
• В появившемся подчиненном меню выберите требуемую панель (рис. 1.5).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 1.5.  Выбор отображаемой панели инструментов

Уже отображенные панели инструментов в подчиненном меню отмечены галочкой (см. рис. 1.5).

Для отображения некоторых панелей инструментов можно использовать кнопки других панелей. Например, для отображения панели инструментов Рисование можно нажать кнопку Функции рисования панели Стандартная. В некоторых случаях использование кнопок является единственным способом отображения нужной панели. Например, панель инструментов Цвет можно отобразить только нажатием кнопки Цвет в панели Изображение.

В отдельных случаях панели инструментов отображаются автоматически. Например, при выделении рисунка автоматически отображается панель Изображение.

Любая панель инструментов в окне может быть как закрепленной у одной из границ окна, так и свободной. Например, на рис. 1.6 панели Стандартная, Форматирование и Найти являются закрепленными, а панели Изображение и Сервис – свободными.

увеличить изображение
Рис. 1.6.  Закрепленные и свободные панели инструментов

Свободные панели можно перемещать, ухватившись мышью за строку заголовка.

Перетаскиванием границ можно изменять пропорции размеров (ширину и высоту) свободных панелей.

Свободную панель можно закрепить. Для этого выполните одно из следующих действий.

• Перетащите панель за строку заголовка к одной из границ области документа.
• Дважды щелкните мышью в строке заголовка панели инструментов.
• Щелкните мышью по треугольнику в правой части строки заголовка панели и выберите команду Закрепить панель инструментов или Закрепить все панели инструментов (рис. 1.7).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 1.7.  Закрепление панелей инструментов

Для оптимального использования площади окна небольшие панели можно закреплять по несколько штук в одной строке.

Закрепленную панель можно сделать свободной. Для этого следует навести указатель мыши на метку панели (вертикальный ряд точек) так, чтобы он превратился в четырехнаправленную стрелку и при нажатой левой кнопке мыши перетащить панель в поле документа (рис. 1.8).

увеличить изображение
Рис. 1.8.  Открепление панели инструментов

Во избежание случайного перемещения или открепления закрепленной панели инструментов ее можно зафиксировать. Для этого следует щелкнуть мышью по стрелке в правой части панели и выбрать команду Фиксировать позицию панели инструментов (рис. 1.9).

увеличить изображение
Рис. 1.9.  Фиксация панели инструментов

После фиксации положения перестает отображаться метка панели (вертикальный ряд точек). Чтобы отказаться от фиксации следует щелкнуть мышью по стрелке в правой части панели и снова выбрать команду Фиксировать позицию панели инструментов.

Любую свободно расположенную панель можно закрыть, щелкнув по кнопке Закрыть в правой части строки заголовка панели.

Автоматически отображаемые панели, например, панель Изображение, автоматически закрываются, если снять выделение с соответствующего объекта.

Для закрытия закрепленной панели инструментов следует щелкнуть мышью по стрелке в правой части панели и выбрать команду Закрыть панель инструментов (см. рис. 1.9).

0.1.2.4.Работа с элементами панелей инструментов

На панелях инструментов располагаются кнопки, раскрывающиеся кнопки и раскрывающиеся списки. О назначении того или иного элемента панели инструментов можно узнать, подведя к нему указатель мыши и зафиксировав на некоторое время. При этом для некоторых элементов также отображается соответствующее сочетание "горячих" клавиш.

Кнопки используются для выполнения какого-либо действия. Например, кнопка Полужирный панели инструментов Стандартная устанавливает полужирное начертание шрифта. Чтобы нажать кнопку, надо щелкнуть по ней мышью (рис. 1.10).

увеличить изображение
Рис. 1.10.  Использование обычной кнопки

Часто кнопки работают в режиме переключателей. То есть, для того чтобы отказаться от назначенного кнопке действия надо еще раз нажать на нее. Например, для отказа от полужирного начертания надо нажать на кнопку Полужирный панели инструментов Стандартная.

В некоторых случаях нажатие кнопки вызывает диалоговое окно, отображает панель инструментов или специальную область окна.

Раскрывающиеся кнопки имеют стрелку в правой части. При щелчке по стрелке открывается меню, в которой можно выбрать необходимое действие или параметр (рис. 1.11) или палитра цветов, типов линий, стрелок и т.п. (рис. 1.12), галерея фигур (рис. 1.13) или других объектов.

увеличить изображение
Рис. 1.11.  Раскрывающаяся кнопка и ее меню

увеличить изображение
Рис. 1.12.  Раскрывающаяся кнопка и ее палитра

увеличить изображение
Рис. 1.13.  Раскрывающаяся кнопка и ее галерея

После щелчка по стрелке следует выбрать требуемую команду, цвет, фигуру и т.п. В отдельных случаях, например, при вставке фигур, потребуется еще выполнить некоторые действия мышью.

После выбора какого-либо параметра в палитре она автоматически закрывается. Однако если перед выбором параметра сдвинуть палитру, ухватившись мышью за ее строку заголовка, то она будет отображаться и после ее использования. Так поступают, например, если требуется многократно применять разные параметры, имеющиеся в палитре (цвета, типы линий и т.п.). Для закрытия, после использования, следует нажать кнопку Закрыть в заголовке панели.

Выбранный в палитре или галерее параметр запоминается, и для повторного применения не требуется открывать кнопку. Например, можно щелкнуть по стрелке кнопки Цвет шрифта панели Форматирование и выбрать цвет (см. рис. 1.12). Чтобы еще раз назначить такой же цвет, не нужно щелкать по стрелке, достаточно щелкнуть по самой кнопке.

При использовании раскрывающегося списка надо щелкнуть по стрелке списка и выбрать требуемый параметр. Например, в раскрывающемся списке Кегль панели Форматирование можно выбрать размер шрифта (рис. 1.14).

увеличить изображение
Рис. 1.14.  Использование раскрывающегося списка

Если раскрывающийся список большой, он имеет в правой части полосу прокрутки.

В большинстве случаев можно, не открывая списка, щелкнуть мышью в поле раскрывающегося списка, ввести значение требуемого параметра с клавиатуры и нажать клавишу Enter.

0.1.2.5.Работа с контекстными меню

Контекстные меню используются для быстрой и эффективной работы с документом. Во многих случаях они позволяют не тратить лишнее время на открытие меню в строке меню и поиска нужной команды, а также не использовать элементы панелей инструментов.

Чтобы открыть контекстное меню объекта, сначала выберите объект щелчком левой кнопки мыши, а затем, щелкните правой кнопкой мыши. Некоторые контекстные меню можно вызывать даже в том случае, если объект не выбран.

Содержание контекстного меню зависит от выделенного объекта. Например, для выделенной ячейки контекстное меню содержит команды, используемые при ее оформлении (рис. 1.15), а для выделенной диаграммы – команды, используемые при работе с ней (рис. 1.16).

увеличить изображение
Рис. 1.15.  Контекстное меню при работе с ячейкой

увеличить изображение
Рис. 1.16.  Контекстное меню при работе с диаграммой

Для выбора нужной команды в контекстном меню следует щелкнуть по ней левой кнопкой мыши. Результатом будет выполнение некоторого действия или отображение диалогового окна.

Так же, как в обычных меню, команды контекстного меню могут иметь подчиненные меню.

0.1.2.6.Работа с окнами

При работе с документом в OpenOffice.org Calc часто используются специальные окна, например такие, как Навигатор, Галерея, Стили и Форматирование и др. (рис. 1.17).

увеличить изображение
Рис. 1.17.  Специальные окна

Данные окна отображаются при выборе соответствующих команд меню или нажатии кнопок панелей инструментов. Например, для отображения окна Стили и Форматирование следует нажать кнопку Стили в панели инструментов Форматирование.

Окна могут свободно располагаться в окне OpenOffice.org Calc или быть прикрепленными на краю рабочей области. На рис. 1.17 окна Навигатор, Стили и Форматирование расположены свободно, а окно Галерея прикреплено к верхнему краю рабочей области.

Перетаскиванием границ можно изменять размер окна.

Свободно расположенное окно можно перемещать, ухватившись мышью за строку заголовка.

Чтобы закрепить окно, выполните одно из следующих действий.

• Дважды щелкните мышью по свободной области в окне (не в строке заголовке окна!) при нажатой клавише Ctrl.
• Нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Shift+F10.
• Перетащите окно за строку заголовка к одной из границ области документа (работает не для всех окон).

Этими способами также можно открепить закрепленное окно.

Для более эффективного использования площади окна закрепленное окно можно скрыть. Для этого следует щелкнуть мышью по метке окна (рис. 1.18).

увеличить изображение
Рис. 1.18.  Скрытие окна

После этого окно будет скрыто около соответствующего края окна OpenOffice.org Calc, однако останется отображенной узкая полоса. Для временного отображения окна следует щелкнуть мышью в любом месте полосы. При щелчке мышью в любом месте окна OpenOffice.org Calc, окно автоматически скроется. Для постоянного отображения окна следует щелкнуть по его метке (рис. 1.19).

увеличить изображение
Рис. 1.19.  Отображение скрытого окна

Чтобы закрыть окно следует выбрать команду меню или нажать кнопку, которые использовались для его отображения. Свободно размещенные окна можно закрыть, нажав кнопку Закрыть в строке заголовка.

0.1.2.7.Работа с диалоговыми окнами

Диалоговые окна отображаются в результате выбора команд меню, после нажатия кнопок панелей инструментов или использования комбинации "горячих" клавиш. Например, после выбора команды Ячейки в меню Формат будет отображено диалоговое окно Формат ячеек (рис. 1.20).

увеличить изображение
Рис. 1.20.  Диалоговое окно Формат ячеек

Диалоговое окно в OpenOffice.org Calc может иметь несколько вкладок. Для перехода к требуемой вкладке следует щелкнуть мышью по ее ярлыку.

Диалоговые окна имеют типичные элементы управления: списки и раскрывающиеся списки, флажки, переключатели, счетчики и др.

Для подтверждения выбранных в диалоговом окне параметров и закрытия окна следует нажать кнопку ОК. Для закрытия окна без подтверждения выбранных параметров нажмите кнопку Отмена, а для отказа от выбранных параметров без закрытия окна нажмите кнопку Восстановить (в отдельных случаях эта кнопка называется Назад ).

0.1.3.Простейшие настройки OpenOffice.org Calc

0.1.3.1.Сведения о пользователе

Имя пользователя как автора документа автоматически вносится в свойства создаваемых документов. При редактировании изменения и комментарии помечаются именем или инициалами пользователя.

Некоторые сведения о пользователе указываются при установке OpenOffice.org. Эту информацию можно уточнить и/или изменить.

• В меню Сервис выберите команду Параметры.
• На странице OpenOffice.org/Сведения о пользователе укажите необходимую информацию (рис. 1.21).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 1.21.  Редактирование сведений о пользователе

Указанная информация о пользователе будет использоваться во всех приложениях OpenOffice.org.

0.1.3.2.Восстановление настроек меню

В результате случайных или преднамеренных действий содержание строки меню и содержание отдельных меню может быть изменено.

Стандартные настройки строки меню можно восстановить.

• В меню Сервис выберите команду Настройка.
• Во вкладке Меню диалогового окна Настройка нажмите кнопку Восстановить (рис. 1.22).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 1.22.  Восстановление стандартных параметров строки меню

В запросе на подтверждение восстановления стандартных параметров нажмите кнопку Да.

0.1.3.3.Восстановление настроек панелей инструментов

В результате случайных или преднамеренных действий содержание панелей инструментов может быть изменено.

Стандартные настройки панелей инструментов можно восстановить.

• В меню Сервис выберите команду Настройка.
• Во вкладке Панели инструментов диалогового окна Настройка нажмите кнопку Восстановить (рис. 1.23).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 1.23.  Восстановление стандартных параметров панелей инструментов

В запросе на подтверждение восстановления параметров панелей инструментов в соответствии с фабричной предустановкой нажмите кнопку Да.

0.1.3.4.Восстановление настроек окна документа

В результате случайных или преднамеренных действий может быть изменена настройка окна документа, например, скрыты заголовки строк и столбцов листа, отсутствует строка состояния, полосы прокрутки, ярлыки листов и др.

Для управления отображением панели формул, заголовков строк и столбцов листа, а также строки состояния используют меню Вид. Следует открыть меню и выбрать соответствующую команду (рис. 1.24).

увеличить изображение
Рис. 1.24.  Отображение панели формул, заголовок строк и столбцов и строки состояния

Для управления отображением полос прокрутки, а также некоторых других элементов окна следует в меню Сервис выбрать команду Параметры, а затем выбрать и установить необходимые параметры на странице OpenOffice.org Calc/Вид (рис. 1.25).

увеличить изображение
Рис. 1.25.  Отображение полос прокрутки и других элементов

0.1.3.5.Получение справки

OpenOffice.org Calc предоставляет несколько вариантов справки.

Краткая подсказка о назначении какого-либо элемента панелей инструментов отображается при наведении указателя мыши на этот элемент.

Можно также получать расширенные подсказки.

• В меню Справка выберите команду Что это такое? или нажмите комбинацию клавиш Shift + F1.
• Наведите указатель мыши, рядом с которым отображается знак вопроса, на элемент окна, для которого требуется получить подсказку (рис. 1.26).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 1.26.  Получение расширенных подсказок

Режим отображение расширенных подсказок можно сделать постоянным.

• В меню Сервис выберите команду Параметры.
• На странице OpenOffice.org/Общие установите соответствующий флажок (рис. 1.27).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 1.27.  Управление режимом отображения всплывающих подсказок и Помощника

В этом же окне можно полностью отказаться от как кратких, так и расширенных подсказок.

Можно получить справку о назначении параметров диалогового окна. Для этого в окне следует нажать кнопку Справка (см. например, рис. 1.20). При этом отобразится окно справочной системы OpenOffice.org с описанием элементов активной вкладки диалогового окна и их назначения.

Для обращения к файлу справочной системы OpenOffice.org Calc с целью получения произвольной справки следует нажать кнопку Справка по OpenOffice.org панели инструментов Стандартная.

В левой части окна справочной системы (рис. 1.28) содержатся вкладки Содержимое, Указатель, Найти и Закладки.

увеличить изображение
Рис. 1.28.  Окно справочной системы OpenOffice.org Calc

По умолчанию в верхней части окна в раскрывающемся списке выбрана справочная система для OpenOffice.org Calc. При желании можно выбрать и другие модули справки OpenOffice.org. Вкладки Указатель и Найти содержат только данные для выбранного модуля OpenOffice.org. Справку можно искать с использованием различных вкладок окна справочной системы.

В некоторых стандартных ситуациях (при выполнении некоторых команд, открытии диалоговых окон и др.) помощник отображается автоматически в виде специального значка в правом нижнем углу OpenOffice.org Calc (рис. 1.29).

увеличить изображение
Рис. 1.29.  Помощник в окне OpenOffice.org Calc

Для получения справки следует щелкнуть мышью по Помощнику, после чего откроется окно справочной системы с соответствующим данной ситуации разделом. Если Помощник не нужен, его можно закрыть щелчком по стрелке в правом верхнем углу Помощника или просто игнорировать, в результате чего он через некоторое время закроется автоматически.

Если в одной и той же ситуации три раза подряд игнорировать появление Помощника или закрывать его, то Помощник в этой ситуации больше не отображается. Эта ситуация удаляется из соответствующего внутреннего списка.

Режимом работы Помощника можно управлять. Для этого следует в меню Сервис выбрать команду Параметры и перейти на страницу OpenOffice.org/Общие (см. рис. 1.27).

Флажок Помощник включает или отключает Помощника.

Нажатие кнопки Сбросить восстанавливает список стандартных ситуаций, в которых отображается Помощник.

0.1.4.Упражнение 1

0.1.4.1.Задание 1

Запустите OpenOffice.org Calc.

Откройте меню Правка. Обратите внимание на доступные и недоступные команды. Обратите внимание на команды, содержащие подчиненные меню.

Откройте меню Вид. Обратите внимание на уже выполненные команды. Выберите команду Панель формул. Убедитесь, что Панель формул исчезла.

Отобразите панель инструментов Сервис. Переместите панель инструментов в центр окна. Закрепите панель инструментов в верхней части окна. Открепите панель инструментов. Закройте панель инструментов.

Зафиксируйте панель инструментов Стандартная.

Закройте OpenOffice.org Calc.

0.1.4.2.Задание 2

Запустите OpenOffice.org Calc.

В панели инструментов Форматирование нажмите кнопку Полужирный (Ж). Убедитесь, что кнопка осталась нажатой.

В панели инструментов Форматирование щелкните по стрелке кнопки Цвет фона и выберите красный цвет. Убедитесь, что для выделенной ячейки установлена заливка красным цветом.

В панели инструментов Форматирование щелкните по стрелке кнопки Цвет фона сдвиньте палитру Фон. Выберите синий цвет. Убедитесь, что для выделенной ячейки установлена заливка синим цветом. Закройте палитру Фон.

В панели инструментов Форматирование в раскрывающемся списке Кегль выберите размер 26. Убедитесь, что высота выделенной ячейки увеличилась.

В панели инструментов Стандартная отобразите всплывающую подсказку для кнопки Копировать форматирование. Отобразите расширенную подсказку для этой кнопки.

Отобразите контекстное меню для ячейки с установленной заливкой и выберите команду Форматирование по умолчанию. Убедитесь, что оформление ячейки приведено в исходное состояние.

Закройте OpenOffice.org Calc. Изменения в документе не сохраняйте.

0.1.4.3.Задание 3

Запустите OpenOffice.org Calc.

Отобразите окно Стили. Временно скройте окно. Отобразите окно. Открепите окно и расположите его по центру окна. Закрепите окно. Закройте окно.

Отобразите окно Навигатор. Закройте окно.

С помощью меню Формат отобразите диалоговое окно Формат ячеек. Перейдите во вкладку Шрифт. Выберите кегль 26. Убедитесь, что в нижней части окна увеличился размер отображения шрифта. Нажмите кнопку Восстановить и убедитесь, что восстановлен исходный размер (кегль) шрифта.

Запустите справочную системы для получения справки об элементах вкладки Шрифт диалогового окна Формат ячеек.

Закройте диалоговое окно Формат ячеек.

Закройте OpenOffice.org Calc. Изменения в документе не сохраняйте.

0.1.4.4.Задание 4

Запустите OpenOffice.org Calc.

Просмотрите информацию о пользователе. При необходимости внесите изменения.

Восстановите настройки панелей инструментов и меню.

Отобразите скрытую ранее Панель формул.

Запустите справочную систему. Найдите справку о диаграммах. Просмотрите раздел справки Выбор типа диаграммы.

Закройте окно справки.

Закройте OpenOffice.org Calc. Возможные изменения в документе не сохраняйте.

0.2.Лекция 2. Работа с файлами

0.2.1.О файлах OpenOffice.org

В OpenOffice.org принят формат файлов OpenDocument Format (ODF, сокращенное от OASIS Open Document Format for Office Application — открытый формат документов для офисных приложений). Это открытый формат файлов для хранения и обмена редактируемыми офисными документами, в том числе текстовыми документами (такими как заметки, отчеты и книги), электронными таблицами, рисунками, базами данных, презентациями.

Стандарт совместно и публично разработан различными организациями, доступен для всех и может быть использован без ограничений. OpenDocument представляет собой альтернативу частным закрытым форматам, (включая Word ( .doc ), Excel ( .xls ) и PowerPoint ( .ppt ) – форматы, используемые в Microsoft Office), а также формату Microsoft Office Open XML.

Стандарт был разработан индустриальным сообществом OASIS и основан на XML-формате. Каждый документ ODF представляет собой архив zip, поэтому, чтобы проникнуть внутрь этого документа, достаточно переименовать расширение документа на zip и открыть этот архив любым zip-архиватором. После этого можно увидеть, как минимум, пять xml-файлов и несколько папок.

В xml-файлах, кроме непосредственного содержания документа, имеются так называемые метаданные. Это дополнительная информация, которая позволяет задать тексту определенные параметры. Например, тип и размер шрифта, положение на странице, параметры печати или вывода на экран монитора.

Помимо OpenOffice.org, OpenDocument Format поддерживается многими приложениями разных разработчиков: Zoho Writer, Google Docs, Ajax Write, IBM Workplace и др. С ODF-файлами можно работать в приложениях Microsoft Office 2010.

ODF принят в качестве международного стандарта. 1 мая 2006 года принят стандарт ISO/IEC 26300 "Information technology -- Open Document Format for Office Applications (OpenDocument) v1.0".

Многие страны (Италия, Швеция, Бразилия, Хорватия и др.) используют данный формат в качестве государственного стандарта. Еще большее количество стран, международных организаций и компаний активно применяют формат OpenDocument.

В Российской Федерации с 01.06.2011 вводится в действие ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010. "Информационная технология. Формат Open Document для офисных приложений (OpenDocument) v1.0".

В OpenOffice.org 3.3 используются следующие форматы файлов:

0.2.2.Инструменты для работы с файлами в OpenOffice.org

Для работы с файлами в OpenOffice.org Calc используют кнопки панели инструментов Стандартная (рис. 2.1) и команды меню Файл (рис. 2.2).

увеличить изображение
Рис. 2.1.  Кнопки панели инструментов Стандартная для работы с файлами

увеличить изображение
Рис. 2.2.  Меню Файл

Кроме того, для работы с файлами используют окно быстрого запуска OpenOffice.org (рис. 2.3). Обычно эта функция устанавливается по умолчанию при инсталляции OpenOffice.org.

увеличить изображение
Рис. 2.3.  Окно быстрого запуска OpenOffice.org

0.2.3.Окна для работы с файлами в OpenOffice.org

В большинстве операционных систем при работе с файлами можно использовать либо файловые диалоговые окна операционной системы, либо диалоговые окна OpenOffice.org.

Для смены типа окон следует в меню Сервис выбрать команду Параметры, а на странице OpenOffice.org/Общие (рис. 2.4) установить соответствующий флажок.

увеличить изображение
Рис. 2.4.  Переход к окнам OpenOffice.org

Диалоговые окна OpenOffice.org поддерживают загрузку и выгрузку файлов с использованием безопасных соединений https.

Внешний вид окон для открытия, сохранения, вставки и др. примерно одинаков и различается только деталями. Некоторые из окон показаны на рис. 2.5.

увеличить изображение
Рис. 2.5.  Окна для работы с файлами

Для перемещения по папкам компьютера используют кнопки На уровень выше (1 на рис. 2.6) и Домой (3 на рис. 2.6).

Рис. 2.6.  Окно для работы с файлами

Однократный щелчок по кнопке На уровень выше (1 на рис. 2.6) позволяет перейти в вышерасположенную папку. Для быстрого перехода на несколько уровней вверх следует нажать и удерживать эту кнопку. При этом отобразится список всех вышерасположенных папок (рис. 2.7), в котором можно выбрать нужный уровень.

Рис. 2.7.  Переход в другую папку на несколько уровней вверх

Кнопка Домой (3 на рис. 2.6) позволяет перейти к папке, установленной по умолчанию для сохранения документов.

Для быстрого перемещения по папкам можно использовать поле Имя файла (см. рис. 2.6) и функцию автозаполнения, которая активизируется в текстовых полях и списках. Например, можно ввести в D:\И и функция автозаполнения выведет первый файл или папку на диске D:\, название которого начинается на букву " И ".

Файлы в окне папок отображены в виде таблицы. Щелкая заголовки столбцов, папки и файлы можно сортировать, при этом папки в любом случае отображаются в верхней части окна.

При желании можно воспользоваться подстановочными знаками в поле Имя файла, чтобы отфильтровать отображаемый список файлов. Знак " * " (звездочка) заменяет любое число любых символов, а знак " ?" (знак вопроса) заменяет один любой символ.

Например, чтобы включить в список все файлы OpenOffice.org Calc, следует ввести подстановочный знак " * " (звездочка) с расширением файла электронной таблицы ( *.ods ) и нажать кнопку Открыть. Или, например, если в поле Имя файла указать " ?а*.xls ", то будут отображены только файлы Microsoft Excel, в которых вторым символом является буква "а".

0.2.4.Открытие файлов

Для открытия файла выполните следующие действия.

• В панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Открыть (см. рис. 2.1), или в меню Файл выберите команду Открыть (см. рис. 2.2), или нажмите кнопку Открыть окна быстрого запуска (см. рис. 2.3).
• В окне Открыть (см. рис. 2.6) перейдите к папке, содержащей нужный файл, и щелкните два раза по значку открываемого файла или выделите этот файл и нажмите кнопку Открыть. При необходимости можно открыть сразу несколько файлов одной папки. Выделите значки требуемых файлов и нажмите кнопку Открыть.

Чтобы ограничить отображение файлов в окне Открыть каким-то определенным типом, в раскрывающемся списке Тип файла (см. рис. 2.6) выберите нужный тип. Чтобы вывести полный список файлов, выберите параметр Все файлы (*.*).

Для открытия одного из последних файлов, с которыми работали в OpenOffice.org, можно воспользоваться меню Файл.

• Откройте меню Файл и выберите команду Предыдущие документы (рис. 2.8).
• Щелкните мышью по имени открываемого файла.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 2.8.  Открытие одного из последних файлов

Открыть файл OpenOffice.org Calc можно также двойным щелчком по его значку в окне папки.

При открытии документа отображается лист, который был отображен при закрытии документа. На этом листе выделена та ячейка, которая была выделена при закрытии документа.

Следует обратить внимание, что при попытке открыть файл другого компонента OpenOffice.org, будет запущен именно этот компонент. Например, если в окне Открыть (см. рис. 2.6) выбрать файл OpenOffice.org Writer, то файл будет открыт в приложении OpenOffice.org Writer.

Если после открытия файла в нем были произведены крайне нежелательные изменения и требуется отказаться от всех этих изменений, можно перезагрузить файл.

• В меню Файл выберите команду Перезагрузить (см. рис. 2.2).
• В окне запроса об отмене всех изменений нажмите кнопку Да.

Все изменения, произведенные после последнего сохранения документа, будут отменены.

0.2.5.Создание документов

0.2.5.1.Создание пустого документа

Новый пустой документ создается автоматически сразу после запуска OpenOffice.org Calc. Новый документ можно создать также в окне быстрого запуска, щелкнув по кнопке Электронная таблица (рис. 2.3).

Новый пустой документ можно создать и в процессе работы. Для этого следует нажать кнопку Создать в панели инструментов Стандартная (см. рис. 2.1).

Следует обратить внимание, что кнопка Создать может использоваться для создания разных типов документов OpenOffice.org. Для этого следует щелкнуть по стрелке кнопки и выбрать тип создаваемого документа. При этом, выбранный тип создаваемого документа сохраняется на кнопке Создать, то есть, при нажатии кнопки будет создан документ того типа, который был создан ранее. Таким образом, требуется внимательно следить за изображением на кнопке Создать и, при необходимости, воспользоваться стрелкой кнопки и выбрать нужный тип создаваемого документа.

0.2.5.2.Создание документа на основе шаблона

Шаблон – это документ, который содержит определенные стили форматирования, может содержать введенные данные и формулы, изображения, объекты и другую информацию. Шаблон используется в качестве основы для создания других документов.

• Щелкните по стрелке кнопки Создать (см. рис. 2.1) и выберите команду Шаблоны и документы. Можно также нажать кнопку Шаблоны в окне быстрого запуска (см. рис. 2.3).
• В диалоговом окне Шаблоны и документы выберите раздел Шаблоны, а затем дважды щелкните по значку папки Мои шаблоны (рис. 2.9).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 2.9.  Выбор шаблона при создании документа

• В окне открывшейся папки дважды щелкните мышью по нужному шаблону или выделите его значок и нажмите кнопку Открыть (см. рис. 2.9).

Документ на основе шаблона можно создать и без использования окна Шаблоны и документы.

• Нажмите кнопку Открыть в панели инструментов Стандартная (см. рис. 2.1).
• В окне Открыть (см. рис. 2.6) перейдите к папке, содержащей нужный шаблон, и щелкните два раза по его значку или выделите его и нажмите кнопку Открыть. В результате будет создан новый документ на основе выбранного шаблона.

В зависимости от выбранного шаблона, созданный документ может содержать таблицы, рисунки и другие объекты. Имеющееся содержимое можно изменять, дополнять, удалять, то есть работать, как с собственным документом.

Следует отметить, что OpenOffice.org Calc не содержит готовых к использованию шаблонов. Файлы шаблонов следует загрузить с сайта OpenOffice.org Templates (http://templates.services.openoffice.org/ru) или создать самостоятельно.

0.2.6.Сохранение файлов

0.2.6.1.Сохранение изменений в существующем файле

Для сохранения изменений в существующем файле достаточно нажать кнопку Сохранить панели инструментов Стандартная (см. рис. 2.1).

На то, что в документе имеются несохраненные изменения, указывает символ звездочка ( * ) в строке состояния (рис. 2.10).

увеличить изображение
Рис. 2.10.  Сохранение изменений в существующем файле

Следует отметить, что если в документе нет несохраненных изменений, кнопка Сохранить панели Стандартная не активна.

Можно сохранить сразу все открытые документы. Для этого следует в меню Файл выбрать команду Сохранить все (см. рис. 2.2).

При сохранении файла формата, отличного от ODF, как правило, появляется предупреждение о том, что документ может включать содержимое или форматирование, не поддерживаемое в текущем формате (рис. 2.11).

увеличить изображение
Рис. 2.11.  Предупреждение о несовместимости содержимого или форматирования

Если нажать кнопку Использовать текущий формат, то файл будет сохранен в этом формате, но несовместимые элементы содержимого и форматирования будут утрачены. При этом до закрытия документа эти несовместимые элементы будут отображаться в документе, но после закрытия и повторного открытия пропадут.

Если нажать кнопку Сохранить в формате ODF, выйдет окно Сохранить как, в котором следует выбрать папку и, при необходимости, имя сохраняемого в формате ODF файла.

0.2.6.2.Сохранение изменений в виде нового файла

Для сохранения нового документа в виде файла или существующего документа в виде нового файла (с другим именем и/или в другой папке) выполните следующие действия.

• В меню Файл выберите команду Сохранить как (см. рис. 2.2).
• В окне Сохранение документа (рис. 2.12) перейдите к нужной папке.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 2.12.  Сохранение изменений в виде нового файла

• В поле Имя файла введите (при необходимости) имя файла.
• Обратите внимание, что флажок Автоматическое расширение должен быть установлен, в противном случае файл будет сохранен без расширения, что приведет к проблемам при последующем его открытии.
• Нажмите кнопку Сохранить.

Если файл необходимо сохранить в формате, отличном от ODF, в раскрывающемся списке Тип файла выберите нужный формат (см. рис. 2.12).

Если файл включает содержимое или форматирование, не поддерживаемое в выбранном формате, появляется соответствующее предупреждение (см. рис. 2.11).

0.2.6.3.Создание новой папки

При сохранении документов в окне текущей папки можно создать новую папку.

• В окне Сохранить нажмите кнопку Создать новый каталог (2 на рис. 2.6).
• В окне с именем текущей папки (рис. 2.13) в поле Имя введите имя создаваемой папки. Нажмите кнопку ОК.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 2.13.  Создание новой папки

0.2.7.Преобразование файлов формата Microsoft Excel в ODF

При работе в OpenOffice.org Calc любой открытый файл Microsoft Excel можно сохранить как файл ODF. Однако выполнение такой процедуры для множества файлов займет очень много времени.

В ODF-формат можно преобразовать сразу все файлы Microsoft Office, расположенные в одной папке.

• В меню Файл выберите команду Мастер, а затем в подчиненном меню Конвертор документов (рис. 2.14).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 2.14.  Запуск мастера преобразования документов

• В окне Конвертор документов установите переключатель Microsoft Office, флажки типов преобразуемых файлов и нажмите кнопку Далее (рис. 2.15).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 2.15.  Выбор типов преобразуемых файлов

• В следующем окне выберите папки, из которых и в которые будут преобразовываться файлы (рис. 2.16).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 2.16.  Установка параметров преобразования

• Если не требуется преобразование шаблонов, снимите соответствующий флажок.
• Для выбора папки с преобразуемыми файлами нажмите кнопку справа от текстового поля Импортировать из (см. рис. 2.16), в окне Выберите путь выделите нужную папку (рис. 2.17) и нажмите кнопку Выбор.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 2.17.  Выбор папки для преобразования

• Повторите это действие для выбора папки, в которую будут сохранены преобразованные файлы. Это может быть любая папка, в том числе и та, в которой расположены преобразуемые файлы.
• Установите флажок Включая подпапки для преобразования файлов во всех вложенных папках (см. рис. 2.16). Нажмите кнопку Далее.
• Если для преобразования были выбраны не только файлы Microsoft Excel, но и Microsoft Word и Microsoft PowerPoint, появятся окна, аналогичные показанному на рис. 2.16, в которых также требуется выбрать и настроить параметры преобразования.
• Наконец, появится окно, в котором будут указаны все выбранные параметры преобразования (рис. 2.18). Нажмите кнопку Конвертировать.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 2.18.  Параметры преобразования

Результаты преобразования будут отображены в последнем окне мастера преобразования (рис. 2.19). Нажмите кнопку Закрыть.

увеличить изображение
Рис. 2.19.  Окончание преобразования файлов

Перед закрытием окна можно просмотреть журнал преобразования, для чего следует нажать соответствующую кнопку (см. рис. 2.19). Журнал представляет собой файл, автоматически сохраняющийся в папку, принятую по умолчанию для сохранения документов. Если не требуется создание и сохранение журнала, то перед началом преобразование следует снять соответствующий флажок (см. рис. 2.15).

Следует обратить внимание, что файлы Microsoft Office Word 2007/2010 с помощью данной функции не могут быть преобразованы в формат ODF.

0.2.8.Работа с шаблонами документов

0.2.8.1.О шаблонах

Шаблон OpenOffice.org Calc представляет собой файл с расширением .ott. По умолчанию шаблоны находятся в папке …\AppData\Roaming\OpenOffice.org\3\user\template. Именно в этой папке шаблоны наиболее удобны для использования, но, в принципе, шаблон может располагаться и в любой произвольной папке.

Как уже отмечалось, OpenOffice.org Calc не содержит готовых к использованию шаблонов. Шаблоны можно загрузить с Главной страницы OpenOffice.org Templates (http://templates.services.openoffice.org/ru), а также создать самостоятельно с помощью мастеров или на основе текущего документа.

0.2.8.2.Загрузка шаблонов

Сайт OpenOffice.org Templates содержит множество шаблонов для различных компонентов OpenOffice.org.

• Перейдите на страницу http://templates.services.openoffice.org/ru (рис. 2.20).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 2.20.  Главная страница OpenOffice.org Templates (по состоянию на 22.03.11. Внешний вид страницы может меняться)

• Выберите нужный шаблон, и, следуя инструкции на странице, сохраните его на компьютер. Файл шаблона можно сразу сохранить в папку, предназначенную для хранения шаблонов, но можно будет его туда поместить и позже.

0.2.8.3.Создание шаблона на основе текущего документа

Шаблоны можно создавать самостоятельно на основе существующего документа.

• Создайте документ с любым нужным содержимым и параметрами форматирования.
• В меню Файл выберите команду Шаблоны, а затем в подчиненном меню выберите Сохранить.
• В окне Шаблоны в поле Новый шаблон введите имя создаваемого шаблона (рис. 2.21). В списке Категории выберите категорию шаблона (при работе в OpenOffice.org Calc обычно выбирают Мои шаблоны ).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 2.21.  Сохранение шаблона

• Нажмите кнопку ОК.

0.2.8.4.Управление шаблонами

0.2.8.4.1.Создание группы шаблонов

По умолчанию в OpenOffice.org имеется три группы (папки) шаблонов: Мои шаблоны, Презентации, Фоны презентаций. Для удобства работы можно создать еще несколько папок для сохранения шаблонов.

• В меню Файл выберите команду Шаблоны, а затем в подчиненном меню выберите Управление.
• В окне Управление шаблонами (рис. 2.22) выделите в левой части окна любой значок группы шаблонов, нажмите кнопку Команды и в появившемся меню выберите команду Создать.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 2.22.  Создание группы шаблонов

• Сразу после этого в левой части окна появится новый значок с наименованием Безымянный (рис. 2.23). Введите с клавиатуры имя группы шаблонов и нажмите клавишу Enter.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 2.23.  Присвоение имени группы шаблонов

Если группа шаблонов была создана ошибочно, ее можно удалить.

• В окне Управление шаблонами (см. рис. 2.22) выделите соответствующий значок
• Нажмите клавишу Delete или нажмите кнопку Команды и выберите команду Удалить.

0.2.8.4.2.Импорт шаблонов

Для того чтобы шаблон был доступен с использованием окна Шаблоны и документы (см. рис. 2.9), он должен находиться в специальной папке. Если шаблон находится в произвольной папке, его рекомендуется импортировать в специальную папку.

• В меню Файл выберите команду Шаблоны, а затем в подчиненном меню выберите Управление.
• В окне Управление шаблонами (см. рис. 2.22) выделите в левой части окна значок группы шаблонов, в которую импортируется шаблон, нажмите кнопку Команды и в появившемся меню выберите команду Импорт шаблона.
• В окне Открыть перейдите в папку, содержащую шаблон, и дважды щелкните по значку файла шаблона или выделите его и нажмите кнопку Открыть (рис. 2.24).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 2.24.  Импорт шаблона

0.2.8.4.3.Изменение шаблона

Шаблон для внесения в него изменений невозможно открыть, как обычный файл с использованием кнопки Открыть панели инструментов Стандартная (см. рис. 2.1) или команды Открыть меню Файл (см. рис. 2.2). Для открытия файла шаблона используется другая процедура.

• В меню Файл выберите команду Шаблоны, а затем в подчиненном меню выберите Правка.
• В окне Открыть (рис. 2.25), при необходимости, перейдите в папку, содержащую редактируемый шаблон, дважды щелкните по значку шаблона или выделите значок и нажмите кнопку Открыть.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 2.25.  Выбор редактируемого шаблона

• Внесите в шаблон необходимые изменения, сохраните и закройте его.

Перейти к изменению шаблона можно и из окна Шаблоны и документы (см. рис. 2.9). Для этого следует выделить значок шаблона и нажать кнопку Изменить.

0.2.9.Работа с версиями файлов

0.2.9.1.Сохранение версии документа

В OpenOffice.org есть возможность сохранять промежуточные версии документов не в виде отдельных файлов, а в одном текущем файле.

• В меню Файл выберите команду Версии (см. рис. 2.2).
• В окне Версии нажмите кнопку Сохранить (рис. 2.26).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 2.26.  Сохранение версии документа

• В окне Вставить примечание к версии (рис. 2.27) введите текст примечания, позволяющий легко идентифицировать эту версию (в общем случае текст может быть любой).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 2.27.  Создание примечания к версии документа

• В окне Вставить примечание к версии (см. рис. 2.27) нажмите кнопку ОК. В окне Версии (см. рис. 2.26) нажмите кнопку Закрыть.

Есть возможность настройки режима автоматического сохранения версий документов. Для этого в окне Версии (см. рис. 2.26) следует установить соответствующий флажок.

Следует иметь в виду, что при сохранении файла под новым именем и/или в другую папку имеющиеся в нем версии не сохраняются.

0.2.9.2.Открытие версии документа

Можно открыть как сам файл, так и его промежуточные версии. Для выбора открываемой версии в окне Открыть (см. рис. 2.6) в раскрывающемся списке Версия следует выбрать параметр Текущая версия для открытия последней версии файла или номер версии ( version1 и т.д.) для открытия одной из промежуточных версий.

Любая из промежуточных версий открывается в защищенном режиме (только для чтения) и не может быть изменена (рис. 2.28).

увеличить изображение
Рис. 2.28.  Открытая версия документа

Промежуточную версию документа можно просмотреть и при работе с ним.

• В меню Файл выберите команду Версии (см. рис. 2.2).
• В окне Версии (рис. 2.29) дважды щелкните по нужной версии или выделите ее и нажмите кнопку Открыть.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 2.29.  Открытие версии документа

• В этой ситуации версию можно открыть или в защищенном режиме (только для чтения), или как копию (рис. 2.30). Во втором случае будет создан новый документ, содержащий открываемую версию текущего документа.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 2.30.  Выбор режима открытия версии документа

В любом случае, версию документа, открытую в защищенном режиме, можно сохранить в виде нового файла.

0.2.9.3.Сравнение документа с версией

Текущий документ можно сравнить с одной из его версий.

• В окне Версии (см. рис. 2.29) выделите версию, с которой требуется сравнить документ, и нажмите кнопку Сравнить.
• Появится окно Принять или отклонить изменения (рис. 2.31).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 2.31.  Сравнение документа с его версией

• Во вкладке Список отображен список изменений в документе по сравнению с его версией. Пользуясь кнопками Принять / Отклонить и Принять все / Отклонить все, можно принять или отклонить внесенные изменения.
• При наличии большого количества изменений можно перейти во вкладку Фильтр и настроить список отображаемых изменений.

Можно закрыть окно, чтобы просмотреть изменения непосредственно в окне документа и, при необходимости, принять или отклонить их.

0.2.9.4.Удаление версии

Ненужную более версию документа можно удалить. Для этого следует в окне Версии (см. рис. 2.29) выделите ее и нажать кнопку Удалить.

Отменить удаление версии невозможно.

0.2.10.Экспорт файлов

Файл OpenOffice.org Calc можно экспортировать в формат Portable Document Format (PDF) версии 1.4. При этом будет создан новый документ.

• В панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Экспорт в PDF (см. рис. 2.1) или в меню Файл выберите команду Экспорт (см. рис. 2.2).
• В окне Экспорт перейдите в папку, в которой будет располагаться новый файл, при необходимости введите имя создаваемого файла, и нажмите кнопку Экспорт (рис. 2.32).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 2.32.  Экспорт файла в формат PDF

Экспорт в документ формата PDF можно произвести и в другом порядке.

• В меню Файл выберите команду Экспорт в PDF (см. рис. 2.2).
• Во вкладках окна Параметры PDF (рис. 2.33) настройте параметры создаваемого документа и нажмите кнопку Экспорт.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 2.33.  Установка параметров экспорта

• В окне Экспорт (см. рис. 2.32) перейдите в папку, в которой будет располагаться новый файл, при необходимости введите имя создаваемого файла, и нажмите кнопку Экспорт.

0.2.11.Закрытие файлов

Для закрытия файла нажмите кнопку Закрыть в строке названия окна OpenOffice.org Calc. Можно также в меню Файл выбрать команду Закрыть (см. рис. 2.2).

Для одновременного закрытия всех открытых файлов и завершения работы с OpenOffice.org в меню Файл следует выбрать команду Выход (см. рис. 2.2). Следует обратить внимание, что в этом случае будут закрыты все компоненты OpenOffice.org.

Если файл был изменен, но не сохранен, то при его закрытии появляется соответствующее предупреждение (рис. 2.34).

увеличить изображение
Рис. 2.34.  Закрытие файла с несохраненными изменениями

• Нажмите кнопку Сохранить для сохранения файла со всеми внесенными на данный момент изменениями.
• Нажмите кнопку Не сохранять для отказа от сохранения изменений, внесенных в файл с момента последнего его сохранения.
• Нажмите кнопку Отмена для продолжения работы с файлом.

0.2.12.Упражнение 2

0.2.12.1.Задание 1

 Exhibition.zip

Запустите OpenOffice.org Calc.

Откройте файл exercise_02_1.ods. В ячейку А1 введите текст Список. Перезагрузите файл. Убедитесь, что введенный текст не сохранился.

Откройте файл exercise_02_2.sxc.

Откройте файл exercise_02_3.xls.

Создайте новый пустой документ.

Закройте все открытые файлы. Возможные изменения не сохраняйте. Закройте OpenOffice.org Calc.

0.2.12.2.Задание 2

Запустите OpenOffice.org Calc.

Откройте файл exercise_02_1.ods. В ячейку A1 введите текст Список. Сохраните файл под именем Lesson_02_1.ods.

Откройте файл exercise_02_4.ods. Сохраните файл в формате Microsoft Excel 97/2000/XP под именем Lesson_02_4.xls.

Сохраните файл под именем Lesson_02_1a.ods в папку Lists, расположенную в текущей папке. Папку Lists создайте в процессе сохранения файла.

Преобразуйте все файлы формата Microsoft Excel, расположенные в папке Exhibition, в формат ODF в эту же папку.

Закройте все открытые документы. Возможные изменения не сохраняйте. Закройте OpenOffice.org Calc.

0.2.12.3.Задание 3

Запустите OpenOffice.org Calc.

Откройте файл exercise_02_5.ods. Сохраните файл как шаблон под именем Шоколад в группу Личные. Группу Личные создайте в процессе сохранения шаблона.

В любом веб-обозревателе откройте веб-страницу http://templates.services.openoffice.org/ru. В группе Деловые шаблоны в разделе Финансы просмотрите доступные шаблоны. Один из шаблонов загрузите на свой компьютер.

Импортируйте в группу Личные загруженный шаблон.

Откройте для правки шаблон Шоколад. В ячейку A1 введите текст Поставки товаров. Сохраните и закройте шаблон.

Закройте все открытые документы. Возможные изменения не сохраняйте. Закройте OpenOffice.org Calc.

0.2.12.4.Задание 4

Запустите OpenOffice.org Calc.

Откройте файл exercise_02_6.ods. Просмотрите версии этого файла. Откройте версию от 12.07.2011. Сохраните версию как файл под именем Lesson_02_61.ods.

Откройте версию 2 файла exercise_02_7.ods. Сохраните версию как файл под именем Lesson_02_72.ods.

Откройте файлы exercise_02_8.ods. Удалите версию с примечанием Формат. Сравните версию с примечанием Все с текущим файлом. Отклоните все изменения в текущем файле. Сохраните файл под именем Lesson_02_8.ods.

Закройте все открытые документы. Возможные изменения не сохраняйте. Закройте OpenOffice.org Calc.

0.2.12.5.Задание 5

Запустите OpenOffice.org Calc.

Откройте файл exercise_02_9.ods. Экспортируйте файл в формат PDF.

Стандартными средствами просмотрите PDF-файл.

Закройте файл exercise_02_9.ods. Возможные изменения не сохраняйте. Закройте OpenOffice.org Calc.

0.3.Лекция 3. Работа с документом

0.3.1.Структура документа

Документ OpenOffice.org Calc состоит из отдельных листов. Вновь создаваемый документ обычно содержит 3 листа. Листы можно добавлять в документ. Максимальное количество 256. Листы можно удалять. Минимальное количество листов в документе – один.

Листы в документе можно располагать в произвольном порядке. Можно копировать и перемещать листы, как в текущем документе, так и в другие документы и из других документов.

Каждый лист имеет имя. Имена листов в документе не могут повторяться.

Ярлыки листов расположены в нижней части окна OpenOffice.org Calc.

Листы могут содержать таблицы, диаграммы, рисунки и другие объекты.

Лист состоит из ячеек, объединенных в столбцы и строки.

Лист содержит 1024 столбца. Столбцы именуются буквами английского алфавита. Заголовок столбца содержит от одного до трех символов. Первый столбец имеет имя А, последний – AMJ.

Лист содержит 1048576 строк. Строки именуются арабскими цифрами.

Каждая ячейка имеет адрес (ссылку), состоящий из заголовка столбца и заголовка строки. Например, самая левая верхняя ячейка листа имеет адрес А1, а самая правая нижняя – AMJ1048576. Кроме того, ячейка (или диапазон ячеек) может иметь имя.

Ячейка может содержать данные (текстовые, числовые, даты, время и т.п.) и формулы. Ячейка может иметь примечание (комментарий).

0.3.2.Просмотр документа

0.3.2.1.Изменение режима просмотра листа

В OpenOffice.org Calc есть возможность выбрать режим отображения и просмотра листов документа. Для этого используют команды меню Вид и Окно, а также элементы строки состояния (рис. 3.1).

увеличить изображение
Рис. 3.1.  Инструменты для выбора режима отображения и просмотра документа

Выбрать режим просмотра листов можно в меню Вид (рис. 3.1).

По умолчанию для вновь создаваемых документов установлен режим просмотра Обычный. Этот режим используется для выполнения большинства задач OpenOffice.org Calc, таких, как ввод и обработка данных, форматирование данных и ячеек, вычисления, построение диаграмм и т. д.

В режиме Разметка страницы (рис. 3.2) в окне отображается только собственно сама таблица. Остальные ячейки листа не отображаются. Зато отображены границы страниц. Перетаскиванием этих границ можно изменять порядок разделения таблицы между страницами при печати. Кроме того, только в этом режиме можно эффективно работать с разрывами страниц.

увеличить изображение
Рис. 3.2.  Отображение листа в режиме Страничный

В меню Вид можно выбрать еще один режим просмотра – Во весь экран. Этот режим обеспечивает скрытие большинства элементов экрана для увеличения видимой части документа (рис. 3.3). При этом сохраняется ранее выбранный режим просмотра – Обычный или Разметка страницы.

увеличить изображение
Рис. 3.3.  Отображение листа в режиме Во весь экран

Чтобы вернуться в исходный режим, следует нажать клавишу Esc или единственную кнопку панели инструментов Во весь экран (см. рис. 3.3).

0.3.2.2.Изменение масштаба отображения листа

Изменить масштаб отображения листа можно перетаскиванием ползунка линейки масштаба (см. рис. 3.1). Можно также пользоваться кнопкой со знаком "+" (плюс) для увеличения масштаба или кнопкой со знаком "-" (минус) для уменьшения (см. рис. 3.1). Однократный щелчок по кнопке изменяет масштаб на 5%.

Можно установить произвольный масштаб с точность до 1% или подобрать наиболее удобный масштаб отображения документа.

• Дважды щелкните мышью по числу, показывающему масштаб в строке состояния, или нажмите кнопку Масштаб в панели инструментов Стандартная, или в меню Вид выберите команду Масштаб (см. рис. 3.1).
• В диалоговом окне Масштабирование и режимы просмотра (рис. 3.4) выберите требуемые параметры.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 3.4.  Настройка масштаба отображения документа

Переключатель Оптимально используется для изменения размера представления в соответствии с шириной или высотой выделенной области ячеек листа. При этом должно быть выделено не менее двух ячеек.

При установке переключателя По ширине и высоте на экране полностью отображается печатная страница таблицы листа, а при установке переключателя По ширине печатная страница отображается в полную ширину.

При установке переключателя По ширине страница отображается в полную ширину.

Переключатель 100 % обеспечивает отображение листа в соответствии с его действительными размерами.

Установив переключатель Произвольно можно в рядом расположенном счетчике указать любую допустимую величину масштаба. Минимальный масштаб отображения – 20 %, максимальный – 400 %.

Для выбора наиболее распространенных масштабов отображения можно щелкнуть правой кнопкой мыши по числу, показывающему масштаб в строке состояния (см. рис. 3.1) и выбрать необходимое значение в контекстном меню.

По умолчанию масштаб отображения изменяется одновременно для всех листов открытого документа. Для установки разных масштабов отображения для разных листов следует в меню Сервис выбрать команду Параметры и на странице OpenOffice.org Calc/Вид снять флажок Синхронизировать листы (рис. 3.5).

увеличить изображение
Рис. 3.5.  Установка независимых масштабов отображения листов

Следует отметить, что изменение масштаба отображения листа никак не сказывается на его параметрах и не влияет на печать.

0.3.2.3.Одновременный просмотр различных частей листа

0.3.2.3.1.Разделение листа

Для того чтобы независимо просматривать и прокручивать различные части листа, можно разделить лист по горизонтали и/или по вертикали на отдельные области. Разделение листа на области позволяет просматривать различные части одного и того же листа друг рядом с другом и может оказаться полезным, например, при необходимости вставить данные из одной области большого листа в другую.

• Наведите указатель мыши на вешку, расположенную в верхней части вертикальной полосы прокрутки или в правой части горизонтальной полосы прокрутки (рис. 3.6).
• Когда указатель примет вид двунаправленной стрелки, перетащите его вниз или влево.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 3.6.  Вешки разделения окна

В процесс перетаскивания будет отображаться толстая черная линия, показывающая, где произойдет разделение (рис. 3.7).

увеличить изображение
Рис. 3.7.  Разделение листа по горизонтали

Можно также выделить ячейку, относительно которой следует разделить лист, и в меню Окно выбрать команду Разбить.

Например, в таблице на рис. 3.8 можно просматривать в левой области листа данные столбцов A:В, а в правой части – E:G. В верхней части можно просматривать данные строк 1:10, в то время как в нижних областях будут отображаться последние строки таблицы.

увеличить изображение
Рис. 3.8.  Таблица с разделением листа

При необходимости линии разделения листа можно перемещать перетаскиванием.

Для прекращения режима разделения листа следует в меню Окно выбрать команду Разбить или дважды щелкнуть мышью по линии разделения листа.

0.3.2.3.2.Закрепление областей листа

Закрепление строк, столбцов и областей листа используется при просмотре больших таблиц для того, чтобы при прокрутке листа закрепленные строки и столбцы оставались в окне. Закреплять можно только строки, только столбцы или и строки и столбцы одновременно.

• Выделите строку ниже или столбец справа от строки или столбца, которые должны ограничивать закрепляемую область. Все строки выше или все столбцы слева от выделенных будут закреплены.
• Чтобы закрепить область и по горизонтали, и по вертикали, выберите ячейку, находящуюся ниже строки и справа от столбца, которые ограничивают закрепляемую область.
• В меню Окно выберите команду Фиксировать.

Например, при работе с таблицей на рис. 3.9 на листе закреплена область столбцов с маркой автомобиля и моделью (столбцы A и B ) и строки с названиями столбцов таблицы (строка 1 ).

увеличить изображение
Рис. 3.9.  Таблица с закрепленной областью

Для отмены закрепления строк, столбцов или областей листа следует в меню Окно выбрать команду Фиксировать.

Следует отметить, что одновременно разделить лист и закрепить области листа невозможно

0.3.2.3.3.Скрытие и отображение столбцов и строк

Временно ненужные для работы столбцы и строки листа можно скрыть. Например, в таблице (рис. 3.10) для работы временно не нужны столбцы D:Н.

увеличить изображение
Рис. 3.10.  Таблица до скрытия столбцов

• Щелкните правой кнопкой мыши по заголовку столбца или строки. Если требуется скрыть несколько столбцов или строк, то следует их выделить.
• В контекстном меню выберите команду Скрыть (см. рис. 3.10).

Вместо контекстного меню можно воспользоваться меню Формат.

• Выберите команду Столбец ( Строка ).
• В подчиненном меню выберите команду Скрыть.

После скрытия столбцов таблица будет выглядеть так, как показано на рис. 3.11.

увеличить изображение
Рис. 3.11.  Таблица после скрытия столбцов

При просмотре листа всегда можно обнаружить факт скрытия столбцов или строк по нарушению последовательности заголовков (см. рис. 3.11).

Для отображения скрытых столбцов можно выделить столбцы слева и справа от скрытых, щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку любого выделенного столбца и выбрать команду контекстного меню Отобразить. Аналогично можно отобразить и скрытые строки.

Для отображения всех скрытых столбцов или строк необходимо выделить все ячейки листа. Затем для отображения скрытых столбцов необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку любого столбца и выполнить команду контекстного меню Отобразить. А для отображения скрытых строк следует щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку любой строки и выбрать команду контекстного меню Отобразить.

Скрыть столбец можно также перетаскиванием влево его правой границы между заголовками столбцов до тех пор, пока ширина столбца не будет равна нулю. Аналогично для скрытия строк можно перетаскивать вверх нижнюю границу строки.

0.3.3.Перемещение по документу

0.3.3.1.Перемещение между листами

Для перехода к нужному листу документа достаточно щелкнуть мышью по соответствующему ярлыку листа в нижней части окна документа (рис. 3.12).

увеличить изображение
Рис. 3.12.  Перемещение между листами документа

Если необходимый ярлык не отображен в строке ярлыков, то для перехода к ярлыку нужного листа можно воспользоваться кнопками прокрутки ярлыков, расположенными в левой части строки ярлыков (см. рис. 3.12). При этом прокручиваются только ярлыки, а не листы. Щелчок крайней левой или крайней правой кнопки отобразит соответственно ярлык первого или последнего листа документа. Средние кнопки служат для перемещения по ярлыкам листов вперед и назад.

С целью увеличения числа отображаемых ярлыков листов можно перетащить вправо разделитель между полосой прокрутки и ярлыками листов ярлыков (см. рис. 3.12).

Чтобы облегчить визуальный поиск нужных ярлыков, их можно пометить разными цветами.

• Щелкните по ярлыку листа правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Цвет ярлыка.
• В окне Цвет ярлыка дважды щелкните мышью по нужному цвету или выделите его и нажмите кнопку ОК (рис. 3.13).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 3.13.  Выбор цвета ярлыка листа

Для последовательного перехода между листами можно использовать и клавиши клавиатуры. Комбинация клавиш Ctrl + Page Up – переход к листу, расположенному справа от активного листа, а Ctrl + Page Down – к листу, расположенному слева.

При большом числе листов в документе перемещаться по листам с использованием их ярлыков не очень удобно.

• Для перехода к произвольному листу в меню Правка выберите команду Лист, а затем в подчиненном меню – команду Выбрать.
• В диалоговом окне Выбрать листы (рис. 3.14) дважды щелкните мышью по имени листа, к которому требуется перейти, или выделите имя листа и нажмите кнопку ОК.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 3.14.  Переход к произвольному листу документа

0.3.3.2.Перемещение по листу

Перейти к определенной ячейке листа можно с использованием мыши. Для этого достаточно указатель мыши навести на эту ячейку и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши.

Для перехода к нужной ячейке можно использовать клавиатуру. Клавиши со стрелками вправо и влево производят переход на одну ячейку вправо или влево, а клавиши со стрелками вниз и вверх – на одну ячейку вниз или вверх. Клавиши Page Up и Page Down – на один экран вниз или вверх. Клавиша Home позволяет перейти к первой ячейке строки, а клавиша End – к последней ячейке строки.

Комбинация клавиш Ctrl + стрелка вправо производит переход к правому краю текущей области, Ctrl + стрелка влево – к левому краю, Ctrl + стрелка вниз – к нижнему краю, а Ctrl + стрелка вверх – к верхнему краю. Комбинация клавиш Ctrl + Home производит переход в начало листа, а Ctrl + End – переход в последнюю ячейку на листе, расположенную в самой нижней используемой строке крайнего справа используемого столбца. Комбинация клавиш Alt + Page Up производит переход на один экран влево, Alt + Page Down – на один экран вправо.

Для перехода к ячейкам с определенным адресом, а также к именованным ячейкам и диапазонам следует использовать панель формул.

Раскрывающийся список Область листа в панели формул (рис. 3.15) содержит имена ячеек и диапазонов ячеек. Достаточно открыть список и выбрать требуемое имя. Следует отметить, что именованные ячейки и диапазоны могут находиться на любом листе текущего документа.

Можно также ввести с использованием клавиатуры адрес нужной ячейки и нажать клавишу Enter.

увеличить изображение
Рис. 3.15.  Переход к ячейкам с использованием панели формул

0.3.3.3.Работа с Навигатором

Навигатор позволяет выполнять быстрые переходы в различные части документа, а также выполнять некоторые действия с ними. Кроме того, Навигатор можно использовать для выполнения вставки элементов из текущего документа или других открытых документов и для формирования составных документов.

Для отображения окна Навигатора нажмите его кнопку на панели инструментов Стандартная, или в меню Вид (см. рис. 3.1) выберите соответствующую команду, или нажмите функциональную клавишу F5.

Окно Навигатора имеет своеобразную панель инструментов и окно списка объектов документа (рис. 3.16).

увеличить изображение
Рис. 3.16.  Окно Навигатора

С использованием счетчиков Столбец и Строка можно перейти к произвольной ячейке листа. Для этого следует выбрать или ввести требуемые значения в счетчика и нажать клавишу Enter.

С использованием кнопок Начало и Конец можно перейти к левой верхней или правой нижней ячейке активного диапазона листа.

Для возможности перехода к определенному листу, именованному диапазону или объекту на листе в окне Навигатора должно быть отображено окно списка. Если окно не отображено, следует нажать кнопку Содержимое (самая левая кнопка во втором ряду).

Все типы содержимого в окне списка называются "категориями", будь то листы, названия диапазонов, изображения и т.д.

Навигатор отображает все типы объектов, содержащихся в документе. Если рядом с категорией расположен знак плюс, это означает, что существует как минимум один объект данного типа. Если задержать указатель мыши на имени категории, в расширенной всплывающей подсказке отобразится число объектов.

С использованием списка можно перейти к определенному заголовку в документе, таблице, изображению, разделу, гиперссылке и др.

• Щелчком по значку "плюс" (+) или дважды щелкните по названию категории объектов и раскройте список объектов требуемого типа, например, Листы (рис. 3.17). При желании таким образом можно развернуть списки различных категорий.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 3.17.  Список листов документа

• Нажав кнопку Переключить, можно для удобства работы скрыть не нужные в данный момент категории (рис. 3.18).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 3.18.  Список объектов одного типа

• Для перехода к какому-либо конкретному объекту дважды щелкните мышью по его названию в окне Навигатора.

0.3.4.Выделение фрагментов документа

0.3.4.1.Выделение листов

Листы выделяют с использованием их ярлыков.

У выделенного листа цвет ярлыка ярче, чем у остальных листов.

Выделенным всегда является текущий лист.

Для выделения нескольких рядом расположенных листов щелкните мышью по ярлыку первого листа из группы, а затем при нажатой клавише Shift щелкните мышью по ярлыку последнего листа из группы.

Для выделения нескольких произвольно расположенных листов щелкните мышью по ярлыку первого листа из группы, а затем при нажатой клавише Ctrl щелкайте мышью по ярлыкам необходимых листов.

Эти способы не очень удобны для выделения нескольких листов в большом документе.

• В меню Правка выберите команду Лист, а затем в подчиненном меню – команду Выбрать.
• В диалоговом окне Выбрать листы (см. рис. 3.14) с использованием клавиш Shift или Ctrl (в зависимости от ситуации) выделите имена листов и нажмите кнопку ОК.

Для выделения всех листов документа щелкните правой кнопкой мыши по ярлыку любого листа и в контекстном меню выберите команду Выделить все (рис. 3.19).

увеличить изображение
Рис. 3.19.  Выделение всех листов документа

Для снятия выделения с группы листов щелкните мышью по ярлыку любого листа, не входящего в нее. Если выделены все листы документа, щелкните мышью по ярлыку любого листа.

0.3.4.2.Выделение элементов листов

Хотя бы одна ячейка на листе всегда выделена. Эта ячейка обведена толстой линией. При этом ячейка не затенена.

При выделении фрагмента листа ячейки затеняются, но толстой линией обведена только одна ячейка, а именно та, которая была выделена последней.

Цвет шрифта, цвет заливки и рамок ячеек при выделении не изменяются (рис. 3.20).

увеличить изображение
Рис. 3.20.  Выделенный фрагмент листа

В OpenOffice.org Calc имеется несколько режимов выделения. Установленный режим выделения отображен в специальном поле строки состояния (рис. 3.21).

увеличить изображение
Рис. 3.21.  Выбор режима выделения

Можно переключаться между режимами СТАНД (стандартный), РАСШ (расширенный), ДОБАВ (добавить) и БЛК (выделение блока). Каждый щелчок поля приводит к круговому переключению доступных параметров.

Чаще всего при выделении фрагментов документа работают в режиме СТАНД (стандартный).

Для выделения элементов листа можно использовать мышь или клавиши клавиатуры или и то и другое одновременно.

Для выделения одной ячейки достаточно навести на нее указатель мыши и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши.

Для выделения диапазона смежных ячеек необходимо навести указатель мыши на крайнюю ячейку выделяемого диапазона, нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, распространить выделение на смежные ячейки. При описании диапазона смежных ячеек указывают через двоеточие левую верхнюю и правую нижнюю ячейки, например, А1:С12.

Для выделения нескольких несмежных ячеек нужно выделить первую ячейку, а затем каждую следующую – при нажатой клавише Ctrl. Точно так же можно выделить и несколько несмежных диапазонов. Первый диапазон выделяется обычным образом, а каждый следующий – при нажатой клавише клавиатуры Ctrl. При описании диапазона несмежных ячеек указывают через точку с запятой каждый диапазон, например, А1:С12 ; Е4:Н8.

Для выделения столбца листа достаточно щелкнуть левой кнопкой мыши по его заголовку. Для выделения нескольких смежных столбцов необходимо навести указатель мыши на заголовок столбца, нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, распространить выделение на смежные столбцы. При выделении несмежных столбцов следует выделить первый столбец или диапазон столбцов, а затем каждый следующий столбец или диапазон столбцов выделять при нажатой клавише клавиатуры Ctrl.

Строки на листе выделяют аналогично столбцам. Для выделения строки достаточно щелкнуть левой кнопкой мыши по ее заголовку. Для выделения нескольких смежных строк необходимо навести указатель мыши на заголовок строки, нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, распространить выделение на смежные строки. При выделении несмежных строк нужно выделить первую строку или диапазон строк, а затем каждую следующую строку или диапазон строк выделять при нажатой клавише клавиатуры Ctrl.

Для выделения всех ячеек листа необходимо один раз щелкнуть левой кнопкой мыши по прямоугольнику левее заголовков столбцов (рис. 3.22).

увеличить изображение
Рис. 3.22.  Выделение всех ячеек листа (кнопка Выделить все)

Выделять фрагменты листа можно перемещением курсора клавишами клавиатуры при нажатой клавише Shift. При этом можно использовать все известные комбинации клавиш для перехода по листу.

0.3.4.3.Выделение графических объектов

Для выделения графического объекта (диаграммы, рисунка, фигуры и т.п.) следует один раз щелкнуть по нему мышью. Признаком того, что объект выделен, являются маркеры объекта: яркие квадратики по углам и сторонам (рис. 3.23).

увеличить изображение
Рис. 3.23.  Выделенный графический объект (диаграмма)

0.3.5.Отмена и возврат действий

0.3.5.1.Отмена действий

При работе в OpenOffice.org Calc существует возможность отмены действий, выполненных с документом. Следует обратить внимание, что не любые действия можно отменить.

Для отмены последнего выполненного действия нажмите кнопку Отменить в панели инструментов Стандартная (рис. 3.24).

увеличить изображение
Рис. 3.24.  Отмена последнего действия

Можно отменить сразу несколько последних действий.

• Щелкните по стрелке кнопки Отменить (см. рис. 3.24).
• Выберите действие, начиная с которого следует отменить все действия, расположенные выше в списке. При отмене большого числа действий придется воспользоваться полосой прокрутки списка (рис. 3.25).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 3.25.  Отмена нескольких действий

При настройках OpenOffice.org по умолчанию возможна отмена 100 последних действий. Это число можно изменить.

• В меню Сервис выберите команду Параметры.
• На странице OpenOffice.org/Память укажите необходимое значение в счетчике Количество шагов (рис. 3.26).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 3.26.  Настройка числа отменяемых действий

Максимальное число, которое можно установить в счетчике, составляет 999.

Следует обратить внимание, что увеличение количества отменяемых шагов требует больше памяти компьютера.

0.3.5.2.Возврат действий

Отмененные действия можно вернуть. Для возврата последнего отмененного действия нажмите кнопку Вернуть в панели инструментов Стандартная (см. рис. 3.24). Для возврата нескольких действий поступают аналогично отмене нескольких действий.

• Щелкните по стрелке кнопки Вернуть (см. рис. 3.24).
• Выберите действие, начиная с которого следует вернуть все действия, расположенные выше в списке. При возврате большого числа действий придется воспользоваться полосой прокрутки списка.

0.3.6.Упражнение 3

0.3.6.1. 

Запустите OpenOffice.org Calc.

Откройте файл exercise_03.ods.

Перейдите к листу Январь. Установите режим просмотра документа Разметка страницы.

Перейдите к листу Февраль. Установите режим просмотра документа Обычный.

Перейдите к листу Март. Установите режим просмотра документа Во весь экран.

Перейдите к листу Апрель. Выйдите из режима просмотра документа Во весь экран.

Измените настройки OpenOffice.org Calc так, чтобы масштаб отображения можно было устанавливать независимо для каждого листа.

Перейдите к листу Май. Установите масштаб отображения листа 130%.

Перейдите к листу Июнь. Установите масштаб отображения листа 50%.

Перейдите к листу Июль. Разделите лист по горизонтали. В верхней части листа отобразите строки, начиная со строки 1 до строки 15, в нижней части листа отобразите строки, начиная со строки 100.

Перейдите на лист Август. Закрепите строку 1. Прокрутите лист так, чтобы в верхней части листа отображались строки, начиная со строки 80.

Перейдите на лист Сентябрь. Снимите разделение листа.

Перейдите на лист Октябрь. Отмените фиксацию строки 1. Скройте столбцы B:D.

Перейдите на лист Ноябрь. Отобразите все скрытые столбцы и строки.

Перейдите на лист Декабрь.

Выделите ячейки А2:А15. Выделите ячейки А4:F4. Выделите ячейки А2:Е6 и А11:Е15.

Выделите строку 8. Выделите строки 2:12. Выделите строки 2:7 и 11:14.

Выделите столбец В. Выделите столбцы В:D. Выделите столбцы A:B и F:G.

Выделите все ячейки листа.

Отобразите Навигатор. С помощью навигатора перейдите на лист Январь.

Выделите ярлыки листов Январь и Февраль.

Выделите ярлыки всех листов документа. Снимите выделение всех ярлыков листов. Перейдите на лист Январь.

Сохраните файл под именем Lesson_03.ods.

Закройте OpenOffice.org Calc.

0.4.Лекция 4. Ввод и редактирование данных

0.4.1.Ввод данных с использованием клавиатуры

0.4.1.1.Общие правила ввода данных

Данные можно вводить непосредственно в ячейку или в строку ввода панели формул.

• Выделите ячейку.
• Введите данные с клавиатуры непосредственно в ячейку или в строку формул.
• Подтвердите ввод. Подтвердить ввод можно одним из трех способов: нажать клавишу Enter или Tab ; нажать кнопку Принять (галочка) в панели формул (рис. 4.1); выделить любую другую ячейку на листе (нельзя использовать при вводе формул).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 4.1.  Ввод данных с клавиатуры

При вводе неправильного символа его можно удалить. Для удаления символа слева от текстового курсора надо нажать клавишу Back Space.

При вводе данных переводить текстовый курсор в ячейке клавишами клавиатуры нельзя. Это можно сделать только с использованием мыши. Необходимо навести указатель мыши и один раз щелкнуть левой кнопкой.

По умолчанию все данные в ячейке вводятся одной строкой. Для перехода к новой строке (новому абзацу) в ячейке необходимо нажать клавишу Enter при нажатой клавише Ctrl (рис. 4.2). Это сочетание клавиш можно использовать только внутри ячейки, но не в строке ввода.

увеличить изображение
Рис. 4.2.  Ввод данных в ячейку в две строки

Также текст с несколько строк в ячейке можно будет расположить при оформлении ячейки.

Для отказа от ввода данных в ячейку следует нажать клавишу Esc или кнопку Отменить (крестик) в панели формул (см. рис. 4.1).

Одни и те же данные можно ввести одновременно в несколько различных ячеек одного листа. Для этого следует выделить ячейки, в которые необходимо ввести данные (не обязательно смежные), ввести данные и нажать клавиши Alt + Enter или, при нажатой клавише Alt, щелкнуть по кнопке Принять в панели формул (см. рис. 4.1).

Одни и те же данные можно ввести одновременно в одноименные ячейки различных листов. Для этого следует выделить ярлыки листов, в которые необходимо ввести данные, ввести данные и подтвердить ввод.

OpenOffice.org Calc обычно распознает вводимые в ячейку данные (текст, числа, даты, время) и автоматически устанавливает соответствующий формат данных.

0.4.1.2.Ввод текста

0.4.1.2.1.Ввод с клавиатуры

Если весь текст ячейки не помещается по ширине столбца, а ячейки справа не содержат данных, то текст отображается на листе на соседних ячейках справа (ячейка А1 на рис. 4.3). Если же ячейки справа содержат какие-либо данные, то весь текст на листе не отображается (ячейка А2 на рис. 4.3). При этом у правого края ячейки по умолчанию отображается индикатор переполнения ячейки (красный треугольник). Текст в строке ввода панели формул всегда отображается полностью.

увеличить изображение
Рис. 4.3.  Отображение текста в ячейках

От отображения индикатора переполнения можно отказаться.

• В меню Сервис выберите команду Параметры.
• На странице OpenOffice.org Calc/Вид снимите флажок Переполнение ячейки (рис. 4.4).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 4.4.  Отказ от отображения индикатора переполнения ячеек

При вводе текста нельзя расставлять переносы в словах с использованием клавиши дефис ( - ). Это может затруднить последующую работу с данными (сортировки, выборки и т. п.).

0.4.1.2.2.Использование автоввода

При вводе текстовых данных в ячейки одного столбца можно воспользоваться автовводом.

Если несколько первых символов, вводимых в ячейку, совпадают с символами записи, ранее введенной в этом столбце, то эта запись при вводе отображается в ячейке (рис. 4.5) и недостающая часть записи может быть введена автоматически. Для этого достаточно нажать клавишу Enter. Если же необходимо ввести другую информацию, то следует продолжать ввод данных. Автоматический ввод производится только для записей, которые содержат текст или текст в сочетании с числами. Записи, полностью состоящие из чисел, дат или времени, необходимо вводить самостоятельно.

увеличить изображение
Рис. 4.5.  Автозавершение ввода данных

Автоввод можно отключить. Для этого в меню Сервис следует выбрать команду Содержимое ячейки, а затем в подчиненном меню – команду Автоввод.

0.4.1.2.3.Выбор из списка

При вводе текстовых данных в ячейки одного столбца можно воспользоваться выбором из списка ранее введенных значений.

• Нажмите комбинацию клавиш Ctrl + В ( Ctrl + D в латинской раскладке) или щелкните по ячейке правой кнопкой мыши и выберите команду контекстного меню Список выбора.
• В ячейке откроется своеобразный раскрывающийся список (рис. 4.6), в котором отображены записи, уже имеющиеся в столбце. Выберите необходимую запись щелчком мыши или переведите выделение клавишами клавиатуры и нажмите клавишу Enter.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 4.6.  Выбор записи из списка

0.4.1.3.Ввод чисел

При первоначальном вводе числа (до изменения ширины столбцов) в ячейку может отобразиться число из 11 цифр (ячейка А1 на рис. 4.7). При вводе большего числа число будет отображено в экспоненциальном формате (ячейка В1 на рис. 4.7).

Если же ширина столбца была уменьшена и число ни в каком виде не помещается в ячейке, то вместо числа в ячейке отображаются символы # (ячейка С1 на рис. 4.7). При этом число можно увидеть в строке ввода панели формул. В ячейке число может быть отображено при увеличении ширины столбца или при уменьшении размера шрифта.

увеличить изображение
Рис. 4.7.  Отображение чисел в ячейке

Наибольшее число, которое можно ввести в ячейку составляет 1,79769313486232x10³⁰⁸. Точность представления чисел – 15 разрядов (значащих цифр).

При вводе с клавиатуры десятичные дроби от целой части числа отделяют запятой.

Можно вводить числа с простыми дробями. При вводе с клавиатуры простую дробь от целой части числа отделяют пробелом. В строке ввода панели формул простая дробь отображается как десятичная (рис. 4.8).

увеличить изображение
Рис. 4.8.  Отображение простой дроби на листе и в строке ввода панели формул

Если требуется ввести простую дробь, меньшую единицы, то ввод надо начинать с символа 0 (ноль). После ввода 0 не будет отображаться в ячейке.

В большинстве случаев следует вводить числа без указания размерности. В противном случае такая информация не воспринимается как число. Исключение составляет обозначение рубля (следует вводить число, а затем руб с точкой), а также процентов (следует вводить число, а затем символ процента % ).

В отдельных случаях необходимо вводить числа, которые, по сути, являются текстом и не должны распознаваться как числа. Это могут быть, например, номера банковских счетов, номера телефонов, коды и артикулы, почтовые индексы и т. п. Для того чтобы OpenOffice.org Calc автоматически назначал таким числам текстовый формат, перед числом необходимо ввести знак апострофа (‘). Этот знак отображается только в строке ввода панели формул, но не отображается в ячейке (рис. 4.9).

увеличить изображение
Рис. 4.9.  Число, введенное как текст

Например, только таким образом в ячейку можно ввести двадцатизначный номер счета. При вводе номера как обычного числа он будет округлен до 15 значащих цифр и преобразован в экспоненциальный формат.

Следует иметь ввиду, что для ввода апострофа может потребоваться отключение его автозамены на кавычки.

0.4.1.4.Ввод дат и времени

0.4.1.4.1.Ввод даты

Произвольную дату следует вводить в таком порядке: число месяца, месяц, год. В качестве разделителей можно использовать точку (.), дефис (-), дробь (/). При этом все данные вводятся в числовом виде. Точка в конце не ставится. Например, для ввода даты 12 августа 1918 года с клавиатуры в ячейку следует ввести:

12.8.1918 или

12-8-1918 или

12/8/1918.

Число и месяц можно вводить как двумя, так и одной цифрой. Например, для ввода даты 1 августа 1914 года с клавиатуры в ячейку можно ввести:

01.08.1914 (01-08-1914, 01/08/1914) или

1.8.1914 (1-8-1914, 1/8/1914).

При вводе года можно ограничиться двумя цифрами, если речь идет о датах с 1 января 1930 года по 31 декабря 2029 года. Например, для ввода даты 12 апреля 1961 года с клавиатуры в ячейку достаточно ввести:

12.4.61 или

12-4-61 или

12/4/61.

Можно изменить период, в котором распознаются года, введенные двумя цифрами.

• В меню Сервис выберите команду Параметры.
• На странице OpenOffice.org/Общие установите необходимое значение года, с которого должны распознаваться даты (рис. 4.10).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 4.10.  Изменение начального значения при распознавании года, введенного двумя цифрами

При вводе даты текущего года можно ограничиться вводом только числа месяца и месяца с использованием указанных выше разделителей. Например, для ввода даты 12 ноября сего года с клавиатуры в ячейку достаточно ввести:

12.11 или

12-11 или

12/11.

Независимо от способа ввода по умолчанию дата в ячейке отображается в кратком формате: DD.MM.YY.

Независимо от способа ввода и последующего форматирования дата в строке ввода панели формул всегда отображается в полном формате: DD.MM. YYYY.

0.4.1.4.2.Ввод времени

Время следует вводить в таком порядке: час, минуты, секунды. Впрочем, секунды вводить не обязательно. В качестве разделителей следует использовать двоеточие (:). Точка в конце не ставится. Например, для ввода времени 14 часов 12 минут 00 секунд в ячейку достаточно ввести: 14:12.

Время можно вводить и в 12-часовом формате. Для этого следует после значения ввести пробел и буквы am или pm (обязательно в английской раскладке клавиатуры), например 9:00 pm.

Независимо от способа ввода по умолчанию время в ячейке отображается в формате: HH:MM:SS.

Ячейка может содержать одновременно дату и время. Для этого необходимо ввести дату, ввести пробел, а затем ввести время. Дата и время по умолчанию в ячейке отображаются в формате: DD.MM.YY HH:MM.

0.4.1.5.Вставка специальных символов

При вводе данных может потребоваться вставить символы, которых нет на клавиатуре.

• В меню Вставка выберите команду Специальные символы.
• В диалоговом окне Вставка символа (рис. 4.11) в раскрывающемся списке Гарнитура выберите шрифт, в котором имеется необходимый символ. Для удобства поиска символа в некоторых шрифтах можно воспользоваться раскрывающимся списком Набор.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 4.11.  Вставка специальных символов

• Дважды щелкните левой кнопкой мыши по изображению нужного символа. Можно также выделить изображение нужного символа, а затем нажать кнопку ОК.

Не закрывая окна Вставка символа (см. рис. 4.11), можно последовательно выбрать несколько символов. Эти символы будут отображаться в левом нижнем углу окна. Нажатие кнопки ОК вставит в документ весь набор символов. Для очистки текущего выбора специальных символов следует нажать кнопку Удалить (см. рис. 4.11).

0.4.2.Использование автозамены при вводе данных

0.4.2.1.Об автозамене

Функция автозамены используется для автоматического исправления ошибок и опечаток при вводе текста и для ввода некоторых специальных символов.

Например, при вводе с клавиатуры слова "ворпос" оно автоматически заменяется правильным написанием – " вопрос ".

Кроме того, автоматически исправляются некоторые ошибки ввода, например, две прописные в начале слова заменяются на одну прописную, строчная буква после точки заменяется на прописную и т.д.

Автозамена работает во всех языках, которые поддерживаются в OpenOffice.org.

0.4.2.2.Настройка параметров автозамены

Можно включить или отключить некоторые параметры автозамены.

• В меню Сервис выберите команду Параметры автозамены.
• В диалоговом окне Автозамена перейдите во вкладку Исключения и добавьте или удалите исключение при автозамене, связанное с использованием прописных букв. Перейдите во вкладки Параметры и Национальные и настройте другие параметры автозамены (рис. 4.12).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 4.12.  Настройка параметров автозамены

В частности, во вкладке Национальные для возможности ввода символа апострофа в разделе Одинарные кавычки следует снять установленный по умолчанию флажок Заменить (см. рис. 4.12).

0.4.2.3.Создание элемента автозамены

Автозамену можно использовать для ввода часто используемого текста.

• Выделите ячейку или текст в ячейке.
• В меню Сервис выберите команду Параметры автозамены.
• В диалоговом окне Автозамена перейдите во вкладку Замены (рис. 4.13). В поле На отображен выделенный текст. В поле Заменять введите сочетание символов, которое при вводе будет заменяться выделенным текстом. Этот набор символов не должен представлять собой какое-либо существующее слово или аббревиатуру, в противном случае они будут автоматически заменяться при вводе.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 4.13.  Создание элемента автозамены

• Нажмите кнопку Добавить. Нажмите кнопку ОК.

Для того чтобы автозамена работала, следует ввести символы автозамены и нажать на клавиатуре клавишу Enter или Пробел. Символы автоматически заменятся элементом автозамены.

Элемент автозамены сохраняется в конкретной версии OpenOffice.org на том компьютере, где был создан. Он доступен для всех приложений OpenOffice.org.

0.4.2.4.Удаление элемента автозамены

Ошибочно созданный или более не нужный элемент автозамены можно удалить.

• В меню Сервис выберите команду Параметры автозамены.
• В диалоговом окне Автозамена перейдите во вкладку Замены. В поле Заменять введите сочетание символов удаляемого элемента автозамены (рис. 4.14).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 4.14.  Удаление элемента автозамены

• Нажмите кнопку Удалить. Нажмите кнопку ОК.

Отменить удаления элемента автозамены невозможно.

0.4.3.Использование автозаполнения

0.4.3.1.Использование стандартных списков

Автозаполнение можно использовать для ввода в смежные ячейки одного столбца или одной строки последовательных рядов календарных данных (даты, дни недели, месяцы), чисел, комбинаций текста и чисел. Кроме того, можно создать собственный список автозаполнения.

• В первую из заполняемых ячеек введите начальное значение ряда.
• Выделите ячейку.
• Наведите указатель мыши на маркер автозаполнения (маленький черный квадрат в правом нижнем углу выделенной ячейки). Указатель мыши при наведении на маркер принимает вид тонкого черного креста.
• При нажатой левой кнопке мыши перетащите маркер автозаполнения в сторону изменения значений. При перетаскивании вправо или вниз значения будут увеличиваться (рис. 4.15 – рис. 4.16), при перетаскивании влево или вверх – уменьшаться.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 4.15.  Автозаполнение по столбцу с возрастанием

  

  
  увеличить изображение
  Рис. 4.16.  Автозаполнение по строке с возрастанием

Список примеров некоторых данных, для которых можно использовать автозаполнение, приведен в таблице.

Во всех этих случаях заполнение происходит рядом (последовательностью) данных со стандартным шагом. При необходимости заполнения рядом данных с произвольным шагом необходимо в две смежные ячейки ввести два первых значения, затем выделить обе ячейки и перетащить маркер автозаполнения (рис. 4.17) при нажатой левой кнопке мыши.

увеличить изображение
Рис. 4.17.  Автозаполнение с произвольным шагом

Для заполнения ячеек списком с произвольным шагом можно использовать и другую возможность.

• Выделите диапазон ячеек, подлежащих заполнению.
• В меню Правка выберите команду Заполнить, а затем в подчиненном меню – команду Ряды.
• В разделе Направление окна Заполнить ряды выберите направление изменения значений списка Вниз ( Вправо ) для заполнения от первой ячейки к последней или Вверх ( Влево ) для заполнения от последней ячейки к первой.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 4.18.  Заполнение ряда ячеек

• В разделе Тип рядов выберите способ заполнения: Линейный – для арифметической прогрессии, Геометрический рост – для геометрической прогрессии, Даты – для заполнения рядом дат.
• При заполнении датами в разделе Единица измерения выберите особенности ряда дат: День недели – для использования в списке только рабочих дней недели, Месяц – для заполнения одним и тем же числом последовательного ряда месяцев, Год – для заполнения одним и тем же числом одного и того же месяца последовательного ряда лет.
• В поле Нач. значение введите первое значение списка. В поле Приращение введите шаг арифметической или геометрической прогрессии. Поле Кон. значение имеет смысл заполнять только в том случае, если есть вероятность того, что список займет меньше ячеек, чем выделено на листе.
• После установки всех параметров нажмите кнопку ОК.

0.4.3.2.Создание пользовательских списков

Для удобства работы можно создать собственный список автозаполнения.

• Введите список в смежные ячейки одного столбца или одной строки
• Выделите ячейки со списком.
• В меню Сервис выберите команду Параметры.
• На странице OpenOffice.org Calc/Списки сортировки убедитесь, что ссылка на ячейки в выделенном списке элементов отображается в поле Копировать список из, и нажмите кнопку Копировать (рис. 4.19). Элементы выделенного списка будут добавлены в поле Списки, а его элементы будут отображаться в поле Элементы.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 4.19.  Создание списка автозаполнения

Для удаления созданного списка следует в поле Списки выделить ненужный список и нажать кнопку Удалить.

0.4.4.Правка содержимого ячеек

0.4.4.1.Удаление содержимого

Для удаления содержимого следует выделить ячейку или диапазон ячеек и нажать клавишу Delete, в результате чего отобразится диалоговое окно Удалить содержимое (рис. 4.20).

увеличить изображение
Рис. 4.20.  Удаление содержимого ячеек

В окне следует выбрать параметры удаления.

Флажок Удалить все служит для удаления всего содержимого из выбранного диапазона ячеек.

Флажок Текст позволяет удалять только текст. Форматы, формулы, числа и даты не удаляются.

Флажок Числа служит только для удаления чисел. Форматы и формулы остаются без изменений.

Флажок Дату и время служит для удаления дат и значений времени. Форматы, текст, числа и формулы остаются без изменений.

Флажок Формулы служит для удаления формул. Текст, числа, форматы, даты и время остаются без изменений.

Флажок Примечания используется для удаления только примечаний к ячейкам. Все остальные элементы остаются без изменений.

Флажок Форматы служит для удаления атрибутов формата, примененных к ячейкам. Содержимое ячеек остается без изменений.

Флажок Объекты служит для удаления объектов (рисунки и т.п.), привязанных к ячейке. Содержимое ячеек остается без изменений.

Для удаления любого содержимого ячеек без открытия диалогового окна и изменения формата можно использовать клавишу BackSpace.

0.4.4.2.Замена содержимого

Для замены содержимого ячейки достаточно выделить ее, ввести новые данные и подтвердить ввод.

0.4.4.3.Редактирование содержимого

Содержимое ячейки можно редактировать непосредственно в ячейке или в строке ввода панели формул.

При правке содержимого непосредственно в ячейке необходимо щелкнуть по ней два раза левой кнопкой мыши так, чтобы текстовый курсор начал мигать в ячейке, или выделить ячейку и нажать клавишу F2. После этого произвести необходимое редактирование и подтвердить ввод данных.

При правке содержимого ячейки в панели формул необходимо щелкнуть в строке ввода панели формул левой кнопкой мыши так, чтобы в ней начал мигать текстовый курсор. После этого произвести необходимое редактирование и подтвердить ввод данных.

Для удаления символа, стоящего справа от текстового курсора, следует нажать клавишу Delete, для удаления символа, стоящего слева от текстового курсора, – клавишу BackSpace. Для удобства работы в режиме редактирования ячейки можно выделять фрагменты текста. Для выделения одного слова достаточно дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Для выделения произвольного фрагмента следует провести по нему указателем мыши при нажатой левой кнопке мыши. Кроме того, фрагменты текста ячеек можно выделять перемещением курсора клавишами клавиатуры при нажатой клавише Shift.

0.4.4.4.Проверка правописания в документе

О проверке правописания

OpenOffice.org Calc позволяет проверять орфографию текста, введенного в ячейки. Грамматическая и стилистическая проверка не производится. Орфографию можно проверять на всем листе или в выделенной области листа, например, только в некоторых столбцах или строках.

Проверка орфографии при вводе

Для того чтобы проверка правописания проводилась во время ввода текста в панели инструментов Стандартная должна быть нажата кнопка Автопроверка орфографии.

При вводе текста в ячейку красной волнистой линией подчеркиваются слова, в которых есть орфографические ошибки.

• Для исправления орфографической ошибки щелкните правой кнопкой мыши по подчеркнутому слову и в контекстном меню выберите правильный вариант написания слова (рис. 4.21).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 4.21.  Исправление орфографической ошибки в документе

• Варианты написания слов предлагаются только тогда, когда в словаре есть похожие по написанию слова. Правильный вариант написания слова может отсутствовать в списке. Тогда внесите исправление самостоятельно.

Проверка правописания во всем документе

Лист может содержать ранее не исправленные или не замеченные ошибки. Для того чтобы не искать ячейки, в которых текст подчеркнут красной волнистой линией, следует запустить проверку правописания.

• В панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Орфография и грамматика или нажмите функциональную клавишу F7.
• При обнаружении орфографической ошибки появится диалоговое окно Проверка орфографии. В заголовке окна будет указан также язык проверки (рис. 4.22).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 4.22.  Выявленная орфографическая ошибка

В верхней части диалогового окна Проверка орфографии выводится фрагмент текста с ошибочным словом, выделенным красным цветом. В нижней части окна могут быть приведены правильные варианты написания слова (см. рис. 4.22).

• Для исправления орфографической ошибки выберите правильный вариант написания и нажмите кнопку Заменить или Заменить все (см. рис. 4.22).

Если в нижней части окна нет правильных вариантов написания слова, то исправление следует внести самостоятельно. Это можно сделать в верхней части окна, после чего, в зависимости от вида ошибки, необходимо нажать кнопку Заменить или Заменить все.

Добавление слов в словарь

Слово может быть написано правильно, но отсутствовать в словарях OpenOffice.org и потому выделяться как ошибочное. Чтобы это не повторялось, слово следует добавить в пользовательский словарь.

• При проверке правописания при вводе текста в контекстном меню выберите команду Добавить (см. рис. 4.21), а затем – имя пользовательского словаря, в который добавляется слово.
• При проверке правописания во всем документе, для добавления слова в словарь нажмите кнопку Добавить (см. рис. 4.22), а затем в появившемся меню – имя пользовательского словаря, в который добавляется слово.

0.4.4.5.Расстановка переносов

Расстановка переносов позволяет размещать текст в ячейке в несколько строк. Переносы можно устанавливать как по отдельным словам, так и по слогам.

• Выделите ячейку или диапазон ячеек.
• В меню Сервис выберите команду Язык, а затем в подчиненном меню – Расстановка переносов.
• Во вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек (рис. 4.23) установите необходимые флажки.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 4.23.  Расстановка переносов

После расстановки переносов автоматически увеличится высота строк (рис. 4.24).

увеличить изображение
Рис. 4.24.  Ячейки с переносами по слогам

0.4.4.6.Изменение регистра текста

Для введенного в ячейку текста можно изменить его регистр: например, строчные буквы преобразовать в прописные или наоборот.

Для этого следует открыть меню Формат и воспользоваться командами подчиненного меню Регистр (рис. 4.25).

увеличить изображение
Рис. 4.25.  Изменение регистра текста

0.4.5.Упражнение 4

0.4.5.1. 

Запустите OpenOffice.org Calc.

Откройте файл exercise_04.ods.

0.4.5.2.Задание 1

Перейдите к листу Лист 1.

В ячейку А1 введите текст Товары.

В ячейку В1 введите текст Количество.

В ячейку С1 введите в две строки текст Дата поступления.

В ячейку А2 введите текст Яблоки.

В ячейку А3 введите текст Груши.

В ячейки А4:А5 одновременно введите текст: Персики.

Ячейку А6 с использованием выбора из списка заполните текстом Груши.

В ячейку А7 с использованием автоввода введите текст Яблоки.

В ячейки В2:В7 введите числа: 12; 14,7; 9,8; 0; 0,017; 50.

В ячейку С2 введите дату 01.05.2011.

С использованием автозаполнения заполните ячейки С3:С7 последующими датами.

Создайте элемент автозамены для текста Продовольственная компания Эос.

0.4.5.3.Задание 2

Перейдите к листу Лист 2.

С использованием автозаполнения заполните ячейки А2:А24 последовательными числами.

С использованием автозаполнения заполните ячейки С2:С24 последующими датами.

С использованием автозаполнения заполните ячейки D2:D24 последующими днями недели.

С использованием автозаполнения заполните ячейки Е2:Е24 последующими датами рабочих дней.

Создайте собственный список автозаполнения на основе данных ячеек Н2:Н70.

С использованием автозаполнения заполните ячейки F2:F24 названиями городов.

0.4.5.4.Задание 3

Перейдите к листу Лист 3.

В ячейке А1 с использованием автозамены введите текст Продовольственная компания Эос.

В ячейку Е1 с использованием вставки специальных символов введите текст Київ.

В ячейках столбца F расставьте переносы по слогам.

Для ячеек строки 1 установите отображение содержимого прописными буквами.

0.4.5.5.Задание 4

Перейдите к листу Лист 4.

В ячейке А1 вместо текста Товар введите Шоколад.

В ячейку В1 к имеющемуся тексту Цена добавьте (руб.).

На всем листе проверьте правописание. Исправьте опечатки. Отсутствующее в словаре слово Ятрань добавьте в словарь.

Сохраните файл под именем Lesson_04.ods.

Закройте OpenOffice.org Calc.

0.5.Лекция 5. Создание таблиц

0.5.1.Организация данных на листе

0.5.1.1.Способы организации данных

Существует два способа организации данных на листе: таблица и список.

При организации данных в виде таблицы формируются строки и столбцы с записями, для которых в ячейку на пересечении строки и столбца помещаются данные. Например, на рис. 5.1 показана таблица уровня образования студентов Интернет-Университета по годам: года размещены в строках, а количество студентов соответствующего уровня образования – в столбцах.

увеличить изображение
Рис. 5.1.  Табличный способ организации данных

Таблицы могут быть иметь весьма сложную структуру с несколькими уровнями записей в строках и столбцах.

Табличный способ обеспечивает, как правило, более компактное размещение данных на листе. Для данных, организованных табличным способом, удобнее создавать диаграммы; в отдельных случаях удобнее производить вычисления. С другой стороны, данные, организованные в виде таблицы, сложнее обрабатывать: производить выборки, сортировки и т. п.

Другой способ организации данных – список. Список – набор строк листа, содержащий однородные данные; первая строка содержит заголовки столбцов, остальные строки содержат однотипные данные в каждом столбце.

В виде списка можно представлять как данные информационного характера (номера телефонов, адреса и т. п.), так и данные, подлежащие вычислениям.

Представление данных в виде списка обеспечивает большее удобство при сортировках, выборках, подведении итогов и т. п. С другой стороны, в этом случае затруднено построение диаграмм, снижается наглядность представления данных на листе.

Одни и те же данные можно представить как в виде таблицы, так и в виде списка. Например, в списке на рис. 5.2 представлены данные, организованные как таблица на рис. 5.1.

увеличить изображение
Рис. 5.2.  Организация данных в виде списка

Нет каких-либо конкретных рекомендаций по использованию того или иного способа организации данных на листе. В каждом случае оптимальный способ выбирают исходя из решаемых задач.

Поскольку термин "таблица" является более традиционным, здесь и далее массив данных будет называться таблицей, кроме тех случаев, когда способ организации имеет принципиальное значение.

0.5.1.2.Размещение данных

Как правило, на листе размещают одну таблицу.

Таблицу обычно помещают в левом верхнем углу листа. Первый столбец таблицы размещается в столбце А, соответственно следующие столбцы таблицы занимают следующие столбцы листа. Первая строка таблицы размещается в строке 1, соответственно следующие строки таблицы занимают следующие строки листа. При необходимости несколько первых строк листа могут быть заняты названием таблицы. Иное размещение затруднит печать таблицы.

При создании таблиц нельзя оставлять пустые столбцы и строки внутри таблицы.

0.5.2.Перемещение и копирование фрагментов листа

0.5.2.1.Перемещение и копирование перетаскиванием

Перемещать и копировать перетаскиванием можно одну ячейку, несколько смежных ячеек, столбец, несколько смежных столбцов, строку, несколько смежных строк.

• Выделите фрагмент листа.
• Наведите указатель мыши на любую ячейку в выделенном фрагменте.
• Нажмите на левую кнопку мыши и переместите фрагмент в другое место. Для копирования при этом следует держать нажатой клавишу Ctrl.
• На листе будет выделена область, на которую перемещаются ячейки. Отпустите левую кнопку мыши (рис. 5.3).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 5.3.  Копирование ячеек перетаскиванием

Следует обратить внимание, что при копировании и перемещении данных на непустые ячейки старые данные в них автоматически заменяются новыми.

0.5.2.2.Перемещение и копирование с использованием буфера обмена

0.5.2.2.1.Стандартный режим

Перемещать и копировать с использованием буфера обмена можно любой диапазон выделенных ячеек.

• Выделите перемещаемый (копируемый) фрагмент.
• Для перемещения щелкните по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Вырезать или нажмите кнопку Вырезать в панели инструментов Стандартная. Для копирования щелкните по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Копировать или нажмите кнопку в панели инструментов Стандартная.
• Выделите ячейку, в которую перемещается (копируется) фрагмент (ячейку вставки). Нет необходимости выделять всю область вставки, достаточно одной ячейки (левая верхняя ячейка в области вставки). Ячейки вставляемого диапазона будут располагаться ниже и правее ячейки ставки. Если же выделить более широкий диапазон ячеек, чем диапазон ячеек в буфере обмена, этот диапазон ячеек будет вставлен несколько раз, чтобы заполнить выделенный диапазон.
• Для извлечения фрагмента из буфера обмена на лист щелкните по выделенной ячейке правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Вставить или нажмите кнопку Вставить в панели инструментов Стандартная.

После вставки данных в непустые ячейки появляется запрос на замену существующих данных (рис. 5.4). Для того, чтобы такой запрос больше не появлялся можно установить соответствующий флажок и нажать кнопку Да.

увеличить изображение
Рис. 5.4.  Запрос на замену данных при использовании буфера обмена

Следует обратить внимание, что при перемещении с использованием буфера обмена перемещается только содержимое ячеек. Пустые ячейки, из которых вырезаны данные, не удаляются.

0.5.2.2.2.Добавление ячеек

При необходимости вставки ячеек между существующими ячейками, а не вместо них, следует щелкнуть правой кнопкой мыши по ячейке вставки и в контекстном меню выбрать команду Вставить как или выбрать эту же команду в меню Правка. В разделе Переместить ячейки диалогового окна Вставить как (рис. 5.5) необходимо выбрать действие с существующими ячейками: сдвинуть их вправо или вниз.

увеличить изображение
Рис. 5.5.  Выбор направления сдвига при добавлении ячеек

0.5.2.2.3.Копирование с помощью специальной вставки

Содержимое, находящееся в буфере обмена, можно вставить в документ в различных форматах. В OpenOffice.org можно выбрать способ вставки содержимого, используя меню раскрывающейся кнопки Вставить панели инструментов Стандартная или диалоговое окно Вставить как.

Доступные параметры вставки зависят от содержимого буфера обмена.

На рис. 5.6 показано меню кнопки Вставить при копировании (перемещении) фрагмента электронной таблицы OpenOffice.org Calc.

увеличить изображение
Рис. 5.6.  Выбор способа вставки

Большой практической ценности возможности этого меню не представляют. В редких случаях для вставки фрагмента в виде графического объекта используют команды Метафайл GDI или Растровое изображение.

Для отображения диалогового окна Вставить как следует щелкнуть правой кнопкой мыши по ячейке вставки и в контекстном меню выбрать команду Вставить как или выбрать эту же команду в меню Правка.

В разделе Выбор (рис. 5.7) можно выбрать, что будет извлекаться из буфера обмена.

увеличить изображение
Рис. 5.7.  Выбор параметров извлечения фрагмента из буфера обмена

Чтобы извлечь из буфера обмена все содержимое ячеек, включая примечания, форматирование и привязанные объекты (рисунки, диаграммы и т т.п.) следует установить флажок Вставить все.

Установка флажков Текст, Числа, Дата и время, Формулы позволяет извлекать только ячейки, содержание текстовые данные, числовые данные, даты и значения времени или формулы, соответственно. Можно использовать произвольные комбинации этих флажков. Например, извлечь только ячейки, содержащие числа и формулы.

Если, наряду с другим флажками, установить флажок Форматы, то ячейки будут извлечены с назначенным для них оформлением. Если же этот флажок не установлен, то форматирование ячеек извлекаться из буфера обмена не будет, и сохранится оформление диапазона, в который копируются ячейки. Можно поступить и наоборот: установить флажок Форматы, а все остальные флажки снять. В этом случае будет извлечено только параметры оформления ячеек, находящихся в буфере обмена.

Флажок Примечания используется для работы с примечаниями. Соответственно, можно копировать (перемещать) не только ячейки вместе с примечаниями к ним, но и ячейки без примечаний или примечания без содержимого ячеек.

Если из буфера обмена требуется извлечь рисунки, диаграммы и другие объекты, содержащиеся в выбранном диапазоне ячеек, следует установить флажок Объекты.

В разделе Операции можно выбрать операцию, которая будет применена при вставке ячеек на лист.

Переключатель Сложить используется для суммирования значений ячеек из буфера обмена со значениями целевых ячеек. Если в буфере обмена содержатся только комментарии, они также добавляются в целевые ячейки.

Установка переключателей Вычесть, Умножить или Разделить обеспечивает вычитание, умножение или деление значений ячеек в буфере обмена из значений (на значения) ячеек назначения, соответственно. Указанные операции не применяются к ячейкам, содержащим текст.

Следует иметь ввиду, что операции умножения и деления при работе с ячейками, содержащими значения дат или времени, всегда приводят в некорректным результатам.

В разделе Параметры задаются дополнительные параметры вставки содержимого буфера обмена.

При установке флажка Пропуск пустых ячеек пустые ячейки из буфера обмена не заменяют ячейки назначения. Если данный параметр используется вместе с операциями Умножить или Разделить, эта операция не применяется к ячейке назначения для пустой ячейки в буфере обмена. Если же данный флажок не установлен, пустые ячейки в буфере обмена обрабатываются как нулевые. Например, если применяется операция Умножить, ячейки назначения заполняются нулями.

Установка флажка Транспонировать позволяет преобразовать диапазон при извлечении его из буфера обмена. Строки диапазона вставляются как столбцы диапазона вывода, а столбцы диапазона вставляются как строки.

Если требуется, чтобы значения во вставленных ячейках автоматически изменялись при изменении значений в исходных ячейках, следует установить флажок Связь.

0.5.2.3.Копирование автозаполнением

Автозаполнение можно использовать для копирования данных на рядом расположенные ячейки.

Для копирования следует выделить ячейку с копируемыми данными и перетащить маркер автозаполнения по столбцу (рис. 5.8) или по строке.

увеличить изображение
Рис. 5.8.  Копирование автозаполнением

В некоторых случаях вместо копирования может произойти автозаполнение последовательным рядом значений (например, при копировании дат, чисел и т.п.). В этом случае маркер автозаполнения следует перетаскивать при нажатой клавише Ctrl.

0.5.2.4.Копирование ячеек из одного листа на другой

Все ячейки листа или определенный диапазон ячеек можно копировать из одного листа на другой. При этом диапазон ячеек копируется точно в такую же область другого листа.

• Выделите весь лист целиком или копируемую область листа.
• Нажмите клавишу Ctrl и щелкните по ярлыку листа, на который необходимо вставить содержимое.
• В меню Правка выберите команду Заполнить, а затем в подчиненном меню – команду Листы. В диалоговом окне Заполнить листы (рис. 5.9) выберите необходимые параметры копирования. Параметры устанавливаются так же, как и в окне Вставить как (см. рис. 5.7). Рисунки, диаграммы и другие объекты при этом в любом случае не копируются.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 5.9.  Настройка параметров при копировании ячеек листа

0.5.3.Добавление и удаление элементов таблицы

0.5.3.1.Добавление столбцов, строк и ячеек

Для добавления столбца (строки) можно щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца (строки) листа, на место которого (которой) вставляется новый, и в контекстном меню выбрать команду Вставить столбцы ( Вставить строки ). При этом существующие уже столбцы таблицы будут сдвинуты вправо, а строки – вниз. Если выделить несколько столбцов (строк) и воспользоваться этой же процедурой, то добавлено будет столько же столбцов (строк), сколько было выделено.

Можно также выделить любую ячейку или несколько ячеек, а затем в меню Вставка выбрать команду Столбцы или Строки. И в этом случае существующие уже столбцы таблицы будут сдвинуты вправо, а строки – вниз.

Вставленный столбец (строка) повторяет оформление столбца, расположенного слева (строки, расположенной выше). В то же время, ширина столбца (высота строки) будет установлена такая же, как у столбца (строки), на место которого он вставляется.

При добавлении отдельных ячеек в таблицу следует выбрать направление сдвига уже существующих ячеек.

• Щелкните правой кнопкой мыши по ячейке, на место которой вставляется новая, и в контекстном меню выберите команду Вставить ячейки. Можно также в меню Вставка выбрать такую же команду.
• В окне Вставить ячейки (рис. 5.10) выберите направления сдвига существующих ячеек.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 5.10.  Выбор направления сдвига ячеек при вставке

Вставленная ячейка повторяет оформление ячейки, расположенной слева или сверху (в зависимости от выбранного направления перемещения существующих ячеек).

При необходимости, с использованием соответствующих переключателей окна Вставить ячейки (см. рис. 5.10) можно добавлять столбцы и строки. При этом, как и ранее, существующие уже столбцы таблицы будут сдвинуты вправо, а строки – вниз.

Для добавления строк, столбцов и ячеек можно использовать соответствующие кнопки панели инструментов Добавить ячейку (рис. 5.11). Результат вставки будет такой же, как и при использовании команд контекстных меню или меню Вставка.

увеличить изображение
Рис. 5.11.  Панель инструментов Добавить ячейку

Для удобства работы можно в панели инструментов Форматирование отобразить скрытые по умолчанию кнопки Вставить столбцы и Вставить строки.

Для добавления строк, столбцов и ячеек можно также при нажатой клавише Ctrl нажать клавишу плюс на цифровой клавиатуре.

0.5.3.2.Удаление столбцов, строк и ячеек

Для удаления столбца (строки) таблицы можно щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца (строки) и в контекстном меню выбрать команду Удалить столбцы ( Удалить строки ). Вместо команды контекстного меню можно воспользоваться меню Правка и командой Удалить ячейки. Если требуется удалить несколько столбцов или строк, то следует их выделить.

Столбцы, расположенные справа от удаляемых, будут сдвинуты влево, а строки, расположенные ниже, – вверх.

При удалении отдельных ячеек в таблице следует выбрать направление сдвига ячеек.

• Щелкните правой кнопкой мыши по ячейке и в контекстном меню выберите команду Удалить.
• В окне Удаление ячеек (рис. 5.12) выберите направления сдвига существующих ячеек.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 5.12.  Выбор направления сдвига ячеек при удалении

Для удобства работы можно в панели инструментов Форматирование отобразить скрытые по умолчанию кнопки Удалить столбцы и Удалить строки.

Для удаления строк, столбцов и ячеек можно также при нажатой клавише Ctrl нажать клавишу минус на цифровой клавиатуре.

0.5.4.Работа с листами

0.5.4.1.Вставка листа

0.5.4.1.1.Вставка пустого листа

Можно добавить новый лист или несколько листов слева или справа от текущего листа. Для этого следует выполнить одно из следующих действий:

• в меню Вставка выбрать команду Лист ;
• щелкнуть правой кнопкой мыши по ярлыку листа и в контекстном меню выбрать команду Добавить листы ;
• щелкнуть мышью в пустом месте линии ярлыков справа от ярлыка последнего листа.

Во всех случаях выйдет диалоговое окно Вставить лист (рис. 5.13).

увеличить изображение
Рис. 5.13.  Вставка пустого листа

В разделе Положение можно выбрать расположение добавляемых листов: слева ( Перед текущим листом ) или справа ( После текущего листа ) от текущего листа.

В счетчике Количество листов можно указать число добавляемых листов.

Если добавляется один лист, в поле Название можно указать имя добавляемого листа. Если же добавляется несколько листов, то имя задать невозможно. Все добавляемые листы будут иметь имя Лист с добавлением номера.

Максимальное количество листов в документе – 256. При достижении этого числа добавление листов в документ невозможно.

0.5.4.1.2.Вставка листа из другого файла

В документ можно вставить лист из другого файла. Это может быть электронная таблица OpenOffice.org Calc, книга Microsoft Excel (версии до Microsoft Office 2007), база данных и др.

• В меню Вставка выберите команду Лист из файла, после чего появится окно Вставить лист и тут же откроется окно Вставить (рис. 5.14).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 5.14.  Выбор файла при вставке листов

• В окне Вставить (см. рис. 5.14) перейдите в папку, содержащую нужный файл и дважды щелкните по его значку или выделите значок и нажмите кнопку Вставить.
• В окне Вставить лист (рис. 5.15) выберите имена листов, вставляемых в текущий документ. Если нужно вставить несколько листов расположенных подряд, щелкните мышью по имени первого листа группы, а затем при нажатой клавише Shift щелкните по имени последнего листа группы. Если требуется вставить произвольно расположенные листы, щелкните мышью по имени первого листа, а затем при нажатой клавише Ctrl щелкайте по именам других листов.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 5.15.  Выбор вставляемых листов из файла

• Если требуется обеспечить автоматическое обновление данных на вставленных листах при изменении исходного файла, установите флажок Связь с файлом.

К добавлению листов из других файлов можно перейти и при обычной вставке листа. Для этого следует в окне Вставить лист (см. рис. 5.13) установить переключатель Из файла, а затем нажать кнопку Обзор и выбрать нужный файл.

0.5.4.2.Переименование листа

В большинстве случаев для удобства работы целесообразно присваивать листам содержательные имена, каким-либо образом связанные с имеющимися там данными.

• Дважды щелкните мышью по ярлыку листа или щелкните правой кнопкой мыши по ярлыку листа и в контекстном меню выберите команду Переименовать.
• В диалоговом окне Переименовать лист (рис. 5.16) введите новое имя листа.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 5.16.  Переименование листа

Имя листа можно изменить напрямую.

• При нажатой клавише Alt щелкните мышью по ярлыку листа, после чего имя листа будет выделено черным фоном.
• Введите новое имя и для подтверждения нажмите клавишу Enter.

Имена листов могут содержать практически любые символы. Имена листов в одном документе не должны повторяться.

0.5.4.3.Перемещение и копирование листа в текущем документе

Перемещение и копирование листа в пределах одного документа обычно производят перетаскиванием ярлыка листа вдоль линии ярлыков при нажатой левой кнопке мыши. Для копирования следует держать нажатой клавишу Ctrl. При этом будет отображаться метка вставки в виде двух черных треугольников, направленных навстречу друг другу (рис. 5.17). При доведении метки вставки до нужной позиции в документе следует отпустить левую кнопку мыши.

увеличить изображение
Рис. 5.17.  Перемещение листа

При копировании создается новый лист, являющийся полной копией существующего. Новому листу автоматически присваивается имя копируемого листа с добавлением символа подчеркивания и цифры 2. Например, при копировании листа Зарплата будет создан новый лист Зарплата_2.

Перемещать и копировать можно не только один лист, но и группу листов.

0.5.4.4.Перемещение и копирование листа в другие документы

Лист или несколько листов можно переместить или скопировать в другой открытый документ OpenOffice.org Calc.

• Щелкните правой кнопкой мыши по ярлыку листа и в контекстном меню выберите команду Переместить/копировать. Можно также в меню Правка выбрать команду Лист, а затем в подчиненном меню – эту же команду. Если требуется переместить или скопировать несколько листов, следует предварительно выделить их ярлыки.
• В окне Переместить/копировать лист (рис. 5.18) в раскрывающемся списке В документ выберите документ, в который будет перемещаться или копироваться лист, в списке Вставить перед можно выбрать место расположения вставляемого листа. Для копирования листа необходимо установить флажок Копировать.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 5.18.  Перемещение и копирование листов в другие документы

Если в списке В документ выбрать - новый документ -, то будет создан новый документ, содержащий только перемещенные или скопированные в него листы.

Указанным способом можно перемещать и копировать листы и в текущем документе.

0.5.4.5.Удаление листов

Для удаления листа следует щелкнуть правой кнопкой мыши по ярлыку листа и в контекстном меню выбрать команду Удалить.

Можно также в меню Правка выбрать команду Лист, а затем в подчиненном меню – команду Удалить.

При удалении листа выйдет запрос на подтверждения действия (рис. 5.19). Для подтверждения удаления нажмите кнопку Да.

увеличить изображение
Рис. 5.19.  Предупреждения о наличии данных на удаляемых листах

Удалять можно не только один лист, но и группу листов.

Нельзя удалить лист, если он является единственным в документе.

0.5.5.Работа с элементами листа

0.5.5.1.Изменение ширины столбцов

0.5.5.1.1.Произвольное изменение ширины

Ширина столбцов по умолчанию устанавливается в сантиметрах.

По умолчанию ширина столбца равна 2,27 см. Максимально возможная ширина столбца 100 см. При установке ширины столбца равной 0 (ноль) столбец становится скрытым.

Ширину столбца можно изменить, перетащив его правую границу между заголовками столбцов. Например, для того чтобы изменить ширину столбца В, следует перетащить границу между столбцами В и С (рис. 5.20). При этом во всплывающей подсказке отображается устанавливаемая ширина столбца.

увеличить изображение
Рис. 5.20.  Изменение ширины столбца перетаскиванием

Перетаскиванием можно изменять ширину сразу нескольких выделенных столбцов (не обязательно смежных). Ширина столбцов при этом будет одинаковой.

Можно установить точную ширину столбца.

• Выделите любую ячейку столбца (или нескольких столбцов).
• В меню Формат выберите команду Столбец, а затем в подчиненном меню – команду Ширина. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца и в контекстном меню выбрать команду Ширина столбцов.
• В окне Ширина столбца (рис. 5.21) выберите или введите с клавиатуры требуемую ширину.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 5.21.  Установка ширины столбца

Единицу измерения ( см ) можно не указывать. При желании ширину столбца можно устанавливать в других единицах: миллиметр ( мм ), дюйм ( дюйм ), пункт ( пт ).

Флажок По умолчанию (см. рис. 5.21) устанавливает значение ширины, принятое по умолчанию (2,27 см).

0.5.5.1.2.Подбор ширины

Для подбора ширины столбца по наибольшему содержимому какой-либо ячейки достаточно дважды щелкнуть мышью по правой границе этого столбца между заголовками столбцов. Например, для того чтобы подобрать ширину столбца В, следует дважды щелкнуть по границе между столбцами В и С (см. рис. 5.20). Если выделено несколько столбцов (не обязательно смежных), подбор ширины будет произведен сразу для всех столбцов.

Можно также выделить столбец или столбцы, для которых необходимо подобрать ширину, в меню Формат выбрать команду Столбец, а затем в подчиненном меню – команду Оптимальная ширина. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца и в контекстном меню выбрать команду Оптимальная ширина столбца. В соответствующем диалоговом окне (рис. 5.22) в счетчике Добавить можно выбрать или ввести значение дополнительного расстояния (зазора) между самым длинным содержимым ячейки столбца и его границей.

увеличить изображение
Рис. 5.22.  Автоподбор ширины столбца

Можно установить флажок По умолчанию (см. рис. 5.22) и тогда дополнительный зазор для оптимальной ширины столбца устанавливается равным 0,1 дюйма.

Расположения дополнительного зазора зависит от способа выравнивания, установленного в ячейках. При выравнивании по правому краю зазор устанавливается относительно левого края столбца, при выравнивании по левому краю – относительно правого края столбца, а при выравнивании по центру – равномерно относительно левого и правого края.

Если при автоподборе ширины с использованием меню Формат будет выделен не столбец, а отдельная ячейка, то и ширина столбца будет подобрана по содержимому этой конкретной ячейки.

0.5.5.2.Изменение высоты строк

0.5.5.2.1.Произвольное изменение высоты

Высота строк в OpenOffice.org Calc по умолчанию устанавливается в сантиметрах.

По умолчанию высота строки равна 0,45 см. Максимально возможная высота строки 100 см. При установке высоты строки равной 0 (ноль) строка становится скрытой.

Высоту строки можно изменить, перетащив ее нижнюю границу между заголовками строк. Например, для того чтобы изменить высоту строки 2, следует перетащить границу между строками 2 и 3 (рис. 5.23). При этом во всплывающей подсказке отображается устанавливаемая высота строки.

увеличить изображение
Рис. 5.23.  Изменение высоты строки перетаскиванием

Перетаскиванием можно изменять высоту сразу нескольких выделенных строк (не обязательно смежных). Высота строк при этом будет одинаковой.

Можно установить точную высоту строк.

• Выделите любую ячейку строки (или нескольких строк).
• В меню Формат выберите команду Строка, а затем в подчиненном меню – команду Высота. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку строки и в контекстном меню выбрать команду Высота строк.
• В окне Высота строки (рис. 5.24) установите требуемую высоту.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 5.24.  Установка высоты строки

Единицу измерения ( см ) можно не указывать. При желании высоту строки можно устанавливать в других единицах: миллиметр ( мм ), дюйм ( дюйм ), пункт ( пт ).

Флажок По умолчанию (см. рис. 5.24) устанавливает значение высоты, принятое по умолчанию (0,45 см).

0.5.5.2.2.Подбор высоты

Для подбора высоты строки по наибольшему содержимому какой-либо ячейки достаточно дважды щелкнуть по нижней границе этой строки между заголовками строк. Например, для того чтобы подобрать высоту строки 1, следует дважды щелкнуть по границе между строками 1 и 2 (см. рис. 5.23). Подбор высоты можно произвести и сразу для нескольких строк (не обязательно смежных). Для этого их необходимо выделить, а затем дважды щелкнуть по нижней границе любой выделенной строки.

Можно также выделить строку или строки, для которых необходимо подобрать высоту, в меню Формат выбрать команду Строка, а затем в подчиненном меню – команду Оптимальная высота. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку строки и в контекстном меню выбрать команду Оптимальная высота строки. В соответствующем диалоговом окне (рис. 5.25) в счетчике Добавить можно выбрать или ввести значение дополнительного расстояния (зазора) между самым между самым большим символом в строке и ее границами.

увеличить изображение
Рис. 5.25.  Автоподбор высоты строки

Можно установить флажок По умолчанию (см. рис. 5.25) и тогда дополнительный зазор для оптимальной высоты строки устанавливается равным 0,1 дюйма.

Расположения дополнительного зазора зависит от способа выравнивания, установленного в ячейках. При выравнивании по верхнему краю зазор устанавливается относительно нижнего края строки, при выравнивании по нижнему краю – относительно верхнего края строки, а при выравнивании по центру – равномерно относительно нижнего и верхнего края.

0.5.6.Упражнение 5

0.5.6.1. 

Запустите OpenOffice.org Calc.

0.5.6.2.Задание 1

Откройте файл exercise_05_1.ods.

Перейдите к листу Лист 1.

Создайте таблицу для следующих товаров:

Твикс: 1-й квартал – 56; 2-й квартал – 50.
Марс: 1-й квартал – 34; 2-й квартал – 38.
Сникерс: 1-й квартал – 16; 2-й квартал – 19.

Перейдите к листу Лист 2.

Создайте таблицу в виде списка для следующих товаров:

Твикс: 1-й квартал – 56; 2-й квартал – 50.
Марс: 1-й квартал – 34; 2-й квартал – 38.
Сникерс: 1-й квартал – 16; 2-й квартал – 19.

0.5.6.3.Задание 2

Перейдите к листу Лист 3.

Переместите перетаскиванием ячейки А21:А23 на место ячеек В2:В4.

Скопируйте перетаскиванием ячейки В5:В7 на место ячеек В12:В14.

С использованием буфера обмена скопируйте ячейку С7 на место ячейки С12.

С использованием автозаполнения скопируйте ячейку А2 на ячейки А3:А14.

Ячейки А2:D4 с использованием буфера обмена скопируйте и добавьте в начало таблицы на листе Лист 4 так, чтобы имеющиеся ячейки сдвинулись вниз.

Перейдите к листу Лист 5.

С использованием специальной вставки скопируйте только значения ячеек А1:Е4 на ячейки А1:Е4 листа Лист 6.

0.5.6.4.Задание 3

Перейдите к листу Лист 7.

Вставьте один пустой столбец между столбцами Затраты и Менеджер.

Вставьте две пустых строки выше строки Итого.

Перейдите к листу Лист 8.

Удалите столбцы В (Поступление) и G (Реализация).

Удалите строку 2 (Сливочный).

Сохраните файл exercise_05_1.ods под именем Lesson_05_1.ods.

0.5.6.5.Задание 4

Откройте файл exercise_05_2.ods.

Вставьте новый чистый лист. Присвойте листу имя Март.

Переместите лист Март между листами Февраль и Апрель.

Создайте копию листа Январь. Присвойте листу имя Июнь.

Удалите лист Апрель.

Скопируйте лист Февраль в документ exercise_05_1.ods.

В конец документа вставьте лист Июль из файла exercise_05_3.ods.

Сохраните файл exercise_05_2.ods под именем Lesson_05_2.ods.

0.5.6.6.Задание 5

Откройте файл exercise_05_3.ods.

Перейдите к листу Июль.

Увеличьте ширину столбца А (Товар) примерно в 2 раза.

Уменьшите ширину столбца С (Поставщик) примерно в 3 раза.

Увеличьте высоту строки 1 (Товар) примерно в 3 раза.

Уменьшите высоту строки 13 (Итого) примерно в 2 раза.

Перейдите к листу Август.

Для столбца А (Товар) установите ширину 4 см.

Для столбца С (Поставщик) установите автоподбор ширины.

Для строки 1 (Товар) установите высоту 1,2 см.

Для строки 20 (Итого) установите автоподбор высоты.

Сохраните файл exercise_05_3.ods под именем Lesson_05_3.ods.

Закройте OpenOffice.org Calc.

0.6.Лекция 6. Основы вычислений

0.6.1.О формулах

0.6.1.1.Структура формулы

Формулы представляют собой выражения, по которым выполняются вычисления. Формула всегда начинается со знака равно (=). Формула может включать функции, ссылки на ячейки или имена, операторы и константы.

Например, в формуле =SUM(В2:В8)*30

SUM() – функция;

В2 и В8 – ссылки на ячейки;

: (двоеточие) и * (звездочка) – операторы;

30 – константа.

Функции – заранее определенные формулы, которые выполняют вычисления по заданным величинам, называемым аргументами, и в указанном порядке. Структура функции: имя функции, открывающая скобка, список аргументов, разделенных точками с запятой, закрывающая скобка. Аргументом функции может быть число, текст, логическое значение, массив, значение ошибки, ссылка на ячейку. В качестве аргументов используются также константы, формулы, или функции. В каждом конкретном случае необходимо использовать соответствующий тип аргумента.

Ссылка указывает на ячейку или диапазон ячеек листа, которые требуется использовать в формуле. Можно задавать ссылки на ячейки других листов текущего документа и на другие документы. Ссылки на ячейки других документов называются связями.

Оператором называют знак или символ, задающий тип вычисления в формуле. Существуют математические, логические операторы, операторы сравнения и ссылок.

Константой называют постоянное (не вычисляемое) значение. Формула и результат вычисления формулы константами не являются.

0.6.1.2.Операторы

0.6.1.2.1.Арифметические операторы

Арифметические операторы служат для выполнения арифметических операций. Операции выполняются над числами. Используются следующие арифметические операторы.

0.6.1.2.2.Операторы сравнения

Операторы сравнения используются для сравнения двух значений. Результатом сравнения является логическое значение: либо ИСТИНА, либо ЛОЖЬ.

0.6.1.2.3.Текстовый оператор конкатенации

Текстовый оператор амперсанд (&) используется для объединения нескольких текстовых значений.

Операторы ссылок

Операторы ссылок используют для описания ссылок на диапазоны ячеек.

0.6.2.Создание и редактирование формул

0.6.2.1.Ввод формул с клавиатуры

Формулы можно вводить с использованием клавиатуры и мыши. Формулу можно вводить в Поле ввода панели формул или непосредственно в ячейку.

С использованием клавиатуры вводят операторы (знаки действий), константы, скобки и, иногда, функции. С использованием мыши выделяют ячейки и диапазоны ячеек, включаемые в формулу.

• Выделите ячейку, в которую требуется ввести формулу.
• Введите = (знак равенства) или нажмите кнопку Функция в панели формул.
• Выделите мышью ячейку, являющуюся аргументом формулы.
• Введите знак оператора.
• Выделите мышью ячейку, являющуюся вторым аргументом формулы.
• При необходимости продолжайте ввод знаков операторов и выделение ячеек.
• Подтвердите ввод формулы в ячейку: нажмите клавишу Enter или Tab или кнопку Ввод (галочка) в строке формул.

Например, необходимо создать формулу для расчета стоимости нескольких книг в ячейке D2 таблицы на рис. 6.1

• выделите ячейку D2,
• введите знак =,
• щелкните мышью по ячейке В2,
• введите знак * (звездочка),
• щелкните мышью по ячейке С2,
• нажмите клавишу Enter.

увеличить изображение
Рис. 6.1.  Ввод формулы с клавиатуры

При вводе с клавиатуры формула отображается как в строке формул, так и непосредственно в ячейке (см. рис. 6.1). Последняя из ячеек, использованных в формуле ( С2 ), выделена красной рамкой.

0.6.2.2.Создание формул с использованием мастера функций

Функция – стандартная формула, которая обеспечивает выполнение определенных действий над значениями, выступающими в качестве аргументов. Функции позволяют упростить формулы, особенно если они длинные или сложные. Функции используют не только для непосредственных вычислений, но также и для преобразования чисел, например для округления, для поиска значений, сравнения и т. д.

• Выделите ячейку, в которую требуется ввести формулу.
• Нажмите кнопку Мастер функций в панели формул, или в меню Вставка выберите команду Функция, или нажмите комбинацию клавиш Ctrl + F2.
• В окне Мастер функций во вкладке Функции в раскрывающемся списке Категории выберите необходимую категорию функций, затем в списке Функция выберите требуемую функцию и нажмите кнопку Далее.
• Содержание вкладки Функции изменится: появятся поля для ввода аргументов функции. Введите аргументы функции. Ссылки на ячейки можно вводить с клавиатуры, но удобнее пользоваться выделением ячеек мышью. Для этого поставьте курсор в соответствующее поле и на листе выделите необходимую ячейку или диапазон ячеек. Следует иметь в виду, что некоторые функции не имеют аргументов.
• Для удобства выделения ячеек окно Мастер функций можно сдвинуть или свернуть. Чтобы временно свернуть окно, нажмите кнопку Выбрать, расположенную справа от поля аргумента.
• Текст, числа и логические выражения в качестве аргументов обычно вводят с клавиатуры.
• В качестве подсказки в верхней части окна отображается назначение функции и описание аргумента, в поле которого в данный момент находится курсор. В нижней части окна в поле Формула отображается создаваемая формула, а поле Результат – результат ее вычисления.
• После ввода всех необходимых аргументов в окне Мастер функций нажмите кнопку ОК.

Например, в таблице на рис. 6.2 в ячейке С2 необходимо создать формулу для округления до двух знаков после запятой значения в ячейке В2:

• выделите ячейку С2 ;
• нажмите кнопку Мастер функций в панели формул;
• в окне Мастер функций во вкладке Функции выберите категорию Математический и функцию ROUND, после чего нажмите кнопку Далее (рис. 6.2);
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 6.2.  Выбор функции

• установите курсор в поле число и на листе выделите ячейку В2, затем установите курсор в поле количество и с клавиатуры введите число 2 (рис. 6.3);
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 6.3.  Ввод аргументов функции

• нажмите кнопку ОК.

В функциях могут быть обязательные аргументы и дополнительные (необязательные). Необязательные аргументы можно оставлять пустыми только в том случае, если за ними не следуют другие аргументы. Например, если у функции четыре аргумента и два последних являются необязательными, то можно оставить пустыми параметры 3 и 4 или параметр 4. Оставить пустым аргумент 3 невозможно.

Одну из недавно использовавшихся функций можно вставить с использованием раскрывающегося списка Область листа в панели формул.

• Выделите ячейку, в которую требуется ввести формулу.
• Введите = (знак равенства) или нажмите кнопку Функция в панели формул.
• Щелкните по стрелке раскрывающегося списка Область листа и выберите требуемую функцию (рис. 6.4).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 6.4.  Выбор функции в раскрывающемся списке Область листа

• После того, как функция будет отображена в ячейке, с использованием мыши и клавиатуры введите в нее необходимые аргументы. При этом во всплывающей подсказке отображается синтаксис функции и названия аргументов (рис. 6.5).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 6.5.  Ввод аргументов в формулу

• После ввода всех необходимых аргументов нажмите клавишу Enter или кнопку Принять в панели формул.

Имена функций при создании формул можно вводить с клавиатуры. Для упрощения процесса создания и снижения количества опечаток можно использовать автозавершение формул.

• Выделите ячейку, в которую требуется ввести формулу.
• Введите = (знак равенства) и первые буквы используемой функции. После отображения нужной функции во всплывающей подсказке (рис. 6.6) нажмите клавишу Enter.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 6.6.  Ввод формулы с использованием автозавершения

• После того, как функция будет отображена в ячейке, с использованием мыши и клавиатуры введите в нее необходимые аргументы. При этом во всплывающей подсказке отображается синтаксис функции и названия аргументов (рис. 6.7).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 6.7.  Ввод аргументов в формулу

• После ввода всех необходимых аргументов нажмите клавишу Enter или кнопку Принять в панели формул.

0.6.2.3.Создание формул с использованием кнопки "Сумма"

Для быстрого выполнения суммирования ряда значений, расположенных в одном столбце или в одной строке можно использовать кнопку Сумма в панели формул.

• Выделите суммируемый диапазон.
• В панели формул нажмите кнопку Сумма, в результате чего в ячейку будет введена функция суммирования, в которой аргументом является выделенный диапазон (рис. 6.8).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 6.8.  Суммирование диапазона одного столбца

Эту кнопку можно использовать и для суммирования произвольного диапазона ячеек.

• Выделите ячейку, в которой требуется получить сумму.
• В панели формул нажмите кнопку Сумма.
• Выделите на листе диапазон суммируемых ячеек (рис. 6.9) и нажмите клавишу Enter или кнопку Принять в панели формул.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 6.9.  Суммирование диапазона произвольных ячеек

0.6.2.4.Редактирование формул

Ячейки с формулой можно редактировать так же, как и ячейки с текстовым или числовым значением: щелкнув мышью два раза по ячейке или в строке ввода панели формул.

При редактировании ячейки с формулой ссылки на ячейки и границы вокруг соответствующих ячеек выделяются цветом (рис. 6.10).

увеличить изображение
Рис. 6.10.  Режим редактирования формулы

Если цветные рамки вокруг ячеек не отображаются, в меню Сервис следует выбрать команду Параметры и на странице OpenOffice.org Calc/Вид установить флажок Цветные ссылки (рис. 6.11).

увеличить изображение
Рис. 6.11.  Установка выделения ссылок различными цветами

Для изменения ссылки на ячейки и/или диапазон ячеек достаточно перетащить цветную границу к новой ячейке или диапазону. В процессе перетаскивания указатель мыши принимает вид ладони (рис. 6.12).

увеличить изображение
Рис. 6.12.  Изменение ссылки на ячейку

Для того чтобы изменить размер диапазона ячеек, можно перетащить угол границы. В процессе перетаскивания указатель мыши принимает вид небольшого черного крестика (рис. 6.13).

увеличить изображение
Рис. 6.13.  Изменения ссылки на диапазон ячеек

В формулу можно добавлять новые операторы и аргументы. Например, в существующую формулу в ячейку D2 в таблице на рис. 6.14 нужно добавить оператор "/" (деление) и аргумент В4 (рис. 6.14).

увеличить изображение
Рис. 6.14.  Редактируемая формула

• Дважды щелкните по ячейке D2 или выделите ее и щелкните мышью в Строке ввода панели формул.
• С использованием клавиатуры введите оператор "/" (деление).
• Щелкните мышью по ячейке В4 (рис. 6.15).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 6.15.  Добавление аргумента в формулу

• Нажмите клавишу Enter или кнопку Принять в панели формул.

В процессе редактирования можно запускать мастер функций. Например, в существующую формулу в ячейку D2 в таблице на рис. 6.14 нужно добавить оператор "/" (деление) и в качестве аргумента округленное значение ячейки В4.

• Выделите ячейку D2 и в панели формул нажмите кнопку Мастер функций.
• Перейдите во вкладку Функции окна Мастер функций, в поле Формула щелкните мышью и введите оператор деления " / " (рис. 6.16).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 6.16.  Редактирование формулы с использованием Мастера функций

• Выберите категорию Математический и функцию ROUND, после чего нажмите кнопку Далее.
• В соответствующие поля введите необходимые аргументы функции (рис. 6.17) и нажмите кнопку ОК.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 6.17.  Добавление функции в формулу

Добавлять функции в формулу можно также с использованием раскрывающегося списка Область листа панели формул и путем ввода с клавиатуры.

0.6.2.5.Перемещение и копирование формул

Перемещать и копировать ячейки с формулами можно точно так же, как и ячейки с текстовыми или числовыми значениями.

Кроме того, при копировании ячеек с формулами можно пользоваться возможностями специальной вставки. Это позволяет копировать только формулу без копирования формата ячейки.

При перемещении ячейки с формулой содержащиеся в формуле ссылки не изменяются. При копировании формулы ссылки на ячейки могут изменяться в зависимости от их типа (относительные или абсолютные).

0.6.3.Использование ссылок в формулах

0.6.3.1.Ссылки на ячейки других листов и документов

При использовании в создаваемых формулах ссылок на ячейки других листов и документов в процессе создания формулы следует перейти на другой лист текущего документа или в другой документ и выделить там необходимую ячейку.

При каждом переходе на другой лист, его имя автоматически добавляется к ссылке на ячейку. Имя листа заключено в одинарные кавычки (апострофы). Имя листа и адрес ячейки разделены служебным символом . (точка).

Например, в формуле в ячейке D2 в таблице на рис. 6.18 использована ячейка В3 листа Курсы валют текущего документа.

увеличить изображение
Рис. 6.18.  Ссылка на ячейку другого листа текущего документа

Ссылка на ячейку другого документа содержит имя этого документа и путь к нему в одинарных кавычках, затем символ "решетка" ( # ), имя листа другого документа, после которого стоит точка и имя ячейки. Например, в формуле в ячейке D2 в таблице на рис. 6.19 использована ячейка В2 листа ЦБ файла Валюты.ods, расположенного в папке ИНТУИТ диска D:\.

увеличить изображение
Рис. 6.19.  Ссылка на ячейку другого документа

0.6.3.2.Относительные и абсолютные ссылки

По умолчанию ссылки на ячейки в формулах относительные, то есть адрес ячейки определяется на основе расположения этой ячейки относительно ячейки с формулой. При копировании ячейки с формулой относительная ссылка автоматически изменяется. Именно возможность использования относительных ссылок и позволяет копировать формулы.

Например, при копировании автозаполнением ячейки Е2 (рис. 6.20) на нижерасположенные ячейки, в ячейке Е3 будет формула =С3*D3, в ячейке Е4 будет формула =С4*D4 и т. д.

увеличить изображение
Рис. 6.20.  Копирование формул

В некоторых случаях использование относительных ссылок недопустимо. Например, в таблице на рис. 6.21 при копировании ячейки Е2 на нижерасположенные ячейки ссылка на ячейки С2 и D2 должны изменяться, а ссылка на ячейку В8 должна оставаться неизменной.

увеличить изображение
Рис. 6.21.  Использование абсолютных ссылок

Для того чтобы ссылка на ячейку при копировании не изменялась, необходимо использовать абсолютные ссылки. Абсолютная ссылка ячейки имеет формат $A$1, где $ – служебный символ, показывающий абсолютную ссылку.

Чтобы ссылка на ячейку была абсолютной, после указания ссылки на ячейку следует нажать комбинацию клавиш Shift + F4. Ссылку можно преобразовать из относительной в абсолютную и при редактировании ячейки с формулой. К заголовкам столбца и строки в адресе ячейки следует добавить служебный символ $. Например, для того чтобы ссылка на ячейку В8 стала абсолютной, необходимо ввести $В$8.

Ссылка может быть не только относительной или абсолютной, но и смешанной.

Ссылка формата A$1 является относительной по столбцу и абсолютной по строке, т.е. при копировании ячейки с формулой выше или ниже, ссылка изменяться не будет. А при копировании влево или вправо будет изменяться заголовок столбца.

Ссылка формата $A1 является относительной по строке и абсолютной по столбцу, т.е. при копировании ячейки с формулой влево или вправо выше или ниже ссылка изменяться не будет. А при копировании выше или ниже будет изменяться заголовок строки.

Например, в ячейке Е2 таблицы на рис. 6.21 достаточно было ввести смешанную ссылку В$8.

0.6.3.3.Использование имен ячеек и диапазонов

0.6.3.3.1.Присваивание имен

Имя (название) – слово или набор символов, представляющих ячейку, диапазон ячеек, формулу или константу. Имена можно использовать в любом листе документа или только в отдельном выбранном листе. При использовании в формулах имена ячеек являются абсолютными ссылками.

Имя можно присвоить ячейке или диапазону ячеек.

• Выделите ячейку или диапазон ячеек.
• В меню Вставка выберите команду Названия, а затем в подчиненном меню – команду Определить. Можно также нажать комбинацию клавиш Ctrl + F3.
• В окне Определение названия в поле Название введите имя ячейки или диапазона (рис. 6.22).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 6.22.  Присвоение имени ячейке

Для удобства работы рекомендуется создавать имена короткие и хорошо запоминающиеся. Первый знак в имени должен быть буквой или знаком подчеркивания. Остальные знаки имени могут быть буквами, числами, точками и знаками подчеркивания. Пробелы не допускаются. Также не допускаются имена, которые имеют такой же вид, как и ссылки на ячейки, например Z100 или R1C1. В имени может быть больше одного слова. В качестве разделителей слов могут быть использованы знаки подчеркивания и точки, например: Год_2010 или Год.2010. Имя может содержать до 375 знаков. Имя может состоять из строчных и прописных букв, но OpenOffice.org Calc их не различает.

Имя можно присвоить формуле или постоянному значению (константе). Например, имя " Скидка ", которому присвоено значение 33 процента, можно использовать в любом месте для вычисления цены со скидкой.

Для присвоения имени формуле или константе в поле Назначено окна Определение названия следует ввести знак равенства (=) и формулу или константу (рис. 6.23).

увеличить изображение
Рис. 6.23.  Присвоение имени константе

Можно использовать и более простой способ присвоения имени ячейке или диапазону.

• Выделите ячейку или диапазон ячеек.
• В поле раскрывающегося списка Область листа панели формул введите имя (рис. 6.24) и нажмите клавишу Enter.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 6.24.  Присвоение имени ячейке

0.6.3.3.2.Применение имен

При создании формул имена ячеек можно вводить с клавиатуры. Достаточно ввести первый символ имени, как в виде всплывающей подсказки появится все имя (рис. 6.25).

увеличить изображение
Рис. 6.25.  Ввод имени ячейки в формулу

Достаточно нажать клавишу Enter, чтобы принять имя из подсказки. Если с одних и тех же символов начинается несколько имен, можно прокрутить все имена с помощью клавиши Tab.

Во избежание возможных ошибок при использовании имен в процессе создания формулы можно использовать другую процедуру.

• В меню Вставка выберите команду Названия, а затем в подчиненном меню - команду Вставить.
• В окне Вставить название дважды щелкните мышью по нужному имени или выделите его и нажмите кнопку ОК (рис. 6.26).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 6.26.  Вставка имени в формулу

0.6.3.3.3.Удаление имени

Ненужное или ошибочное имя можно удалить.

• В меню Вставка выберите команду Названия, а затем в подчиненном меню – команду Определить. Можно также нажать комбинацию клавиш Ctrl + F3.
• В окне Определение названия в поле Название выделите имя ячейки или диапазона и нажмите кнопку Удалить (рис. 6.27).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 6.27.  Удаление имени

0.6.4.Проверка ошибок

0.6.4.1.Проверка ошибок при создании и редактировании формул

В процессе создания и/или редактирования формул OpenOffice.org Calc обнаруживает в функциях ошибки синтаксиса, аргументов и формул, после чего приостанавливает дальнейшую работу. В окне отображается сообщение об обнаружении ошибки (рис. 6.28) или непосредственно в ячейке отображается код ошибки, а в строке состояния – соответствующее сообщение (рис. 6.29).

увеличить изображение
Рис. 6.28.  Сообщение об ошибке во введенной формуле

увеличить изображение
Рис. 6.29.  Отображение кода ошибки в формуле

В сообщении об ошибке предлагается возможный вариант ее исправления ошибки (см. рис. 6.28). Чтобы принять его следует нажать кнопку Да. Если нажать кнопку Нет, в ячейке будет отображен код ошибки.

Основные ошибки и некоторые возможные причины их появления приведены в таблице.

0.6.4.2.Трассировка связей между формулами и ячейками

Для удобства поиска причин ошибок, а также и в некоторых других случаях можно графически отобразить связь между ячейками в формуле. Зависимости между ячейками отображаются с использованием подчиненного меню команды Зависимости из меню Сервис (рис. 6.30).

увеличить изображение
Рис. 6.30.  Инструменты для отображения зависимостей ячеек

Для отображения ячеек, входящих в формулу в качестве аргументов, необходимо выделить ячейку с формулой и выбрать команду Влияющие ячейки (см. рис. 6.30).

Однократный выбор команды Влияющие ячейки отображает связи с ячейками, непосредственно определяющими результат вычисления. Если в этих ячейках также находятся формулы, то повторный выбор отображает связи с ячейками, являющимися аргументами этих формул. И так далее (рис. 6.31).

увеличить изображение
Рис. 6.31.  Трассировка влияющих ячеек

Для отображения ячеек, в формулы которых входит какая-либо ячейка, ее следует выделить и выбрать команду Зависимые ячейки (см. рис. 6.30).

Однократный выбор команды Зависимые ячейки отображает связи с ячейками, непосредственно зависящими от выделенной ячейки. Если эти ячейки также влияют на значения в других ячейках, то повторный выбор отображает связи с ними. И так далее (рис. 6.32).

увеличить изображение
Рис. 6.32.  Трассировка зависимых ячеек

Связи с ячейками других листов и документов отображаются синими ромбами (входящая стрелка в ячейку В9 на рис. 6.33). Красные стрелки показывают ячейки, вызывающие ошибки (стрелка между ячейками С9 и Е7 на рис. 6.33).

увеличить изображение
Рис. 6.33.  Связи ячеек

Для отображения не всех стрелок связей на листе, а только некоторых, следует выбрать команду Режим заливки (см. рис. 6.30). Указатель мыши при этом примет вид наклоненной банки с выливающейся краской. При первом переключении в этот режим щелчок мыши по ячейке идентичен команде Влияющие ячейки. Для выбора дальнейших параметров режима заполнения и для выхода из этого режима используют контекстное меню (рис. 6.34).

увеличить изображение
Рис. 6.34.  Установления связей в режиме заливки

Для скрытия стрелок используют команды Убрать стрелки к влияющим ячейкам и Убрать стрелки к зависимым ячейкам ; для скрытия всех стрелок связей следует выбрать команду Убрать все стрелки (см. рис. 6.30).

0.6.5.Организация вычислений

По умолчанию OpenOffice.org Calc автоматически пересчитывает значения ячеек, которые зависят от других ячеек, содержащих изменившиеся значения. Этот тип пересчета позволяет избежать ненужных вычислений. Пересчет также производится при открытии документа.

Для выбора режима вычислений в меню Сервис выберите команду Содержимое ячейки (рис. 6.35).

увеличить изображение
Рис. 6.35.  Изменение режима вычислений

В режиме Вычислять автоматически производится автоматический пересчет всех формул в документе. Все ячейки пересчитываются после изменения любой из них. Обновляются также все диаграммы, содержащиеся на листе. Команда Пересчитать в этом случае применяется только к формулам вида RAND или NOW.

Если отказаться от режима автоматического пересчета, то для пересчета формул только на текущем листе следует использовать команду Пересчитать (см. рис. 6.35) или функциональную клавишу F9. Для пересчета формул во всех листах текущего документа следует использовать комбинацию клавиш Shift + Ctrl + F9.

0.6.6.Упражнение 6

0.6.6.1.Задание 1

Запустите OpenOffice.org Calc.

Откройте файл exercise_06_1.ods.

Перейдите к листу Поставки.

В ячейке D2 рассчитайте произведение ячеек В2 и С2.

В ячейке F2 рассчитайте сумму ячеек D2 и E2.

В ячейке G2 с использованием функции ROUND рассчитайте округленное до двух знаков после запятой значение ячейки F2.

Скопируйте автозаполнением формулу ячейки D2 на ячейки D3:D6.

Скопируйте автозаполнением формулу ячейки F2 на ячейки F3:F6.

Скопируйте автозаполнением формулу ячейки G2 на ячейки G3:G6.

В ячейке C7 с использованием функции AVERAGE рассчитайте среднее значение ячеек С2:С6.

В ячейке D7 с использованием кнопки рассчитайте сумму ячеек D2:D6.

Отредактируйте формулу в ячейке E7: добавьте к суммируемым ячейкам ссылку на ячейку Е6.

Отредактируйте формулу в ячейке B7: среднее значение должно быть рассчитано для ячеек B2:B6.

В ячейке Н2 рассчитайте частное от деления ячейки G2 на ячейку В10 так, чтобы эту формулу можно было копировать на ячейки Н3:Н6. Скопируйте автозаполнением формулу ячейки Н2 на ячейки Н3:Н6.

В ячейке I2 рассчитайте частное от деления ячейки G2 на ячейку В1 листа Курс так, чтобы эту формулу можно было копировать на ячейки I3:I6. Скопируйте автозаполнением формулу ячейки I2 на ячейки I3:I6.

Присвойте ячейке В2 листа Курс имя Фунт.

В ячейке J2 рассчитайте частное от деления ячейки G2 на ячейку Фунт. Скопируйте автозаполнением формулу ячейки J2 на ячейки J3:J6.

Скопируйте автозаполнением формулу ячейки G7 на ячейки H7:J7.

Удалите из документа имя ячейки Доллар.

Сохраните файл exercise_06_1.ods под именем Lesson_06_1.ods.

0.6.6.2.Задание 2

Откройте файл exercise_06_2.ods.

Перейдите к листу Лист 1.

Найдите и исправьте ошибки в формулах.

Перейдите к листу Лист 2.

Для ячейки D8 покажите зависящие ячейки.

Перейдите к листу Лист 3.

Для ячейки В12 покажите зависимые ячейки.

Сохраните файл exercise_06_2.ods под именем Lesson_06_2.ods.

Закройте OpenOffice.org Calc.

0.7.Лекция 7. Использование функций

0.7.1.Математические вычисления

0.7.1.1.О математических и тригонометрических функциях

Математические и тригонометрические функции используют при выполнении арифметических и тригонометрических вычислений, округлении чисел и в некоторых других случаях.

0.7.1.2.Суммирование

0.7.1.2.1.Простая сумма

Для простейшего суммирования используют функцию SUM. Синтаксис функции:

SUM(Число1; Число2; ...; Число30),

где: Число1; Число2; ...; Число30 – список от 1 до 30 аргументов, которые требуется суммировать. Аргумент может быть ячейкой, диапазоном ячеек, числом или формулой. Ссылки на пустые ячейки, текстовые или логические значения игнорируются.

Фактически данная функция заменяет непосредственное суммирование с использованием оператора сложения (+). Формула =SUM(В2:В6), указанная в ячейке В7 (рис. 7.1), тождественна формуле =В2+В3+В4+В5+В6. Однако есть и некоторые отличия. При использовании функции SUM добавление ячеек в диапазон суммирования автоматически изменяет запись диапазона в формуле. Например, если в таблицу вставить строку, то в формуле будет указан новый диапазон суммирования. Аналогично формула будет изменяться и при уменьшении диапазона суммирования.

увеличить изображение
Рис. 7.1.  Простое суммирование

0.7.1.2.2.Выборочная сумма

Иногда необходимо суммировать не весь диапазон, а только ячейки, отвечающие некоторым условиям (критериям). В этом случае используют функцию SUMIF. Синтаксис функции:

SUMIF(Диапазон; Условия; Диапазон суммирования),

где: Диапазон – диапазон ячеек, которые требуется проверить на соответствие условию. Условие – ячейка, которая содержит условие поиска, либо само условие поиска. Если условие записано в формуле, его необходимо заключить в двойные кавычки. Диапазон суммирования – диапазон, значения которого суммируются. Если этот параметр не указан, то суммируются значения, принадлежащие диапазону.

Можно суммировать значения, отвечающие заданному условию. Например, в таблице на рис. 7.2 суммированы только студенты по странам, при условии, что число студентов от страны превышает 200.

увеличить изображение
Рис. 7.2.  Выборочное суммирование

Можно суммировать значения, относящиеся к определенным значениям в смежных ячейках. Например, в таблице на рис. 7.3 суммированы только студенты, изучающие курсы со средней оценкой выше 4,1. Критерий можно ввести с клавиатуры или выбрать нужную ячейку на листе.

увеличить изображение
Рис. 7.3.  Выборочное суммирование

0.7.1.3.Умножение

Для умножения используют функцию PRODUCT. Синтаксис функции:

PRODUCT(Число1; Число2; ...; Число30).

где: Число1…30 – до 30 аргументов, которые используются для вычисления произведения. Аргумент может быть ячейкой, диапазоном ячеек, числом или формулой. Ссылки на пустые ячейки, текстовые или логические значения игнорируются.

Фактически данная функция заменяет непосредственное умножение с использованием оператора умножения (*). Так же как и при использовании функции SUM, при использовании функции PRODUCT добавление ячеек в диапазон перемножения автоматически изменяет запись диапазона в формуле. Например, если в таблицу вставить строку, то в формуле будет указан новый диапазон перемножения. Аналогично формула будет изменяться и при уменьшении диапазона.

0.7.1.4.Округление

Округление чисел особенно часто требуется при денежных расчетах. Например, цену товара в рублях, как правило, нельзя устанавливать с точностью более двух знаков после запятой. Если же в результате вычислений получается большее число десятичных разрядов, требуется округление. В противном случае накапливание тысячных и десятитысячных долей рубля приведет в итоге к ошибкам в вычислениях.

Для округления чисел можно использовать целую группу функций.

Наиболее часто используют функции ROUND, ROUNDUP и ROUNDDOWN. Синтаксис функции ROUND:

ROUND(Число; Количество),

где: Число – округляемое число. Количество – число знаков после запятой (десятичных разрядов), до которого округляется число.

Синтаксис функций ROUNDUP и ROUNDDOWN точно такой же, что и у функции ROUND.

Функция ROUND при округлении отбрасывает цифры меньшие 5, а цифры большие 5 округляет до следующего разряда. Функция ROUNDUP при округлении любые цифры округляет до следующего разряда. Функция ROUNDDOWN при округлении отбрасывает любые цифры.

Функции ROUND, ROUNDUP и ROUNDDOWN можно использовать и для округления целых разрядов чисел. Для этого необходимо использовать отрицательные значения аргумента Количество.

Для округления числа до меньшего целого можно использовать функцию INT. Синтаксис функции:

INT(Число),

где: Число – округляемое число.

Можно использовать функцию TRUNC, которая позволяет отбрасывать знаки после запятой. Синтаксис функции TRUNC:

TRUNC(Число; Количество),

где: Число – округляемое число. Количество – число знаков оставляемых после запятой.

Для округления до ближайшего четного или нечетного числа можно использовать функции EVEN и ODD.

Синтаксис функции EVEN:

EVEN(Число),

где: Число – округляемое число.

Функция ODD имеет такой же синтаксис.

Обе функции округляют положительные числа до ближайшего большего четного или нечетного числа, а отрицательные – до ближайшего меньшего четного или нечетного числа.

Пример использования функций округления приведены на рис. 7.4. Во всех примерах, где требовалось указать значение параметра Количество, использовалось число 2.

увеличить изображение
Рис. 7.4.  Округление до заданного количества десятичных разрядов

Следует обратить внимание на различие в округлении и установке отображаемого числа знаков после запятой с использованием средств форматирования. При использовании числовых форматов изменяется только отображаемое число, а в вычислениях используется хранимое значение.

0.7.1.5.Возведение в степень

Для возведения в степень используют функцию POWER. Синтаксис функции:

POWER(Основание; Степень),

где: Основание – число, возводимое в степень. Степень – показатель степени, в которую возводится число.

Отрицательные числа можно возводить только в степень, значение которой является целым числом. В остальном ограничений на возведение в степень нет.

Для извлечения квадратного корня можно использовать функцию SQRT. Синтаксис функции:

SQRT(Число),

где: Число – число, из которого извлекают квадратный корень.

Нельзя извлекать корень из отрицательных чисел.

0.7.1.6.Тригонометрические вычисления

В Microsoft Excel можно выполнять как прямые, так и обратные тригонометрические вычисления, то есть, зная значение угла, находить значения тригонометрических функций или, зная значение функции, находить значение угла.

Синтаксис всех прямых тригонометрических функций одинаков. Например, синтаксис функции SIN:

SIN(Число),

где: Число – угол в радианах, для которого определяется синус.

Точно так же одинаков и синтаксис всех обратных тригонометрических функций. Например, синтаксис функции ASIN:

ASIN(Число),

где: Число – число, равное синусу определяемого угла.

Следует обратить внимание, что все тригонометрические вычисления производятся для углов, измеряемых в радианах. Для перевода значений в более привычные градусы следует использовать функции преобразования ( DEGREES, RADIANS ). Можно и самостоятельно переводить значения, используя функцию PI(). Функция PI вставляет значение числа ? (3,14159265358979). Аргументов функция не имеет, но скобки после названия удалять нельзя.

Например, при необходимости рассчитать значение синуса угла 45 градусов, следует использовать формулу:

=SIN(RADIANS(45))

или

=SIN(45*PI()/180).

0.7.1.7.Преобразование чисел

Преобразование чисел может потребоваться при переводе углов из градусов в радианы и обратно, при определении абсолютной величины числа и в некоторых других случаях.

Для перевода значения угла, указанного в радианах, в градусы используют функцию DEGREES. Синтаксис функции:

DEGREES(Число),

где: Число – угол в радианах, преобразуемый в градусы.

Для перевода значения угла, указанного в градусах, в радианы используют функцию RADIANS. Синтаксис функции:

RADIANS(Число),

где: Число – угол в градусах, преобразуемый в радианы.

Для определения абсолютной величины числа используют функцию ABS. Абсолютная величина числа – это число без знака. Синтаксис функции:

ABS(Число),

где: Число – число, для которого определяется абсолютное значение.

Функция ABS часто применяется для преобразования результатов вычислений с использованием финансовых функций, которые в силу своих особенностей дают отрицательный результат вычислений. Например, при расчете стоимости инвестиции с использованием функции PV результат получается отрицательным, поскольку эту сумму необходимо заплатить. Для преобразования результата в положительное число можно использовать функцию ABS (рис. 7.5).

увеличить изображение
Рис. 7.5.  Преобразование в положительное число

0.7.1.8.Комбинаторика

Для расчета числа возможных комбинаций (групп) без повторений из заданного числа элементов используют функцию COMBIN. Синтаксис функции:

COMBIN(Число1; Число2),

где: Число1 – количество элементов в множестве. Число2 – количество элементов для выбора из множества.

А для расчета числа возможных комбинаций с учетом повторений используют функцию COMBINA. Синтаксис этой функции такой же, как и COMBIN.

Во вспомогательных расчетах в комбинаторике может потребоваться расчет факториала числа. Факториал числа – это произведение всех чисел от 1 до числа, для которого определяется факториал. Например, факториал числа 6 (6!) равен 1*2*3*4*5*6. Для расчета факториала используют функцию FACT. Синтаксис функции:

FACT(Число),

где: Число – число, для которого рассчитывается факториал.

Факториал нельзя рассчитать для отрицательных чисел. Факториал число 0 (ноль) равен 1. При расчете факториала дробных чисел десятичные дроби отбрасываются.

0.7.1.9.Генератор случайных чисел

В некоторых случаях на листе необходимо иметь число, которое автоматически и независимо от пользователя может принимать различные случайные значения.

Для создания такого числа используют функцию RAND. Функция вставляет число, большее или равное 0 и меньшее 1. Новое случайное число вставляется при каждом вычислении в книге. Аргументов функция не имеет, но скобки после названия удалять нельзя.

Похожим образом работает функция RANDBETWEEN. Отличие ее заключается в том, что случайное число является целым и находится в заданном диапазоне. Синтаксис функции:

RANDBETWEEN (Нижняя граница; Верхняя граница),

где: Нижняя граница – наименьшее целое число. Верхняя граница – наибольшее целое число.

0.7.2.Статистические вычисления

0.7.2.1.О статистических функциях

Статистические функции используют при анализе данных. Использование большинства функций этой категории требует знания математической статистики и теории вероятностей.

0.7.2.2.Расчет средних значений

В самом простом случае для расчета среднего арифметического значения используют функцию AVERAGE. Синтаксис функции:

AVERAGE(Число1; Число2; ...; Число30),

где: Число1...30 – список от 1 до 30 аргументов, среднее значение которых требуется найти. Аргумент может быть ячейкой, диапазоном ячеек, числом или формулой. Ссылки на пустые ячейки, текстовые или логические значения игнорируются.

Если в диапазон, для которого рассчитывают среднее значение, попадают данные, существенно отличающиеся от остальных, расчет простого среднего арифметического может привести к неправильным выводам. В этом случае следует использовать функцию TRIMMEAN. Эта функция вычисляет среднее, отбрасывая заданный процент данных с экстремальными значениями. Синтаксис функции:

TRIMMEAN(Данные; Альфа),

где: Данные – массив или диапазон данных в выборке. Альфа – доля данных с не учитываемыми экстремальными значениями.

Доля данных, исключаемых из вычислений, указывается в процентах от общего числа данных. Например, доля 10 % означает, что из данных, содержащих 20 значений, отбрасываются 2 значения: одно наибольшее, другое – наименьшее. В таблице на рис. 7.6 величина брака по одному из товаров существенно отличается от остальных значений (8% и 34 %). Среднее арифметическое значение данных составляет 2,56 % (ячейка Е1 ), что дает несколько искаженную картину реальных значений. Расчет среднего значения с использованием функции TRIMMEAN (ячейка Е2 ) дает более правильное представление о средних величинах брака в партиях товаров (0,96 %).

увеличить изображение
Рис. 7.6.  Расчет среднего значения с отбрасыванием заданного процента данных с экстремальными значениями

0.7.2.3.Нахождение крайних значений

Для нахождения крайних (наибольшего или наименьшего) значений в диапазоне данных используют функции MAX и MIN. Синтаксис функции MAX:

MAX(Число1; Число2; ...; Число30),

где: Число1…30 – список от 1 до 30 аргументов, среди которых требуется найти наибольшее значение. Аргумент может быть ячейкой, диапазоном ячеек, числом или формулой. Ссылки на пустые ячейки, текстовые или логические значения игнорируются. Если в диапазоне (диапазонах) ячеек не обнаружены числовые значения, и отсутствуют ошибки, результатом будет 0.

Функция MIN имеет такой же синтаксис, что и функция MAX.

Функции MAX и MIN только определяют крайние значения, но не показывают, в какой ячейке эти значения находятся.

В тех случаях, когда требуется найти не самое большое (самое маленькое) значение, а значение, занимающее определенное положение в диапазоне данных (например, второе или третье по величине), следует использовать функции LARGE или SMALL. Синтаксис функции LARGE:

LARGE(данные; К)

где: данные – список от 1 до 30 аргументов, среди которых требуется найти значение. Аргумент может быть ячейкой, диапазоном ячеек, числом или формулой. Ссылки на пустые ячейки, текстовые или логические значения игнорируются. К – позиция (начиная с наибольшей) в множестве данных. Если требуется найти второе значение по величине, то указывается позиция 2, если третье, то позиция 3 и т. д.

Функция SMALL имеет такой же синтаксис, что и функция LARGE.

Например, для данных таблицы на рис. 7.7 максимальное значение составит 40415, а второе по величине значение составит 16501; минимальное – 1640, а второе из наименьших – 1653.

увеличить изображение
Рис. 7.7.  Нахождение максимальных и минимальных значений

0.7.2.4.Расчет количества ячеек

Для определения количества ячеек, содержащих числовые значения, можно использовать функцию COUNT. Синтаксис функции:

COUNT(Значение1; Значение2; ...Значение30),

где: Значение1…30 – список от 1 до 30 аргументов, среди которых требуется определить количество ячеек, содержащих числовые значения. Аргумент может быть ячейкой, диапазоном ячеек, числом или формулой. Ссылки на пустые ячейки, текстовые или логические значения игнорируются.

Если требуется определить количество ячеек, содержащих любые значения (числовые, текстовые, логические), то следует использовать функцию COUNTA. Синтаксис функции:

COUNTA(Значение1; Значение2; ...Значение30),

где: Значение1…30 – список от 1 до 30 аргументов, среди которых требуется определить количество ячеек, содержащих любые значения. Аргумент может быть ячейкой, диапазоном ячеек, числом или формулой. Ссылки на пустые ячейки игнорируются.

Наоборот, если требуется определить количество пустых ячеек, следует использовать функцию COUNTBLANK. Синтаксис функции:

COUNTBLANK(Диапазон),

где: Диапазон – диапазон ячеек, среди которых требуется определить количество пустых ячеек. Элемент может быть ячейкой, диапазоном ячеек, числом или формулой. Ссылки на ячейки с нулевыми значениями игнорируются.

Можно также определять количество ячеек, отвечающих заданным условиям. Для этого используют функцию COUNTIF. Синтаксис функции:

COUNTIF (Диапазон; Критерий),

где: Диапазон – диапазон проверяемых ячеек. Критерий – условие в виде числа, выражения или символьной строки. Эти условия определяют ячейки, которые должны учитываться. Можно также ввести текст для поиска в виде регулярного выражения, например " И.* " для всех слов, начинающихся с буквы " И ". Кроме того, можно указать диапазон, содержащий условие поиска. Буквенные символы следует заключать в двойные кавычки.

Например, в таблице на рис. 7.8 подсчитано количество курсов, которые изучают более 1000 студентов.

увеличить изображение
Рис. 7.8.  Расчет количества ячеек, отвечающих заданным условиям

0.7.3.Финансовые вычисления

0.7.3.1.О финансовых функциях

Финансовые функции используют в планово-экономических расчетах.

0.7.3.2.Расчет амортизационных отчислений

Для расчета амортизационных отчислений необходимо знать, по крайней мере, три параметра:

• начальная стоимость имущества;
• остаточная стоимость по окончании эксплуатации;
• продолжительность эксплуатации.

Для расчета амортизационных отчислений могут быть использованы различные принципы и методики. В зависимости от этого могут быть применены и различные функции.

В простейшем случае амортизация разносится равномерно на каждый год эксплуатации имущества. Для расчета величины амортизационных отчислений в этом случае используют функцию SLN. Синтаксис функции:

SLN(Стоимость; Ликв_стоим; Время_эксплуатации),

где: Стоимость – начальная стоимость актива. Ликв_стоим – стоимость актива в конце периода амортизации. Время эксплуатации – период амортизации, который определяет количество периодов для актива.

Например, приобретено оборудование стоимостью 97000 руб. Продолжительность эксплуатации оборудования – 8 лет. Остаточная стоимость – 7500 руб. Величина амортизационных отчислений составит 11187,50 руб. за каждый и любой год эксплуатации (рис. 7.9).

увеличить изображение
Рис. 7.9.  Расчет амортизационных отчислений линейным методом

В более сложном случае необходимо учитывать, что стоимость имущества в процессе его эксплуатации уменьшается. Следовательно, с каждым годом эксплуатации должны уменьшаться и амортизационные отчисления. Однако суммарно величина амортизационных отчислений должна составить разницу между начальной и остаточной стоимостью имущества. Для расчета величины амортизационных отчислений в этом случае используют функцию SYD. Синтаксис функции:

SYD(Стоимость; Ликв_стоим; Время_эксплуатации; Период),

где: Стоимость – начальная стоимость актива. Ликв_стоим – стоимость актива после амортизации. Время_эксплуатации – период, в течение которого стоимость актива амортизируется. Период – период, для которого рассчитывается амортизация.

Например, приобретено оборудование стоимостью 100000 руб. Продолжительность эксплуатации оборудования – 8 лет. Остаточная стоимость – 12000 руб. Величина амортизационных отчислений за первый год эксплуатации составит 19 555,56 руб., за второй год – 17 111,11 руб. и т. д. (рис. 7.10).

увеличить изображение
Рис. 7.10.  Расчет амортизационных отчислений методом "суммы чисел"

0.7.3.3.Анализ инвестиций

Использование сложных процентов необходимо при вычислении доходности вкладов (инвестиций), сумм платежей по кредитам, сумм страховых платежей и т. п.

Во всех этих случаях для расчета необходимо знать, по крайней мере, три параметра:

• процентная ставка за период;
• общее число периодов платежей;
• выплата, производимая в каждый период или общая сумма.

Все аргументы, означающие денежные средства, которые должны быть выплачены, представляются отрицательными числами; денежные средства, которые должны быть получены, представляются положительными числами.

0.7.3.3.1.Расчет суммы вклада (величины займа)

В простейших случаях для расчета можно использовать функцию FV. Эта функция вычисляет для будущего момента времени величину вложения, которое образуется в результате единовременного вложения и/или регулярных периодических вложений под определенный процент. Эту же функцию можно использовать для вычисления возможной величины займа под определенный процент, при определенных регулярных периодических выплатах по погашению займа. Синтаксис функции:

FV(Процент; КПЕР; Выплата; ТЗ; Тип),

где: Процент – процентная ставка за период. КПЕР – общее число платежей. Выплата – выплата, производимая в каждый период и не меняющаяся за все время выплаты (если аргумент опущен, он полагается равным 0). ТЗ (необязательно) – текущая денежная стоимость инвестиции. Тип (необязательно) – срок выплаты в начале или конце периода (число 0 или 1, обозначающее, когда должна производиться выплата. 0 или опущен – в конце периода, 1 – в начале периода).

При создании формулы следует устанавливать одинаковую размерность периода для процентной ставки и числа платежей. Например, если платежи производятся один раз в год, то и процентная ставка должна быть дана в годовом исчислении, а если платежи производятся ежемесячно, то должна быть задана месячная процентная ставка.

Например, необходимо рассчитать будущую сумму вклада в размере 10000 руб., внесенного на 10 лет с ежегодным начислением 10% (рис. 7.11). Или будущую сумму вклада при тех же условиях, но с ежегодным внесением 1000 руб. (рис. 7.12).

увеличить изображение
Рис. 7.11.  Расчет величины вклада с начальным взносом

увеличить изображение
Рис. 7.12.  Расчет величины вклада с начальным взносом при регулярном пополнении

Результат вычисления – в первом случае – 25937,4 руб., во втором – 41874,85руб.

0.7.3.3.2.Расчет процентных платежей

В зависимости от порядка расчетов могут быть использованы различные функции. В простейших случаях для расчета можно использовать функцию PMT. Функция PMT вычисляет размер периодических выплат, необходимых для погашения займа, полученного под определенный процент, за определенный срок. Эту же функцию можно использовать для вычисления величины регулярных вложений под определенный процент, необходимых для достижения определенной величины вклада за определенный срок. Синтаксис функции:

PMT(Ставка; КПЕР; Сумма; Остаток; Тип),

где: Ставка – процентная ставка за период. КПЕР – общее число платежей. Сумма – выплата, производимая в каждый период и не меняющаяся за все время выплаты. Остаток (необязательно) – требуемое значение будущей стоимости или остатка средств после последней выплаты. Если аргумент опущен, он полагается равным 0 (будущая стоимость займа, например, равна 0 ). Тип (необязательно) – срок периодических платежей (число 0 или 1, обозначающее, когда должна производиться выплата. 0 или опущен – в конце периода. 1 – в начале периода).

При создании формулы следует устанавливать одинаковую размерность периода для процентной ставки и числа платежей. Например, если выплаты производятся один раз в год, то и процентная ставка должна быть дана в годовом исчислении, а если выплаты производятся ежемесячно, то должна быть задана месячная процентная ставка.

Например, необходимо рассчитать величину ежемесячного вложения под 6 % годовых, которое через 12 лет составит сумму вклада 50000 руб. (рис. 7.13)

увеличить изображение
Рис. 7.13.  Расчет процентных платежей с использованием функции PMT

Результат вычисления получается отрицательным (-140,34 руб.) поскольку эту сумму необходимо выплачивать.

0.7.4.Функции даты и времени

0.7.4.1.О функциях даты и времени

Функции дат и времени используют для преобразования форматов даты и времени, вычислений промежутков времени, а также для вставки на лист автоматически обновляемых значений даты и времени.

0.7.4.2.Автоматически обновляемая текущая дата

0.7.4.2.1.Текущая дата и время

Для вставки текущей автоматически обновляемой даты используется функция TODAY. Функция аргументов не имеет. Значение в ячейке будет обновляться при открытии файла.

Для вставки текущей даты и времени можно использовать функцию NOW. Функция аргументов не имеет. Значение в ячейке будет обновляться при открытии файла, а также после любых вычислений в книге или вводе данных на любой лист. В связи с этим данной функцией удобно пользоваться, например, при подготовке и распечатке счетов.

0.7.4.3.День недели произвольной даты

Для вычисления дня недели любой произвольной даты можно использовать функцию WEEKDAY. День недели указывается порядковым номером. Синтаксис функции:

WEEKDAY(Число; Тип),

где: Число – дата, для которой определяется день недели. Дату можно вводить обычным порядком. Тип – тип отсчета дней недели. 1 – отсчет дней недели начинается с воскресенья (этот отсчет используется по умолчанию, если аргумент Тип опущен). 2 – отсчет дней недели начинается с понедельника. 3 – отсчет начинается с понедельника, но понедельник считается нулевым днем недели.

Для получения формулы, определяющей, является ли день недели рабочим днем, можно использовать функцию IF. Например, для определения типа дня недели в ячейке А1 можно использовать формулу (рис. 7.14):

IF(WEEKDAY(A1; 2)<6; "Рабочий день"; "Выходной").

увеличить изображение
Рис. 7.14.  Определение типа дня недели

0.7.5.Текстовые функции

0.7.5.1.О текстовых функциях

Текстовые функции используют для преобразования и анализа числовых текстовых значений.

0.7.5.2.Преобразование арабских цифр в римские и наоборот

Для преобразования числа, записанного арабскими цифрами в число, записанное римскими цифрами, используют функцию ROMAN. Синтаксис функции:

ROMAN(Число; Режим),

где: Число – число, записанное арабскими цифрами. Режим (необязательно) – степень упрощения. Чем выше это значение, тем выше степень упрощения римского числа.

Функцию нельзя использовать для отрицательных чисел, а также для чисел больше 3999.

Для преобразования числа, записанного римскими цифрами в число, записанное арабскими цифрами, используют функцию ARABIC. Синтаксис функции:

ARABIC (Текст),

где: Текст – число, записанное римскими цифрами.

Число, записанное римскими цифрами, не должно превышать MMMCMXCIX (3999).

0.7.5.3.Изменение регистра текста

Для изменения регистра текста используются три функции: UPPER (преобразует все буквы в прописные), PROPER (преобразует в прописные только первую букву каждого слова) и LOWER (преобразует все буквы в строчные). Синтаксис всех функций одинаков:

UPPER (Текст), PROPER (Текст), LOWER (Текст),

где: Текст – ячейка с преобразуемым текстом.

0.7.5.4.Объединение текста

Для объединения текста из разных ячеек используют функцию CONCATENATE. Синтаксис функции:

CONCATENATE(Текст1; Текст2; ...; Текст30),

где Текст1…30 – список от 1 до 30 аргументов, текст которых требуется объединить. Аргумент может быть ячейкой, текстом или числом. Ссылки на пустые ячейки игнорируются. Нельзя использовать ссылки на диапазоны смежных ячеек.

На рис. 7.15 показан пример объединения текста. Текст "Студент" и пробелы введены с клавиатуры, остальные данные взяты из ячеек таблицы.

увеличить изображение
Рис. 7.15.  Объединение текста

0.7.6.Использование логических функций

0.7.6.1.О логических функциях

Логические функции используют для проверки и анализа данных, а также в условных вычислениях.

Вместо функций TRUE или FALSE можно непосредственно ввести слово ИСТИНА или ЛОЖЬ с клавиатуры в ячейку или в формулу.

Логические функции в качестве аргументов используют логические выражения. Логические выражения используются для записи условий, в которых сравниваются числовые или текстовые значения. В логических выражениях используют операторы сравнения, приведенные в таблице.

0.7.6.2.Проверка и анализ данных

Для наглядного представления результатов анализа данных можно использовать функцию IF. Синтаксис функции:

IF(Тест; Тогда значение; Иначе значение),

где: Тест – логическое выражение, правильность которого следует проверить. Тогда значение (необязательно) – значение, если логическое выражение истинно (если значение отсутствует, в ячейке отображается ИСТИНА ). Иначе значение (необязательно) – значение, если логическое выражение ложно (если значение отсутствует, в ячейке отображается ЛОЖЬ ).

Например, в таблице на рис. 7.16 функция IF используется для проверки значений в ячейках столбца В по условию >=4,25 (больше или рано 4,25) Если значение удовлетворяет условию, то функция принимает значение "Отлично", а если значение не удовлетворяет условию, то функция принимает значение "Хорошо".

увеличить изображение
Рис. 7.16.  Проверка значений

0.7.6.3.Условные вычисления

Часто выбор формулы для вычислений зависит от каких-либо условий. Например, при расчете торговой скидки могут использоваться различные формулы в зависимости от размера покупки.

Для выполнения таких вычислений используется функция IF, в которой в качестве аргументов значений вставляются соответствующие формулы.

Например, в таблице на рис. 7.17 при расчете стоимости товара цена зависит от объема партии товара. При объеме партии более 30 цена понижается на 10%. Следовательно, при выполнении условия используется формула B2*C2*0,9, а при невыполнении условия – B2*C2.

увеличить изображение
Рис. 7.17.  Условное вычисление

0.7.7.Упражнение 7

0.7.7.1. 

Запустите OpenOffice.org Calc.

Откройте файл exercise_07.ods.

0.7.7.2.Задание 1

Перейдите к листу Лист 1.

В ячейке В11 рассчитайте сумму ячеек В2:Е6.

Перейдите к листу Лист 2.

В ячейке В19 рассчитайте сумму ячеек в диапазоне В2:В17, значения в которых превышают 30.

Перейдите к листу Лист 3.

В ячейке В19 рассчитайте сумму ячеек в диапазоне В2:В17 для товара Мечта.

Перейдите к листу Лист 4.

В ячейке С2 рассчитайте цену товара, указанную в ячейке В2, округленно до двух знаков после запятой. Скопируйте формулу на ячейки С3:С4.

Перейдите к листу Лист 5.

В ячейке С2 рассчитайте цену товара, указанную в ячейке В2, округленно в большую сторону до двух знаков после запятой. Скопируйте формулу на ячейки С3:С4. В ячейке D2 рассчитайте цену товара, указанную в ячейке В2, округленно в меньшую сторону до двух знаков после запятой. Скопируйте формулу на ячейки D3:D4.

Перейдите к листу Лист 6.

В ячейке С2 рассчитайте температуру, указанную в ячейке В2, округленно до целого числа. Скопируйте формулу на ячейки С3:С4.

Перейдите к листу Лист 7.

Возведите в степень 64 число, находящееся в ячейке В2. Скопируйте формулу на ячейки С3:С4.

Перейдите к листу Лист 8.

В ячейке В3 рассчитайте синус угла, указанного в ячейке А3. Скопируйте формулу на ячейки В4:В9.

Перейдите к листу Лист 9.

С использованием функций в ячейке В1 отобразите абсолютное значение ячейки А1. С использованием функций в ячейке В2 отобразите в радианах угол, указанный в ячейке А2. С использованием функций в ячейке В3 преобразуйте в римское число, указанное в ячейке А3.

0.7.7.3.Задание 2

Перейдите к листу Лист 10.

В ячейке Е1 с использованием функций рассчитайте средний процент брака. В ячейке Е2 с использованием функций рассчитайте средний процент брака без учета 20 % самых больших и самых малых значений. В ячейке Е3 с использованием функций найдите наиболее часто встречающийся процент брака. В ячейке Е4 с использованием функций найдите максимальный процент брака. В ячейке Е5 с использованием функций найдите минимальный процент брака.

Перейдите к листу Лист 11.

В ячейке Е1 с использованием функций определите общее количество партий товара. В ячейке Е2 с использованием функций определите количество отгруженных партий товара (указан объем отгрузки). В ячейке Е3 с использованием функций определите количество партий товара, для которых нет данных. В ячейке Е4 использованием функций определите количество партий товаров объемом более 50. В ячейке Е5 использованием функций определите количество партий товара Мечта.

0.7.7.4.Задание 3

Перейдите к листу Амортизация 1.

В ячейке В5 с использованием линейного метода при заданных условиях рассчитайте размер ежегодных амортизационных отчислений.

Перейдите к листу Амортизация 2.

В ячейке В6 с использованием метода "суммы чисел" при заданных условиях рассчитайте размер амортизационных отчислений для года эксплуатации, указанного в ячейке А6. Скопируйте формулу на ячейки В7:В12.

Перейдите к листу Вклад 1.

В ячейке В6 рассчитайте, какова будет итоговая величина вклада на 10 лет под 7% годовых при начальном вкладе 15000 руб. и ежегодных вложения 20000 руб.

Перейдите к листу Вклад 2.

В ячейке В6 рассчитайте, какова будет итоговая величина вклада на 5 лет под 6% годовых при начальном вкладе 20000 руб.

Перейдите к листу Инвестиция.

В ячейке В6 рассчитайте, какую сумму необходимо вложить сейчас под 7% годовых, чтобы через 5 лет получить 200000 руб.

0.7.7.5.Задание 4

Перейдите к листу Дата.

В ячейку В1 с использованием функций введите текущую дату. В ячейку В2 с использованием формулы введите дату и время последнего изменения данных на листе.

0.7.7.6.Задание 5

Перейдите к листу Лист 12.

Вставьте пустой столбец слева от столбца Шоколад. В новом столбце с использованием функций исправьте регистр текста в ячейках столбца Шоколад.

Перейдите к листу Лист 13.

В ячейке D2 с использованием функций соедините текст из ячеек А1, А2, В1 и В2 так, чтобы получилась фраза: Фирма Ирис – курирует менеджер Григорьев. Скопируйте формулу на ячейки D2:D6.

0.7.7.7.Задание 6

Перейдите к листу Лист 14.

В ячейке D2 с использованием функций создайте такую формулу, чтобы оплата определялась как произведение количества на цену, но при покупке более 50 единиц товара цена уменьшалась на 15%. Скопируйте формулу на ячейки D2:D22.

Сохраните файл под именем Lesson_07.ods.

Закройте OpenOffice.org Calc.

0.8.Лекция 8. Форматирование данных

0.8.1.Установка числовых форматов

0.8.1.1.О числовых форматах

Под числами в OpenOffice.org Calc понимаются собственно числа, включая числа с десятичными и/или простыми дробями и числа с указанием символа процентов, а также даты и время.

Форматирование чисел используется для более удобного представления данных на листе.

Устанавливать числовые форматы можно как для чисел, введенных с клавиатуры или импортированных, так и для результатов вычислений. Значение введенного или импортированного числа или результата вычислений при установке формата не изменяется.

При установке формата отображение введенного числа в строке ввода и в ячейке может отличаться. Но именно значение числа, отображаемое в строке ввода, будет использоваться при вычислениях, сортировках и т. д.

Точно так же как отформатированное число отображается на листе, оно будет и напечатано.

Фрагмент листа, для которого устанавливается числовой формат, должен быть выделен. Для установки числовых форматов используют элементы панели инструментов Форматирование. Название каждой кнопки начинается словами Числовой формат, а затем через двоеточие следует ее конкретное название (рис. 8.1).

увеличить изображение
Рис. 8.1.  Элементы панели инструментов Форматирование для установки числовых форматов

Кроме того, для установки встроенных числовых форматов и создания пользовательских используют вкладку Числа диалогового окна Формат ячеек (рис. 8.2).

увеличить изображение
Рис. 8.2.  Вкладка Числа диалогового окна Формат ячеек

Для перехода к вкладке Числа диалогового окна Формат ячеек можно в меню Формат выбрать команду Ячейки или щелкнуть правой кнопкой мыши по ячейке или выделенному диапазону ячеек и в контекстном меню выбрать команду Формат ячеек.

В OpenOffice.org Calc для оформления числовых данных используется несколько категорий числовых форматов: числовой, процентный, денежный, даты, время, научный (экспоненциальный), дробный (с простыми дробями), логический, текстовый.

Следует обратить внимание, что невозможно изменить числовой формат ячеек, если он был установлен в результате условного форматирования.

0.8.1.2.Общий формат (Standard)

Общий числовой формат ( Standard ) используется по умолчанию. В большинстве случаев числа, имеющие общий формат, отображаются так, как они были введены с клавиатуры.

Для установки формата Standard проще всего нажать кнопку Числовой формат: стандарт в панели инструментов Форматирование (см. рис. 8.1).

0.8.1.3.Общие возможности числовых форматов

0.8.1.3.1.Установка языка

Язык выбирают в соответствующем раскрывающемся списке вкладки Числа диалогового окна Формат ячеек (см. рис. 8.2).

Выбор языка определяет языковые параметры для выделенных ячеек, а именно: вид разделителя разрядов и символ, отделяющий десятичную часть числа от целого, денежные единицы, формат дат и времени. Это гарантирует сохранение форматов, даже если документ будет открыт в операционной системе, использующей другие языковые параметры по умолчанию.

Если для языка установлено значение Standard, в OpenOffice.org автоматически применяются числовые форматы, связанные со стандартным языком системы.

0.8.1.3.2.Установка разделителя групп разрядов

Оформление числовых данных с разделителем групп разрядов позволяет отображать в ячейке разделитель между группами разрядов: тысячи, миллионы, миллиарды и т. д. Вид используемого разделителя зависит от выбранного языка. Например, для русского языка в качестве разделителя используется одиночный пробел, а для английского – запятая (рис. 8.3).

увеличить изображение
Рис. 8.3.  Формат с разделителем разрядов

Для установки разделителей разрядов следует установить соответствующий флажок во вкладке Числа диалогового окна Формат ячеек (см. рис. 8.1).

Разделитель разрядов можно использовать для числовых (столбцы С и D на рис. 8.3), денежных (столбцы Е и F на рис. 8.3) и процентных (столбец G на рис. 8.3) форматов.

0.8.1.3.3.Форматы отрицательных чисел

Для удобства просмотра числовых, денежных и процентных данных можно установить отображение отрицательных значений красным цветом (рис. 8.4).

увеличить изображение
Рис. 8.4.  Установка формата отрицательных чисел

Для установки красного цвета шрифта отрицательных значений следует установить соответствующий флажок во вкладке Числа диалогового окна Формат ячеек (см. рис. 8.2).

Установленный таким образом красный цвет шрифта невозможно изменить обычными средствами форматирования шрифта ячеек.

0.8.1.3.4.Изменение разрядности десятичных дробей

Изменение разрядности позволяет изменять количество знаков после запятой, отображаемое в ячейке. Этот параметр можно изменять при установке числовых, денежных и процентных форматов.

Определенное число отображаемых знаков после запятой устанавливают в счетчике Дробная часть вкладки Числа диалогового окна Формат ячеек (см. рис. 8.2).

Для увеличения или уменьшения количества десятичных знаков можно также использовать кнопки Числовой формат: добавить разрядность или Числовой формат: убрать разрядность панели инструментов Форматирование (см. рис. 8.1). Одно нажатие соответствующей кнопки увеличивает или уменьшает на один знак количество отображаемых знаков после запятой.

0.8.1.3.5.Отображение начальных нулей

Эта редко используемая возможность позволяет изменять количество нулей отображаемых в начале числа при установке числовых, денежных и процентных форматов. Обычно отображается только один ноль и только перед числом, меньшим единицы. Однако можно отображать и несколько нулей (ячейки А2 и А3 на рис. 8.5) или не отображать вовсе (ячейка А4 на рис. 8.5). При работе с числами больше единицы, начальные нули отображаются, только если их количество больше количества разрядов числа (ячейка В3 на рис. 8.5: количество нулей – 3, количество разрядов – 2)

увеличить изображение
Рис. 8.5.  Отображение начальных нулей

Для установки количества нулей используют счетчик Начальные нули вкладки Числа диалогового окна Формат ячеек (см. рис. 8.2).

0.8.1.4.Денежный формат

Денежный формат позволяет вместе с числом отображать в ячейке обозначение денежных единиц. Для отображения денежной единицы, установленной на компьютере по умолчанию, достаточно нажать кнопку Числовой формат: деньги в панели инструментов Форматирование (см. рис. 8.1).

Для установки отображения произвольной денежной единицы следует в списке Категории вкладки Числа диалогового окна Формат ячеек выбрать Денежный, а затем воспользоваться раскрывающимся списком Формат, в котором есть практически все валюты мира (рис. 8.6).

увеличить изображение
Рис. 8.6.  Установка денежного формата

0.8.1.4.1.Процентный формат

Процентный формат позволяет установить обозначение знака процента ( % ) для числа, отображаемого в ячейке. Обычно это используют для представления результатов вычислений.

Для установки процентного формата достаточно нажать кнопку Числовой формат: проценты в панели инструментов Форматирование (см. рис. 8.1).

Для чисел, введенных с клавиатуры, процентный формат изменяет отображение не только в ячейке, но и в строке ввода. Например, число 0,4 после применения процентного формата будет отображаться и в ячейке, и в строке ввода как 40%. На результатах вычислений это никак не сказывается.

0.8.1.4.2.Дробный формат

OpenOffice.org Calc позволяет отображать десятичные дроби в виде простых дробей. Дробный формат округляет десятичную дробь до ближайшей простой дроби в соответствии с выбранным типом.

Для выбора типа дроби следует в списке Категории вкладки Числа диалогового окна Формат ячеек выбрать Дробный, а затем списком Формат. Можно выбрать дробь со знаменателем из однозначного или двухзначного числа (рис. 8.7).

увеличить изображение
Рис. 8.7.  Установка дробного формата

Дробный формат отображает в простых дробях только десятичные дроби. Отображение целой части числа не изменяется.

0.8.1.4.3.Научный формат

Научный формат позволяет отображать очень большие или очень маленькие чисел в экспоненциальной записи.

Например, масса планеты Земля (5980000000000000000000000 кг) будет отображена как 5,98E+24, что означает 5,98 умноженное на 10²⁴ (десять в двадцать четвертой степени), а масса атома водорода (0,000000000000000000000000001673 кг) будет отображена как 1,67E-27, что означает 1,67 умноженное на 10^-27 (десять в минус двадцать седьмой степени) (рис. 8.8). Для установки экспоненциального формата следует в списке Категории вкладки Числа диалогового окна Формат ячеек выбрать Научный, а затем списком Формат.

увеличить изображение
Рис. 8.8.  Научный формат

Для установки экспоненциального формата следует в списке Категории вкладки Числа диалогового окна Формат ячеек выбрать Научный, а затем списком Формат.

Научный формат изменяет отображение не только в ячейке, но и в строке ввода.

0.8.1.5.Форматирование дат и времени

0.8.1.5.1.Формат даты

Установка формата даты позволяет изменить представление даты, отображаемой в ячейке. На рис. 8.9 показаны способы отображения даты 12.04.1961 в разных форматах и на разных языках.

увеличить изображение
Рис. 8.9.  Установка формата даты

Для установки требуемого формата даты следует в списке Категории вкладки Числа диалогового окна Формат ячеек выбрать Дата, затем воспользоваться раскрывающимся списком Язык и выбрать язык представления даты, а затем выбрать способ представления в списке Формат.

Выбор языка представления даты может изменить вид разделителя числа месяца и года, отображаемого в строке ввода.

0.8.1.5.2.Формат времени

Установка формата времени позволяет изменить представление времени, отображаемое в ячейке. На рис. 8.10 показаны способы отображения времени 17 часов 45 минут в разных форматах и на разных языках.

увеличить изображение
Рис. 8.10.  Форматы времени

Для установки требуемого формата времени следует в списке Категории вкладки Числа диалогового окна Формат ячеек выбрать Время, затем воспользоваться раскрывающимся списком Язык и выбрать язык представления времени, а затем выбрать способ представления в списке Формат.

Выбор языка может изменить представление времени, отображаемое в строке ввода.

0.8.1.6.Текстовый формат

Формат Текст используется в тех случаях, когда в ячейку предполагается вводить числа, которые должны обрабатываться как текст. Это могут быть банковские реквизиты, номера телефонов и т.п. (рис. 8.11).

увеличить изображение
Рис. 8.11.  Использование формата Текст

Для установки формата следует в списке Категории вкладки Числа диалогового окна Формат ячеек выбрать Текст. При этом сначала необходимо установить формат Текст, а только затем вводить числа в ячейку. Если попытаться изменить формат на текстовый, после того как в ячейку уже были введены обычные числа, они так и останутся обычными числами.

Следует обратить внимание, что текстовый формат устанавливает выравнивание чисел по левому краю ячейки.

0.8.2.Использование пользовательских числовых форматов

0.8.2.1.О пользовательских форматах

Пользователь может создавать собственные числовые форматы, которые позволяют изменить стандартные отображения данных в форматах OpenOffice.org Calc, а также применять собственные способы отображения данных. Например, можно добавлять собственные единицы измерения, изменять цвет представления положительных, отрицательных или нулевых значений, добавлять текст к значениям и т. д.

Использование пользовательских форматов может облегчить просмотр и анализ данных.

0.8.2.2.Создание числовых форматов

0.8.2.2.1.Общие правила

• Выделите ячейку или диапазон ячеек, для которых создается формат.
• Отобразите вкладку Числа диалогового окна Формат ячеек.
• В списке Категории и в списке Формат выберите наиболее близкий к создаваемому встроенный формат
• В поле Код формата откорректируйте установленные или введите новые коды создаваемого формата (рис. 8.12). После ввода всех необходимых кодов нажмите кнопку Добавить, а затем кнопку ОК. Можно и сразу нажать кнопку ОК.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 8.12.  Создание пользовательского числового формата

Созданный числовой формат сохраняется только в той книге, в которой был создан. Для переноса формата в другие книги следует воспользоваться копированием.

0.8.2.2.2.Структура числового формата

Числовой формат может иметь до четырех разделов, определяющих форматирование положительных чисел, отрицательных чисел, нулевых значений и текста соответственно. Если указаны только два раздела, первый из них используется для форматирования положительных и нулевых значений, а второй – для отрицательных. Если указан один раздел, то ко всем числам применяется этот формат. Разделы отделяются друг от друга точкой с запятой. Если раздел пропущен, должна присутствовать завершающая его точка с запятой.

Каждый раздел может включать в себя коды, определяющие следующие параметры: способ отображения числа; цвет шрифта; условие; текст.

0.8.2.2.3.Отображение чисел

Способ отображения числа задается кодом. Для представления цифр в качестве местозаполнителей используют ноль ( 0 ) или знак решетки ( # ). Количество цифр задается числом символов 0 и # в коде. Местозаполнитель # отображает только значащие цифры, тогда как 0 – значащие цифры и нули, если в числе содержится меньше цифр, чем в числовом формате. Если число имеет больше цифр в десятичной части, то отображаемое число округляется.

В дробном формате качестве местозаполнителя цифры можно использовать знак вопроса ( ?), чтобы представить число цифр, включаемое в числитель и знаменатель дроби.

В коде можно использовать комбинации символов 0, # и ?. Кроме того, в коде можно использовать пробел, точку или запятую для разделения целой и дробной десятичной части и в качестве разделителя групп разрядов.

В различных разделах числового формата можно устанавливать различные шаблоны отображения чисел. Для отображения отрицательных чисел со знаком минус ( - ) необходимо перед кодом числа в соответствующем разделе поставить этот знак. В противном случае, знак отображаться не будет.

В тех случаях, когда не требуется особенностей форматирования числа, можно указывать код формата Standard. Если не указать никакого кода для формата числа, то код Standard будет установлен автоматически.

0.8.2.2.4.Отображение дат и времени

Способ отображения даты и времени задается кодом. В коде можно использовать следующие символы (буквы), приведенные в таблицах. Буквы вводятся в латинской раскладке клавиатуры.

В одном шаблоне может присутствовать комбинация кодов даты и времени. Символы шаблона можно располагать в любом порядке. Между символами можно использовать пробелы, ставить знаки препинания, скобки и т. д. Для отображения времени в 12-ти часовом формате можно добавить код АМ/РМ или А/Р.

При выполнении вычислений может потребоваться отображение разницы во времени между двумя событиями в часах, минутах или секундах. В этом случае соответствующий код следует заключить в квадратные скобки.

0.8.2.2.5.Цвет шрифта

Цвет шрифта указывается в квадратных скобках. Можно выбрать один из восьми цветов: черный ( BLACK ), синий ( BLUE ), голубой ( CYAN ), зеленый ( GREEN ), пурпурный ( MAGENTA ), красный ( RED ), белый ( WHITE ), желтый ( YELLOW ).

Цвет шрифта можно указывать для всего формата. Например, формат [BLUE]Standard устанавливает отображение любых чисел синим шрифтом.

Можно устанавливать различный цвет шрифта для различных разделов формата. Например, формат [RED]Standard;[GREEN]Standard устанавливает отображение положительных чисел и нулевых значений красным шрифтом, а отрицательных – зеленым.

Следует отметить, что дальнейшее оформление ячейки не сможет изменить установленный цвет шрифта.

0.8.2.2.6.Условия

Условия используют для установки числовых форматов, применяемых только для чисел, отвечающих заданному условию. Условие должно состоять из оператора сравнения и значения.

В качестве операторов сравнения можно использовать знаки:

= (равно),

> (больше),

< (меньше),

>= (больше или равно),

<= (меньше или равно),

<> (не равно).

Значение условия задается числом. Оператор сравнения и значение указываются в квадратных скобках. Например, формат [BLUE][<=36,6]Standard;[RED][>36,6]Standard устанавливает отображение чисел меньших или равных 36,6 синим шрифтом, а чисел более 36,6 – красным шрифтом.

0.8.2.2.7.Текст

Русский текст, отображаемый в ячейке вместе с числом, можно непосредственно вводить в поле кода формата (см. рис. 8.12) без каких-либо проблем и ограничений. Также можно вводить и текст латиницей, но только если он не включает в себя символы, используемые в качестве кодов при форматировании дат и времени. Чтобы гарантировать корректное отображение текста в ячейке, лучше всегда заключать его в кавычки (" "). Для отображения одиночного символа можно поставить перед ним обратную косую черту (\).

Для разделения числа и текста в код формата следует ввести знак подчеркивания и один или несколько пробелов.

Текст может располагаться и перед числом, и после числа, а также одновременно перед числом и после числа.

Можно добавлять различный текст для различных разделов формата. Например, формат 0,00_"Прибыль";0,00_"Убыток";0,00;Standard устанавливает отображение положительных чисел с текстом Прибыль, отрицательных – с текстом Убыток, а нулевых значений без текста.

Текст можно добавлять и в форматы с условиями. Например, формат [<=36,6]0,0"_Нормальная";[>36,6]0,0_"Повышенная" устанавливает отображение чисел меньших или равных 36,6 с текстом Нормальная, а чисел более 36,6 – с текстом Повышенная.

0.8.2.2.8.Текстовый раздел

Текстовый раздел позволяет отображать в ячейке постоянный текст вместе с текстом, вводимым с клавиатуры. Текстовый раздел включает собственно текст и знак @, установленный перед текстом или после текста. Текст должен быть заключен в кавычки (" "). Между символами текста можно использовать пробелы, ставить знаки препинания, скобки и т. д.

Текстовый раздел может быть единственным разделом формата. Например, формат "Студент" @ устанавливает в ячейке отображение слова Студент перед любым тестом в ячейке, а формат @" - сотрудник" устанавливает в ячейке отображение текста - сотрудник после любого текста в ячейке.

Если в ячейку с таким форматом вводится число или дата, то OpenOffice.org Calc воспринимает это число не как число, а как текст.

Текстовый раздел также может присутствовать в формате наряду с другими разделами. В этом случае он всегда является последним разделом. Например, формат DD.MM.YY;;;@" - Ошибка" устанавливает в ячейке отображение даты в формате DD.MM.YY при вводе текста или цифр, не являющихся датой, в ячейке справа от введенных данных отображается текст - Ошибка.

Можно изменять цвет шрифта при использовании текстового раздела. Например, формат DD.MM.YY;;;[Red]@" - Ошибка". Работает так же, как и в предыдущем случае, но введенные ошибочные данные и текст - Ошибка будут отображены красным шрифтом.

0.8.2.2.9.Скрытие значений

Средствами создания и установки пользовательских форматов можно скрывать значения в ячейках. Для этого следует в поле Код формата во вкладке Число окна Формат ячеек (см. рис. 8.12) ввести подряд три символа точка с запятой ( ; ). Если ввести два символа точка с запятой ( ; ), то будут отображаться только текстовые значения, а все числовые значения будут скрыты.

Следует отметить, что скрытые значения отображаются в строке ввода. С ними можно производить вычисления, использовать при выборках, сортировках и т. д.

Для отображения скрытых значений следует выбрать любой другой числовой формат.

0.8.2.3.Повторное использование пользовательских форматов

Все созданные в документе числовые форматы автоматически сохраняются. Это относится как к специально создаваемым пользовательским форматам, так и к любому, даже случайному и впоследствии отмененному, изменению встроенных форматов. Причем не имеет значения, как был изменен формат: в поле кода формата (см. рис. 8.12) или с помощью обычных средств форматирования чисел, например, с использованием кнопок Числовой формат: добавить разрядность или Числовой формат: убрать разрядность панели инструментов Форматирование (см. рис. 8.1).

Каждый числовой формат сохраняется в соответствующей категории. Кроме того, все созданные форматы сохраняются в категории Особые вкладки Числа диалогового окна Формат ячеек (см. рис. 8.2).

Для повторного использования следует выбрать нужный формат в соответствующей категории или в категории Особые.

0.8.2.4.Удаление пользовательского формата

Пользовательские числовые форматы можно удалять.

• Во вкладке вкладки Числа диалогового окна Формат ячеек (см. рис. 8.2) выделите формат в его категории или в категории Особые.
• Нажмите кнопку Убрать, расположенную справа от поля Код формата (рис. 8.13).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 8.13.  Удаления пользовательского формата

• Во вкладке Числа диалогового окна Формат ячеек нажмите кнопку ОК.

В течение некоторого времени ячейки еще будут сохранять оформление, установленное удаленным форматом. После принудительного сохранения документа или его автосохранения, для ячеек будет установлен формат, используемый по умолчанию в данной категории числовых форматов.

0.8.3.Упражнение 8

0.8.3.1. 

Запустите OpenOffice.org Calc.

Откройте файл exercise_08.ods.

0.8.3.2.Задание 1

Перейдите к листу Лист 1.

Для ячеек столбца Стоимость, руб. (В2:В6) установите денежный формат (руб.).

Для ячеек столбца Скидка (С2:С6) увеличьте разрядность до четырех знаков после запятой.

Для ячеек столбца Скидка, % (D2:D6) установите процентный формат.

Для ячеек столбца Дата размещения (E2:E6) установите формат даты в последовательности: месяц (слово), год (четырьмя цифрами), без указания числа (Июль 2010).

Для ячеек столбца Дата исполнения (F2:F6) установите формат даты в последовательности: число (цифрами), месяц (цифрами) без указания года (14.3).

Для ячеек столбца Стоимость, $ (G2:G6) установите денежный формат ($).

Для ячеек столбца Затраты (H2:H9) установите общий формат данных.

Для ячеек столбца Количество (I2:I6) установите формат с разделителями разрядов.

Для ячеек столбца Код заказа (J2:J6) установите текстовый формат.

0.8.3.3.Задание 2

Перейдите к листу Лист 2.

Для ячеек G2:G26 установите числовой формат, отображающие положительные числа шрифтом синего цвета, а отрицательные – шрифтом красного цвета.

Для ячеек F2:F26 установите числовой формат, отображающий числа более 50 шрифтом синего цвета, а менее 50 – шрифтом красного цвета.

Для ячеек С2:С26 установите числовой формат, отображающий даты в виде дня недели полным словом.

Для ячеек В2:В26 установите числовой формат, отображающий после числа текст "штук".

Для ячеек А2:А26 установите числовой формат, отображающий перед текстом текст "Шоколад".

При выполнении всех заданий при необходимости установите автоподбор ширины столбцов так, чтобы данные отображались полностью.

Сохраните файл под именем Lesson_08.ods.

Закройте OpenOffice.org Calc.

0.9.Лекция 9. Форматирование ячеек

0.9.1.О параметрах форматирования ячеек

Выбор параметров оформления ячеек в значительной степени определяет внешний вид таблицы.

Для строк и столбцов заголовков таблицы и остальных ячеек можно использовать различные шрифты. Также, как правило, используется и разный размер шрифта.

Отдельные фрагменты таблицы, к которым следует привлечь внимание, можно выделять полужирным начертанием, курсивом, подчеркиванием, цветом шрифта, изменением цвета фона ячеек.

Можно установить границы таблицы, а также ее отдельных строк, столбцов и ячеек.

Можно использовать и многие другие параметры форматирования ячеек.

Если сравнить таблицы на рис. 9.1 и рис. 9.2, которые различаются только параметрами оформления ячеек, то можно заметить, что второй документ намного лучше выглядит, легче читается, привлекает большее внимание.

увеличить изображение
Рис. 9.1.  Неоформленная таблица

увеличить изображение
Рис. 9.2.  Таблица, оформленная с использованием параметров форматирования ячеек

Конечно же, не следует злоупотреблять возможностями изменения параметров оформления ячеек. Излишнее количество используемых шрифтов, большое число применяемых размеров и цветов шрифта и фона, злоупотребление возможностями выделения делает таблицу излишне пестрой, безвкусной.

Параметры форматирования ячеек являются частью параметров стилей, используемых при оформлении таблиц, и, следовательно, при выборе другого стиля они будут изменяться.

Следует обратить внимание, что невозможно изменить параметры оформления ячеек, которые установлены в результате условного форматирования.

0.9.2.Установка параметров шрифта

0.9.2.1.Общие положения

По умолчанию в OpenOffice.org Calc при создании нового пустого документа принят шрифт Arial размером 10 пт. При использовании других шаблонов по умолчанию может быть установлен другой шрифт.

Установка параметров шрифта изменяет отображение данных на листе и при печати. Отображение данных в строке ввода не изменяется.

Параметры шрифта можно устанавливать для диапазона выделенных ячеек, а также для отдельных фрагментов текста ячеек. В этом случае необходимо войти в режим редактирования ячеек и выделить оформляемый фрагмент ячейки (символ, число, слово, несколько слов и т. п.). Параметры шрифта отдельных цифр в числах, датах или времени изменять нельзя, поскольку они после этого перестают распознаваться как числовые значения.

Для установки параметров шрифта используют элементы панели инструментов Форматирование, а также вкладку Эффекты шрифта диалогового окна Формат ячеек (рис. 9.3). Вкладку Шрифт этого же диалогового окна практически не используют, поскольку ее возможности дублируются элементами панели инструментов Форматирование.

увеличить изображение
Рис. 9.3.  Элементы OpenOffice.org Calc для установки параметров шрифта

Для перехода к диалоговому окну Формат ячеек следует в меню Формат выбрать команду Ячейки или щелкнуть правой кнопкой мыши по выделенному диапазону ячеек и в контекстном меню выбрать команду Формат ячеек.

0.9.2.2.Шрифт

Выбор шрифта (гарнитуры) определяет внешний вид символов текста, цифр, знаков и т. д. Шрифт выбирается в раскрывающемся списке Гарнитура панели инструментов Форматирование (рис. 9.4).

увеличить изображение
Рис. 9.4.  Выбор шрифта

Последние пять использованных шрифтов отображаются в верхней части списка, что облегчает их повторное применение.

Набор доступных шрифтов определяется не только OpenOffice.org, но и всей операционной системой.

Определенных правил для выбора шрифта документа не существует.

При выборе шрифта следует иметь в виду, что не все шрифты содержат начертания русских букв.

0.9.2.3.Размер шрифта

0.9.2.3.1.Установка произвольного размера

Размер шрифта определяет высоту и ширину символов текста. Размер шрифта устанавливается в специальных единицах – пунктах. 1 пункт (1 пт) равен 0,35 мм. Размер шрифта устанавливается в раскрывающемся списке Кегль панели инструментов Форматирование (см. рис. 9.3).

Можно выбрать любой размер шрифта из раскрывающегося списка. Если же подходящего размера в списке нет, то необходимо щелкнуть левой кнопкой в поле раскрывающегося списка, ввести требуемое значение размера и нажать клавишу Enter.

Минимально возможный размер шрифта — 2 пт. Максимальный размер – 999,9 пт. Размер шрифта можно устанавливать с точностью до 0,1 пт (с такой точностью размер не всегда отображается в поле раскрывающегося списка Кегль ).

Определенных правил для выбора размера шрифта не существует. Обычно для оформления основной части таблицы используют шрифты размером от 10 до 12 пт; для заголовков – несколько крупнее.

0.9.2.3.2.Подбор размера шрифта

Если содержимое не помещается в ячейку, можно автоматически уменьшить размер шрифта.

• В меню Формат выберите команду Ячейки или щелкните правой кнопкой мыши по выделенному диапазону ячеек и в контекстном меню выберите команду Формат ячеек.
• Во вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек установите флажок Уменьшить по размеру ячейки (рис. 9.5).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 9.5.  Автоподбор размера шрифта

После установки режима автоподбора размер шрифта будет автоматически изменяться при изменении размера ячейки. В любом случае размер шрифта не будет больше, чем значение, установленное в раскрывающемся списке Кегль.

Если для ячейки установлен режим автоподбора, размер шрифта невозможно изменить с использованием раскрывающегося списка Кегль.

0.9.2.4.Цвет шрифта

По умолчанию в OpenOffice.org Calc при создании нового документа для текста ячеек установлен автоцвет шрифта, который на белом фоне отображается как черный, а при использовании темных цветов фона ячеек автоматически изменяется на белый.

Цвет шрифта выбирается в палитре цветов раскрывающейся кнопки Цвет текста панели инструментов Форматирование (см. рис. 9.3). После выбора нужного цвета палитра автоматически скрывается. При этом выбранный цвет будет запомнен, и для повторного его применения уже не нужно открывать палитру кнопки: достаточно щелкнуть по ней самой.

Если требуется многократно устанавливать разные цвета шрифта, палитру можно сместить в сторону от кнопки (рис. 9.6), после чего она перестанет автоматически скрываться, превратившись в своеобразную панель инструментов.

увеличить изображение
Рис. 9.6.  Открепленная палитра цветов шрифта

По окончании работы с цветами шрифта можно закрыть палитру щелчком по кнопке Закрыть в ее заголовке.

Определенных правил выбора цвета шрифта документа не существует. Не рекомендуется использовать бледные цвета на белом фоне. Не рекомендуется на одном листе использовать большое разнообразие цветов – это затрудняет восприятие таблицы.

Следует обратить внимание, что в документе может быть включен режим выделения значений цветом (числовые – шрифтом синего цвета, а результаты вычислений – шрифтом зеленого цвета). В этом случае для ячеек с соответствующим содержимым невозможно изменить цвет шрифта. Для отказа от выделения значений в меню Вид следует выбрать команду Выделение значений цветом или нажать комбинацию клавиш Ctrl + F8.

Также цвет шрифта невозможно изменить для ячеек, к которым применен числовой формат с красным цветом для отрицательных чисел (числовой или денежный), а также личный формат с использованием цвета. Нельзя произвольно изменять цвет шрифта и для ячеек, к которым применено условное форматирование.

0.9.2.5.Начертание шрифта

Начертание определяет особенности внешнего вида символов. Можно установить полужирное начертание и курсив.

Для установки полужирного начертания следует нажать кнопку Полужирный ( Ж ), а для установки курсивного – кнопку Курсив ( К ) панели инструментов Форматирование (см. рис. 9.3).

Обе эти кнопки работают в режиме переключателя, то есть после того, как будет установлено начертание для выделенного фрагмента, кнопка так и останется нажатой. Для того чтобы убрать оформление полужирным начертанием или курсивом следует еще раз нажать на соответствующую кнопку.

0.9.2.6.Подчеркивание и надчеркивание

Для установки простого подчеркивания одинарной линией используют кнопку Подчеркнутый ( Ч ) панели инструментов Форматирование (см. рис. 9.3).

Вкладка Эффекты шрифта диалогового окна Формат ячеек (см. рис. 9.3) предоставляет дополнительные возможности при установке подчеркивания.

В раскрывающемся списке Подчеркивание можно выбрать способ подчеркивания. Обычно подчеркивание имеет тот же цвет, что и содержимое ячеек. Но можно выбрать и независимый цвет подчеркивания в раскрывающемся списке Цвет подчеркивания. Если установить флажок Только слова, то пробелы между словами не будут подчеркнуты.

Независимо от выбранного способа установки подчеркивания, чтобы снять его достаточно нажать кнопку Подчеркнутый панели Форматирование (см. рис. 9.3).

Надчеркивание, то есть отображение линии над символами, редко используется для выделения. При необходимости параметры надчеркивания устанавливаются так же, как и подчеркивания.

0.9.2.7.Зачеркивание

Зачеркивание содержимого может применяться как способ выделения данных на листе.

Во вкладке Эффекты шрифта диалогового окна Формат ячеек (см. рис. 9.3) в раскрывающемся списке Зачеркивание можно выбрать способ зачеркивания. Зачеркивание всегда имеет тот же цвет, что и содержимое ячеек.

0.9.2.8.Эффекты для заголовков

При оформлении заголовков в таблицах и в некоторых других случаях использования шрифтов большого размера (более 40 пт) можно применять эффекты тени, контура (рис. 9.7) и рельефа (рис. 9.8). В принципе, эти эффекты можно применять и к мелким шрифтам, но в этом случае они малозаметны.

увеличить изображение
Рис. 9.7.  Эффекты тени и контура

увеличить изображение
Рис. 9.8.  Эффекты рельефа

Для установки эффектов контура и тени используют соответствующие флажки вкладки Эффекты шрифта диалогового окна Формат ячеек (см. рис. 9.3). Следует обратить внимание, что эффект контура можно применить не для всех типов шрифта.

Для установки рельефа следует воспользоваться раскрывающимся списком Рельеф вкладки Эффекты шрифта (см. рис. 9.3). Рельеф применим к шрифту любого цвета, но сколь-нибудь наглядный эффект наблюдается только для автоцвета, черного и белого цветов. Но и в этом случае для наглядности лучше использовать заливку фона ячеек (см. рис. 9.8).

Эффект рельефа невозможно использовать одновременно с установкой тени и/или контура.

0.9.2.9.Особенности установки параметров шрифта в режиме редактирования ячейки

В режиме редактирования к содержимому ячеек можно применять дополнительные параметры форматирования шрифта.

• Дважды щелкните по ячейке или выделите ее и нажмите функциональную клавишу F2.
• В ячейке выделите оформляемый текст. Для выделения одного слова можно щелкнуть по нему два раза мышью. Для выделения абзаца можно щелкнуть по нему три раза мышью. Для выделения произвольного фрагмента текста следует провести по нему указателем мыши при нажатой левой кнопке мыши.
• Для установки гарнитуры, размера, начертания, цвета шрифта можно воспользоваться соответствующими элементами панели инструментов Форматирование.
• Для получения доступа к дополнительным возможностям щелкните правой кнопкой мыши по выделенному фрагменту содержимого ячейки и в появившемся контекстном меню выберите команду Символы (рис. 9.9). Можно также эту команду выбрать в меню Формат.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 9.9.  Установка параметров шрифта в режиме редактирования ячейки

• Во вкладке Положение диалогового окна Символы (рис. 9.10) можно оформлять верхние и нижние индексы, изменять ширину символов и межсимвольных интервалов.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 9.10.  Дополнительные возможности оформления содержимого ячейки

Вкладки Шрифт и Эффекты шрифта диалогового окна Символы (см. рис. 9.10) не отличаются от одноименных вкладок диалогового окна Формат ячеек (см. рис. 9.3). Однако следует обратить внимание, что при оформлении фрагмента содержимого ячейки следует пользоваться только диалоговым окном Символы.

0.9.3.Выравнивание в ячейках

0.9.3.1.Общие положения

По умолчанию в OpenOffice.org Calc выравнивание по левому и правому краю ячейки устанавливается в зависимости от типа данных: для текста – по левому краю, а для чисел, дат и времени – по правому. Числа, для которых установлен числовой формат Текст, выравниваются по левому краю. Вертикальное выравнивание устанавливает для любого типа данных по нижнему краю ячейки.

Выравнивание в ячейках изменяет отображение данных на листе и при печати. Отображение данных в строке ввода не изменяется.

Выравнивание можно устанавливать как для одной выделенной ячейки, так и для диапазона ячеек.

Для установки выравнивания используют элементы панели инструментов Форматирование, а также вкладку Выравнивание диалогового окна Формат ячеек (рис. 9.11).

увеличить изображение
Рис. 9.11.  Элементы OpenOffice.org Calc для установки выравнивания

Для перехода к диалоговому окну Формат ячеек следует в меню Формат выбрать команду Ячейки или щелкнуть правой кнопкой мыши по выделенному диапазону ячеек и в контекстном меню выбрать команду Формат ячеек.

0.9.3.2.Горизонтальное выравнивание

0.9.3.2.1.Выравнивание по краям ячейки

Для простейшего выравнивания содержимого по краям ячейки используют одну из четырех кнопок По левому краю, Горизонтально по центру, По левому краю или По ширине (см. рис. 9.11).

При установке выравнивания по ширине содержимое ячейки автоматически располагается в несколько строк, даже если соответствующие флажки для переносов не установлены. Причем, это относится как к текстовому содержимому, так и к датам и числам (рис. 9.12). В связи с этим, не рекомендуется использовать такое выравнивание для ячеек с числами.

увеличить изображение
Рис. 9.12.  Выравнивание по ширине

0.9.3.2.2.Установка отступов

Отступы определяют расстояние содержимого ячейки до левого края ячейки. При этом независимо от типа данных и установленного ранее выравнивания, устанавливает выравнивание по левому краю.

Для увеличения отступа используют кнопку Увеличить отступ, а для уменьшения – Уменьшить отступ (см. рис. 9.11). Каждое нажатие кнопки увеличивает или уменьшает величину отступа на 10 пт (примерно 3,5 мм).

Для установки отступа с точностью до 1 пт следует установить нужно значение в счетчике Отступ вкладки Выравнивание диалогового окна Формат ячеек (см. рис. 9.11). Счетчик доступен только в том случае, если в раскрывающемся списке Выравнивание выбран параметр По левому краю.

0.9.3.3.Вертикальное выравнивание

В тех случаях, когда высота ячейки (строки) превышает размер шрифта, можно устанавливать вертикальное выравнивание содержимого в ячейке.

Выравнивание устанавливается в раскрывающемся списке По вертикали вкладки Выравнивание диалогового окна Формат ячеек (см. рис. 9.11). Содержимое ячейки можно выровнять по верхнему краю или по нижнему краю ячейки, а также по ее середине. Выравнивание По умолчанию устанавливает выравнивание по нижней границе ячейки.

Если вертикальное выравнивание требуется устанавливать часто, в панели инструментов Форматирование можно отобразить соответствующие кнопки.

0.9.3.4.Заполнение ячеек

При создании таблицы может потребоваться заполнить какую-либо ячейку повторяющимся текстом или, что чаще, повторяющимися знаками (символами).

• В ячейку ведите символ, которым предстоит заполнить ячейку.
• Выделите ячейку.
• Отобразите вкладку Выравнивание диалогового окна Формат ячейки.
• В списке По горизонтали выберите Заполнение (рис. 9.13).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 9.13.  Выравнивание с заполнением

Несмотря на то, что символ заполнения введен только один раз, символы заполнения отображаются в ячейке от левого до правого края, независимо от ее ширины. Для изменения символа заполнения достаточно ввести другой символ.

0.9.3.5.Поворот содержимого ячеек

Содержимое ячеек можно расположить не только горизонтально, но и под любым углом.

Для поворота содержимого на произвольный угол во вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек (см. рис. 9.11) в разделе Направление текста следует щелкнуть по метке нужного угла поворота в поле, где написано ABCD, или установить значение в счетчике Наклон.

С использованием переключателей Относительно грани можно выбрать край ячейки, от которого будет начинаться повернутый текст. Можно выбрать один из трех вариантов:

• Растяжение текста от нижнего канта ячейки – текст после поворота начинается от нижнего края ячейки и направлен наружу;
• Растяжение текста от верхнего канта ячейки – текст после поворота начинается от верхнего края ячейки и направлен наружу;
• Растяжение текста внутри ячейки – текст после поворота располагается только внутри ячейки.

Использование этого параметра особенно важно для ячеек с установленными границами. В первых двух вариантах границы ячеек поворачиваются вместе с содержимым. При выборе третьего варианта положение границ не изменяется (рис. 9.14).

увеличить изображение
Рис. 9.14.  Управление расположением содержимого и границ ячеек при изменении направления текста

Для изменения ориентации на вертикальную (буквы расположены "столбиком" - см., например, ячейку F1 на рис. 9.2) следует установить флажок С накоплением по вертикали (см. рис. 9.11).

0.9.3.6.Объединение ячеек

Объединение ячеек используется при оформлении заголовков таблиц и в некоторых других случаях.

• Введите данные в левую верхнюю ячейку объединяемого диапазона.
• Выделите диапазон ячеек.
• Нажмите кнопку Объединить ячейки панели инструментов Форматирование (см. рис. 9.11).

Объединенная ячейка приобретает адрес крайней левой верхней ячейки объединяемого диапазона. Остальные ячейки объединенного диапазона будут скрыты.

Содержимое объединенной ячейки можно выравнивать по горизонтали и вертикали, поворачивать точно так же, как и обычной ячейки.

Если в других ячейках диапазона, помимо верхней левой, также имеются какие-либо данные, при объединении появится запрос (рис. 9.15).

увеличить изображение
Рис. 9.15.  Предупреждение об уничтожении данных

Если нажать кнопку Да, содержимое всех ячеек будет помещено в объединенную ячейку. Если же нажать кнопку Нет, содержимое всех ячеек, кроме верхней левой, отображаться не будет, однако никуда не пропадает. В последующем, при разделении объединенной ячейки, это содержимое по-прежнему будет отображаться в ячейках.

Следует отметить, что наличие на листе объединенных ячеек может привести к некоторым проблемам при выделении элементов листа, автозаполнении, сортировках и т. д.

Для разделения объединенной ячейки следует ее выделить, а затем нажать кнопку Объединить ячейки панели инструментов Форматирование (см. рис. 9.11).

0.9.4.Установка границ ячеек

Бледно-серая сетка, отображаемая на листе, не всегда достаточно четко разделяет ячейки таблицы. Кроме того, сетка листа обычно не печатается.

Для удобства просмотра и печати таблицы можно установить границы ячеек (обрамление ячеек).

Простейшая граница в виде тонкой линии (толщина 0,05 пт) черного цвета устанавливается с использованием палитры раскрывающейся кнопки Обрамление панели инструментов Форматирование. Если требуется многократно устанавливать границы, палитру можно сместить в сторону от кнопки (рис. 9.16), после чего она перестанет автоматически скрываться, превратившись в своеобразную панель инструментов.

увеличить изображение
Рис. 9.16.  Установка границ

• Выделите диапазон ячеек.
• В палитре Обрамление (см. рис. 9.16) выберите один из вариантов границы.

По окончании работы с границами можно закрыть палитру щелчком по кнопке Закрыть в ее заголовке.

Для установки и настройки параметров обрамления используют вкладку Обрамление диалогового окна Формат ячеек (рис. 9.17).

увеличить изображение
Рис. 9.17.  Установка обрамления ячеек

Устанавливать обрамление и настраивать его параметры можно в произвольном порядке.

• В списке Стиль выберите линию обрамления.
• В раскрывающемся списке Цвет выберите цвет обрамления.
• В разделе Положение линий с помощью имеющихся там кнопок выберите один из четырех предлагаемых расположений линий рамки: только внешняя рамка, внешняя рамка и горизонтальные линии, внешняя рамка и линии внутри или только внешняя, не затрагивая внутренние линии.
• С помощью поля Особое можно установить произвольное расположение линий обрамления. Для установки линии щелкните по ее положению в поле. Точно также щелчком можно отказаться от имеющейся уже линии. Помимо обычных рамок по границе ячеек, можно устанавливать и диагональные рамки, пересекающие ячейку от одного угла к другому. Следует обратить внимание, что диагональная линия не разделяет ячейку на части.
• В счетчиках раздела Отступы от содержимого можно установить расстояние между линией рамки и содержимым ячеек. Для того чтобы можно было устанавливать различные расстояния, снимите флажок Синхронизировать. Максимальное расстояние от рамки до содержимого – 5 см.

Для обрамления можно установить эффект тени.

• В разделе Стиль теней выберите один из предлагаемых вариантов расположения тени.
• В счетчике Ширина установите ширину линии тени, а в раскрывающемся списке Цвет выберите ее цвет.

Для снятия обрамления следует щелкнуть по стрелке раскрывающейся кнопки Обрамление панели инструментов Форматирование и в появившейся палитре нажать левую верхнюю кнопку (см. рис. 9.16).

Следует обратить внимание, что граница по краю листа на экране не отображается или отображается не в полную свою ширину. Однако в режиме предварительного просмотра она будет отображена полностью. Естественно, полностью она будет и напечатана.

0.9.5.Заливка ячеек

Заливка ячеек цветным фоном чаще всего используется для разделения данных на листе. В этом случае устанавливают заливку всего столбца или всей строки листа. Можно использовать заливку и отдельных ячеек.

Цвет заливки выбирается в палитре цветов раскрывающейся кнопки Цвет фона панели инструментов Форматирование. Если требуется многократно устанавливать разные цвета фона, палитру можно сместить в сторону от кнопки (рис. 9.18), после чего она перестанет автоматически скрываться, превратившись в своеобразную панель инструментов.

увеличить изображение
Рис. 9.18.  Открепленная палитра цветов фона

По окончании работы с цветами фона можно закрыть палитру щелчком по кнопке Закрыть в ее заголовке.

Для удаления заливки ячеек следует щелкнуть по стрелке кнопки Цвет фона панели инструментов Форматирование и в появившейся палитре выбрать параметр Без заливки (см. рис. 9.18).

0.9.6.Упражнение 9

0.9.6.1. 

Запустите OpenOffice.org Calc.

Откройте файл exercise_09.ods.

0.9.6.2.Задание 1

Перейдите к листу Лист 1.

Для ячеек строки 1 установите шрифт Impact размером 12 пунктов.

Для ячеек А2:G6 установите размер шрифта 11 пт.

Для ячеек столбца А установите полужирное начертание.

Для ячеек столбца В установите курсив и подчеркивание.

Для ячеек E2:E6 установите зачеркивание.

Для всех ячеек таблицы установите темно-синий цвет шрифта.

Для ячеек А1:А6 установите заливку светло-коричневым цветом.

0.9.6.3.Задание 2

Перейдите к листу Лист 2.

Для ячейки А1 установите эффекты контура и тени.

Для символов текста в ячейке А1 установите масштаб 150% и разреженный интервал на 3 пт.

Объедините ячейки А1:G1.

Выровняйте по центру текст ячеек Е2:Е7.

Выровняйте по правому краю текст ячейки А8.

Увеличьте отступ текста в ячейках А4, А6.

Установите вертикальное выравнивание по середине для ячеек А2:G2.

С использованием выравнивания заполните всю ячейку В8 введенным в нее символом.

Установите перенос текста по словам в ячейках А2:G2.

Поверните на 45 градусов против часовой стрелки текст в ячейке Е2.

Для ячеек А2:G8 установите границы линией синего цвета шириной (толщиной) 2,5 пт.

Сохраните файл под именем Lesson_09.ods.

Закройте OpenOffice.org Calc.

0.10.Лекция 10. Форматирование таблиц

0.10.1.Использование стилей

0.10.1.1.Общие положения

При работе с документом часто приходится к однородным фрагментам, например, названиям таблиц, заголовкам строк и столбцов, строкам и столбцам итогов и т. п., применять одинаковое оформление. Конечно, можно для каждого фрагмента устанавливать требуемые параметры числовых форматов, шрифтов, выравнивания и др. Но это, во-первых, долго и утомительно, а во-вторых, трудно запомнить, где и какие параметры оформления были установлены.

Использование стилей обеспечивает единообразие оформления данных и ячеек во всем документе, позволяет быстро устанавливать выбранный набор параметров форматирования, а также мгновенно изменять оформление всех ячеек, к которым применен один стиль.

В OpenOffice.org Calc используется две категории стилей.

Стиль ячейки определяет набор параметров форматирования: числовой формат; выравнивание; шрифт; граница; фон; защита. Стиль не обязательно должен включать в себя все параметры форматирования.

Стиль страницы задает параметры страницы (размеры, поля, ориентация), колонтитулы, нумерацию страниц.

При изменении параметров стиля автоматически изменяется оформление всех ячеек или страниц, к которым применен изменяемый стиль.

Для ячеек, к которым применен какой-либо стиль, можно применять также и любое другое оформление. Параметры оформления, установленные после применения стиля, не будут автоматически изменяться при изменении стиля.

Каждый шаблон имеет набор стилей, которые "передаются" создаваемому документу. В последующем при работе с документом можно изменять параметры стилей, можно добавлять стили из других шаблонов и документов, можно создавать новые стили. Стили можно сохранять в документе или в шаблоне.

Стиль всегда имеет имя. Стили с одним и тем же именем в разных документах и шаблонах могут иметь разное оформление.

Документ всегда оформлен с использованием стилей, даже если специально они не применялись. В некоторых случаях стиль фрагментов документа устанавливается автоматически.

Помимо перечисленных, к стилям, используемым при оформлении документов OpenOffice.org Calc, с некоторой натяжкой можно отнести и стили автоформатирования таблиц. В OpenOffice.org Calc имеется несколько встроенных стилей автоформатирования. Стили автоформатирования можно создавать самостоятельно. Однако изменять и настраивать параметры этих стилей невозможно.

В данной лекции будет рассмотрена работа со стилями ячеек и стилями автоформатирования. Работа со стилями страниц будет показана в соответствующей лекции.

Основным инструментом, используемым при работе со стилями, является окно Стили и форматирование. Обычно это окно прикреплено к правой границе окна OpenOffice.org Calc (рис. 10.1), но может быть и свободно размещено в окне.

увеличить изображение
Рис. 10.1.  Инструменты для работы со стилями

Для отображения окна Стили и форматирование следует нажать кнопку Стили, расположенную в левой части панели инструментов Форматирование (см. рис. 10.1) или функциональную клавишу F11. Можно также в меню Формат выбрать команду Стили.

В верхней части окна расположены кнопки выбора категории отображаемых в окне стилей: Стили ячейки и Стили страницы. Кроме того, справа в верхней части расположены кнопки применения и создания стилей.

В нижней части окна расположен раскрывающийся список, в котором можно выбрать группы стилей, отображаемых в окне.

Для доступа к стилям без использования окна Стили и форматирование в панели инструментов Форматирование можно отобразить скрытый по умолчанию раскрывающийся список Стиль (см. рис. 10.1).

0.10.1.2.Назначение стиля

По умолчанию в новом документе к ячейкам применяется стиль Базовый.

Для назначения произвольного стиля используют окно Стили и форматирование.

• Выделите ячейку или диапазон.
• В окне Стили и форматирование (см. рис. 10.1) отобразите список нужных стилей ячейки.
• Дважды щелкните по названию назначаемого стиля в окне Стили и форматирование.

В тех случаях, когда какой-либо один стиль требуется назначить для различных фрагментов документа, удобно пользоваться возможностями стилевой заливки.

• В окне Стили и форматирование выберите требуемый стиль и нажмите кнопку Стилевая заливка. Указатель мыши при этом примет вид наклоненной банки с выливающейся краской (рис. 10.2).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 10.2.  Выбор стиля

• Выделите указателем мыши фрагменты листа, для которых назначается стиль (рис. 10.3).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 10.3.  Стилевая заливка

• Таким образом можно выделить любое число произвольно расположенных ячеек.
• Если какой-либо фрагмент был выделен по ошибке, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте листа и продолжите выделение нужных фрагментов.
• Для завершения режима применения стиля, нажмите кнопку Стилевая заливка еще раз.

0.10.1.3.Изменение стилей

0.10.1.3.1.Изменение на основе фрагмента документа

Проще всего изменить параметры стиля можно путем переопределения.

• Выделите ячейку, оформленную с использованием изменяемого стиля.
• Установите новые параметры оформления.
• В окне Стили и форматирование (см. рис. 10.1) нажмите кнопку Обновить стиль по образцу.

0.10.1.3.2.Произвольное изменение параметров

Некоторые параметры стиля невозможно изменить путем переопределения его в соответствии с образцом.

Для получения возможности изменения любых параметров стиля следует отобразить соответствующее диалоговое окно.

• В окне Стили и форматирование щелкните правой кнопкой мыши по названию стиля и в контекстном меню выберите команду Изменить (рис. 10.4).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 10.4.  Переход к изменению параметров стиля

• В результате будет отображено диалоговое окно для изменения параметров стиля (рис. 10.5).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 10.5.  Изменение стиля ячейки

Параметры стиля изменяются во вкладках диалогового окна.

Следует отметить, что изменить имя встроенного стиля невозможно.

0.10.1.4.Создание стилей

0.10.1.4.1.Создание на основе ячейки

Проще всего создать новый стиль на основе оформленной ячейки.

• Выделите ячейку и установите требуемые параметры оформления.
• В окне Стили и форматирование (см. рис. 10.1) отобразите стили ячейки. Нажмите кнопку Создать стиль из выделенного.
• В окне Новый стиль в поле Название стиля введите имя нового стиля и нажмите кнопку ОК (рис. 10.6). Имя нового стиля может быть произвольным, но не должно повторять имена встроенных и ранее созданных пользовательских стилей. При этом в разных категориях могут быть стили с одинаковыми именами.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 10.6.  Присвоение имени новому стилю

0.10.1.4.2.Создание без использования фрагмента документа

Новый стиль можно создавать и, не используя оформленный фрагмент документа.

• В окне Стили и форматирование (см. рис. 10.1) отобразите стили ячейки.
• Щелкните правой кнопкой мыши по любому названию существующего стиля или в пустом месте поля окна и в контекстном меню выберите команду Создать.
• Во вкладке Управление (рис. 10.7) введите имя создаваемого стиля.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 10.7.  Создание стиля

• Для стиля абзаца и символа в раскрывающемся списке Связан с выберите имеющийся стиль, на котором будет основан новый стиль. Поскольку в этом случае новый стиль будет наследовать некоторые параметры основного стиля, это может привести в последующем к изменениям параметров создаваемого стиля при изменении стиля, на котором он основан.
• В раскрывающемся списке Категория отображается категория, к которой будет отнесен создаваемый стиль. При создании или изменении нового стиля выберите из списка значение Пользовательский стиль.
• В остальных вкладках окна (см. рис. 10.7) установите необходимые параметры шрифта, выравнивания, границ, фона, так же, как это делается при обычном оформлении ячеек.

0.10.1.5.Копирование стилей

0.10.1.5.1.Копирование формата по образцу

Стиль можно копировать с одного фрагмента документа на другой.

• Выделите ячейку, стиль которой необходимо копировать.
• На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Формат по образцу. Указатель мыши примет вид инструмента заливки (такой же, как и при использовании нажмите кнопку Стилевая заливка на рис. 10.2).
• Выделите фрагмент листа, к которому необходимо применить форматирование.

В случае необходимости применения форматирования к нескольким фрагментам следует дважды нажать кнопку Формат по образцу. Для прекращения применения форматирования необходимо еще раз нажать эту кнопку или нажать клавишу Esc.

Копирование формата по образцу используют чаще всего при копировании оформления в пределах видимой части одного листа. Но этот способ можно использовать и для копирования оформления на другие листы.

0.10.1.5.2.Копирование с использованием буфера обмена

Копирование стилей с использованием буфера обмена обычно используют при копировании оформления на ячейки других листов или документов.

• Ячейку с копируемым форматом скопируйте в буфер обмена.
• Выделите ячейки, на которые копируется оформление.
• В меню Правка выберите команду Вставить как или щелкните правой кнопкой мыши по выделенному фрагменты и выберите эту же команду в контекстном меню.
• В окне Вставить как в разделе Выбор установите единственный флажок Форматы (рис. 10.8) и нажмите кнопку ОК.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 10.8.  Копирование форматов

0.10.1.5.3.Импорт стилей из других документов

Для того чтобы копировать в текущий документ какой-либо стиль из другого открытого документа достаточно скопировать ячейку, оформленную с применением этого стиля. После этого скопированную ячейку из текущего документа можно удалить; стиль все равно останется в документе и может быть использован при оформлении.

Стили в текущий документ можно импортировать из другого документа или шаблона, не открывая их.

• В меню Файл выберите команду Шаблоны, а затем в подчиненном меню команду Управление.
• В левой части диалогового окна Управление шаблонами дважды щелкните по группе шаблонов, затем дважды щелкните по имени нужного шаблона, после чего под именем шаблона отобразится значок Стили (рис. 10.9).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 10.9.  Выбор шаблона, из которого копируются стили

• Дважды щелкните по значку Стили, после чего отобразится список стилей шаблона. Точно так же дважды щелкните по значку файла в правой части окна, а затем по появившемуся значку Стили, после чего будет отображен список стилей документа.
• При нажатой клавише Ctrl перетащите значок нужного стиля из левой части окна в правую (рис. 10.10).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 10.10.  Копирование выбранного стиля из шаблона

Стили таким образом можно копировать не только из шаблонов, но и из любых файлов OpenOffice.org.

• Внизу левой части диалогового окна Управление шаблонами в раскрывающемся списке выберите параметр Документы и нажмите кнопку Файл (рис. 10.11).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 10.11.  Выбор файла, из которого копируются стили

• В окне Открыть выберите файл, содержащий стили, которые требуется копировать, и нажмите кнопку Открыть, после чего значок файла отобразится в левой и правой частях окна Управление шаблонами.
• В левой части окна дважды щелкните по значку файла, из которого будут копироваться стили, а затем по значку Стили, после чего будет отображен список стилей файла. Точно так же в правой части окна отобразите список стилей файла, в который будут копироваться стили. Так же, как и при копировании стиля из шаблона, при нажатой клавише Ctrl перетащите значок нужного стиля из левой части окна в область списка стилей в правой части окна.

При совпадении имени копируемого стиля с именем стиля, уже имеющегося в документе, выйдет запрос на замену. Для подтверждения замены следует нажать кнопку ОК.

Следует иметь в виду, что действие по импорту и замене стилей отменить невозможно.

0.10.1.6.Замена стилей в документе

На листе, в выделенном фрагменте или во всем документе можно один стиль заменить другим.

• В панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Найти и заменить или выберите эту команду в меню Правка.
• В диалоговом окне Найти и заменить нажмите кнопку Детали.
• Установите флажок Искать по стилям. В раскрывающемся списке Найти выберите заменяемый стиль, а в раскрывающемся списке Заменить на – заменяющий стиль (рис. 10.12).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 10.12.  Замена стилей в документе

• Для поиска ближайшего вхождения искомого стиля нажмите кнопку Заменить. Следующее нажатие кнопки производит замену найденного стиля и переход к следующему вхождению.
• Для замены всех вхождений искомого стиля нажмите кнопку Заменить все.

Для замены стилей только в каком-либо фрагменте листа, необходимо его предварительно выделить, а в окне Найти и заменить установить флажок Только текущее выделение. Для замены стилей не только на текущем листе, а во всем документе, следует установить флажок Поиск во всех листах (см. рис. 10.12).

0.10.1.7.Использование стилей тем форматирования

В OpenOffice.org Calc встроен набор тем форматирования, которые можно применять для оформления таблиц. Каждая тема содержит набор определенных стилей. Для доступа к списку тем необходимо отобразить панель инструментов Сервис.

• В панели инструментов Сервис нажмите кнопку Выбор темы.
• В диалоговом окне Выбор темы выберите требуемую тему (рис. 10.13).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 10.13.  Выбор темы

• Сразу после выбора темы стили будут добавлены в документ. Для подтверждения выбора темы нажмите кнопку Да. Впрочем, стили будут добавлены в документ и могут быть использованы, даже если нажать кнопку Отменить.

Невозможно добавить другие темы или изменить существующие. Однако можно изменять стили тем после их добавления в документ.

0.10.1.8.Очистка форматирования

Можно очистить все форматирование (параметры шрифта и абзаца), примененное непосредственно к фрагменту документа, и вернуться к исходным параметрам стиля.

• Выделите фрагмент документа, для которого требуется очистить форматирование.
• В меню Формат выберите команду Форматирование по умолчанию или щелкните по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши и выберите эту же команду в контекстном меню.

Можно отказаться от стилей, назначенных фрагментам документа и вернуться к стилю, принятому по умолчанию ( Базовый ).

• Выделите фрагмент документа, для которого требуется очистить форматирование.
• В панели инструментов Форматирование (см. рис. 10.1) щелкните по стрелке раскрывающегося списка Стиль и выберите режим Отменить форматирование.

0.10.1.9.Удаление стиля

Из документа можно удалить пользовательские стили. Встроенные стили удалить невозможно.

• В окне Стили и форматирование (см. рис. 10.1) отобразите стили ячейки.
• По названию удаляемого стиля щелкните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Удалить.
• В окне запроса на удаление стиля нажмите кнопку Да.

При удалении стиля ко всем ячейкам, оформленным с его использованием, будет применен стиль, с которым он был связан.

0.10.2.Условное форматирование

0.10.2.1.Об условном форматировании

Условное форматирование применяют для выделения из общего массива данных, отвечающих некоторым условиям. Условное форматирование можно применять как к данным, введенным с клавиатуры, так и к результатам вычислений. Чаще всего условное форматирование применяют к числовым данным.

Данные, отвечающие заданным условиям, выделяются измененным форматированием (параметры шрифта, границы, заливки).

Условный формат можно установить для одной ячейки или диапазона ячеек. На ячейку или диапазон ячеек можно накладывать до трех разных условий.

Установка условного форматирования ограничивает обычное форматирование ячеек: параметры формата, определяемые наложенным условием, невозможно изменить обычными средствами.

0.10.2.2.Установка условного формата

• Выделите ячейку или диапазон ячеек, для которых устанавливается формат.
• В меню Формат выберите команду Условное форматирование, после чего появится окно Условное форматирование (рис. 10.14).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 10.14.  Установка условного формата

• В первом раскрывающемся списке выберите тип условного формата, применяемого для выделенной ячейки или диапазона ячеек. Тип Значение ячейки используют для форматирования ячейки на основе ее значения или содержимого. Тип формула используют для форматирования ячейки на основе указанной формулы. Значение формулы должно быть истинно или ложно. Чаще всего используют тип Значение ячейки.
• Во втором раскрывающемся списке выберите условие (оператор), используемое при задании формата. Можно выбрать одно из восьми условий: между ; вне ; равно ; не равно ; больше ; меньше ; больше или равно ; меньше или равно.
• В поле для ввода введите значение условия форматирования. Если было выбрано условие между или вне, появляются два поля ввода, в которых необходимо указать верхнее и нижнее значения; при этом они включаются в диапазон. Значения можно ввести с клавиатуры или выбрать ячейку со значением на листе. Во втором случае следует поставить курсор в поле ввода, а затем выделить на листе требуемую ячейку. В качестве значения можно также использовать функцию с аргументами.
• В раскрывающемся списке Стиль ячейки выберите стиль, который будет применен к ячейкам, если их значения соответствуют заданному условию.
• Если нужный стиль не был создан заранее, нажмите кнопку Новый и во вкладках окна Стиль ячейки (рис. 10.15) укажите параметры создаваемого стиля.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 10.15.  Создание стиля для условного форматирования

• Если требуется установка других условий, установите флажок Условие 2 и точно так же задайте условия и параметры форматирования. При необходимости можно установить флажок Условие 3 и задать еще одно условие форматирования. Если данные удовлетворяют нескольким из установленных условий (два и три), применяется только тот формат, который соответствует первому условию.
• Для применения формата в окне Условное форматирование нажмите кнопку ОК. Ячейки со значениями, удовлетворяющими установленным условиям, будут соответствующим образом оформлены.

Параметры форматирования, определяемые наложенным условием, невозможно изменить обычными средствами. Например, если для данных, отвечающих заданному условию, установлен фон ячеек, то произвольно изменить фон с использованием кнопки Цвет фона панели инструментов Форматирование или вкладки Фон окна Формат ячеек нельзя. Если же данные не соответствуют установленному условию, то, несмотря на примененный к ним условный формат, их можно оформлять обычными средствами.

0.10.2.3.Удаление условного формата

Для диапазона, оформленного с использованием условного форматирования, можно удалить все условия, а можно – только некоторые. Если было установлено три условия, то после удаления первого условия второе станет первым, а третье – вторым.

• Выделите ячейки, для которых установлено условное форматирование.
• В меню Формат выберите команду Условное форматирование.
• В окне Условное форматирование (рис. 10.16) снимите флажки удаляемых условий и нажмите кнопку ОК.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 10.16.  Удаление условного форматирования

Можно удалить все условное форматирование на листе.

• Выделите все ячейки листа.
• В меню Формат выберите команду Условное форматирование.
• В окне Условное форматирование (см. рис. 10.14) снимите флажок Условие 1. Обратите внимание, чтобы флажки Условие 2 и Условие 3 также не были установлены.
• Нажмите кнопку ОК.

Если в процессе назначения условного форматирования были созданы какие-либо стили, после удаления условных форматов эти стили останутся в документе.

0.10.3.Автоформатирование таблиц

0.10.3.1.Применение автоформата

OpenOffice.org Calc предлагает несколько готовых вариантов оформления (стилей) таблиц.

• Выделите диапазон листа, для которого будет применен автоформат. Диапазон не может быть меньше, чем 4 на 4 ячейки.
• В меню Формат выберите команду Автоформат.
• В диалоговом окне Автоформат выделите стиль в списке Формат (рис. 10.17).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 10.17.  Стили автоформатирования

• Для просмотра скрытой части окна нажмите кнопку Еще, в результате чего будет отображен раздел Форматирование (рис. 10.18).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 10.18.  Выбор атрибутов автоформатирования

• Выберите назначаемые параметры форматирования.

Для каждого стиля характерны свои параметры шрифтов, обрамления, заливки, числовых форматов в столбцах и строках, выравнивания столбцов таблицы. Не обязательно применять все параметры форматирования, входящие в состав стиля.

0.10.3.2.Работа со стилями автоформатирования

0.10.3.2.1.Создание стиля

Стили автоформатирования можно создавать самостоятельно на основе существующей таблицы и в последующем использовать при оформлении таблиц.

• Создайте и оформите таблицу. Таблица должна содержать не менее 4 строк и 4 столбцов.
• Выделите таблицу.
• В меню Формат выберите команду Автоформат.
• В диалоговом окне Автоформат нажмите кнопку Добавить (см. рис. 10.17).
• В окне Добавить автоформат введите название создаваемого стиля (рис. 10.19). Название может быть любым, но не должно повторять имена существующих уже встроенных и пользовательских стилей.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 10.19.  Создание нового стиля

0.10.3.2.2.Переименование стиля

Любой стиль автоформатирования, как пользовательский, так и встроенный, кроме стиля Базовый, можно переименовать.

• Выделите любой диапазон листа размером не менее 4 на 4 ячейки.
• В меню Формат выберите команду Автоформат.
• В диалоговом окне Автоформат выделите стиль в списке Формат и нажмите кнопку Переименовать (см. рис. 10.18).
• В окне Переименовать автоформат введите новое имя стиля (рис. 10.20). Имя стиля может быть любым, но не должно повторять имена существующих встроенных и пользовательских стилей.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 10.20.  Переименование стиля

0.10.3.2.3.Удаление стиля

Любой стиль автоформатирования, как пользовательский, так и встроенный, кроме стиля Базовый, можно удалить. Для этого достаточно выделить его в списке Формат и нажать кнопку Удалить (см. рис. 10.17 или рис. 10.18).

При этом оформление ячеек, установленное удаленным стилем автоформатирования, останется неизменным.

0.10.4.Упражнение 10

0.10.4.1. 

Запустите OpenOffice.org Calc.

0.10.4.2.Задание 1

Откройте файл exercise_10_1.ods.

Перейдите к листу Поставки.

Для ячейки А1 установите стиль ячейки Заголовок.

Для ячеек С3:С8 установите стиль ячейки Стоимость.

На основе оформления ячейки D3 обновите параметры стиля ячейки Скидка. Убедитесь, что ячейки D4:D8 стали иметь такое же оформление, как и ячейка D3.

На основе оформления ячейки А2 обновите параметры стиля ячейки Заголовок1.

Измените параметры стиля ячейки Стоимость: установите обозначение денежной единицы руб., язык – русский. Убедитесь, что в ячейках С3:С8 изменилось отображение денежной единицы.

На основе оформления ячейки А3 создайте стиль ячейки Товар. Назначьте созданный стиль Товар ячейкам А4:А8.

Создайте стиль ячейки Количество. Установите для стиля вертикальное выравнивание По середине, шрифт – полужирный. Назначьте созданный стиль Количество ячейкам В3:В8.

Из файла exercise_10_0.ods скопируйте стиль Дата. Убедитесь, что в ячейках E3:F8 изменилось отображение дат.

Перейдите к листу Поставки 2.

На ячейки А3:А8 скопируйте стиль ячейки Товар (ячейки А3:А8 листа Поставки ) с использованием кнопки Копировать форматирование.

Откройте файл exercise_10_0.ods. С использованием буфера обмена скопируйте стиль ячейки Текст (ячейки В2:В14 ) на ячейки G3:G8 листа Поставки 2 файла exercise_10_1.ods.

На листе Поставки 2 замените стиль Заголовок1 стилем Заголовок.

Удалите стиль Число. Убедитесь, что в ячейках В3:В8 изменилось оформление.

Восстановите форматирование, примененное к ячейке А1.

Сохраните файл exercise_10_1.odsпод именем Lesson_10_1.ods.

0.10.4.3.Задание 2

Откройте файл exercise_10_2.ods.

Перейдите к листу Лист 1.

С использованием условного форматирования и стиля Много в столбце С выделите ячейки со значениями более 60.

С использованием условного форматирования и стиля Ниже среднего в столбце D выделите ячейки со значениями меньше среднего значения диапазона D2:D44.

С использованием условного форматирования в столбце Е выделите ячейки со значениями меньше 100000, от 100000 до 400000 и более 400000. Необходимые стили создайте в процессе назначения условного форматирования.

Перейдите к листу Лист 2.

Удалите условное форматирование для ячеек D2:D44.

Удалите второе условие условного форматирования ячеек С2:С44.

Сохраните файл exercise_10_2.ods под именем Lesson_10_2.ods.

0.10.4.4.Задание 3

Откройте файл exercise_10_3.ods.

Перейдите к листу Июнь.

Примените к таблице стиль автоформатирования Бирюзовый.

Перейдите к листу Июль.

Примените к таблице стиль автоформатирования Денежный фиолетовый, не используя числовые форматы этого стиля.

Перейдите к листу Август.

На основе имеющейся таблицы создайте новый стиль автоформатирования Поставки.

Перейдите к листу Сентябрь.

Примените к таблице стиль автоформатирования Поставки.

Перейдите к листу Октябрь.

Примените к таблице стиль автоформатирования Поставки, не используя числовые форматы и автоподбор ширины столбцов и высоты строк.

Удалите стиль автоформатирования Поставки.

Сохраните файл exercise_10_3.ods под именем Lesson_10_3.ods.

Закройте OpenOffice.org Calc.

0.11.Лекция 11. Работа с данными

0.11.1.Поиск и замена данных

Для простого и быстрого поиска текста на текущем листе используют панель инструментов Поиск.

• Введите искомый текст в поле Найти.
• Щелкните по кнопке Следующее. Если искомый текст имеется в ячейке, она будет выделена (рис. 11.1).

увеличить изображение
Рис. 11.1.  Поиск текста с использованием панели инструментов Найти

Повторное нажатие кнопки Следующее выделит следующее вхождение искомого текста. Аналогичным образом можно пользоваться кнопкой Предыдущее.

Гораздо большие возможности для поиска дает диалоговое окно Найти и заменить (рис. 11.2). Для отображения этого окна следует в панели инструментов Стандартная нажать кнопку Найти и заменить или выбрать эту команду в меню Правка. Поиск данных можно производить на всем листе или в выделенной области листа, например, только в некоторых столбцах или строках, а также сразу во всей книге.

увеличить изображение
Рис. 11.2.  Диалоговое окно Найти и заменить

Для еще большего расширения возможностей поиска следует нажать кнопку Детали, после чего отобразится дополнительный раздел окна (рис. 11.3).

увеличить изображение
Рис. 11.3.  Диалоговое окно Найти и заменить с расширенными возможностями

В раскрывающемся списке Искать в следует выбрать способ поиска: по формулам ( Формулы ) или по значениям ячеек ( Значения ). Например, ячейка может показывать значение "100", но содержать формулу =А8*25. При поиске числа "100" по формулам эта ячейка найдена не будет. При поиске числа "100" по значениям эта ячейка будет найдена. При поиске данных, введенных с клавиатуры, выбор того или иного параметра не имеет значения. Поиск также можно выполнять по примечаниям, добавленным к ячейкам ( Заметки ).

Искомые данные вводится в поле Найти. Искать можно текст, числа, даты, время, формулы и их значения. При поиске даты необходимо вводить ее в полном формате так, как она отображается в строке ввода. При желании в раскрывающемся списке поля Найти можно выбрать предыдущие варианты поиска.

Можно установить флажок Учитывать регистр, и тогда OpenOffice.org Calc при поиске будет различать прописные и строчные буквы.

Установка флажка Только слово целиком, обеспечивает поиск ячеек, содержимое которых точно и полностью совпадает с набором символов, заданным в поле Найти, а не всех ячеек, в которые текст входит как составная часть. Например, для поиска ячейки с числом 5 установка указанного флажка позволит избежать нахождения множества ячеек с числами, содержащими цифру 5.

Флажок Только текущее выделение позволяет искать текст в выделенном фрагменте документа.

По умолчанию поиск производится от текущей ячейки курсора к концу листа. Установив флажок К началу документа, можно изменить направления поиска.

Установка флажка Регулярное выражение позволяет использовать при поиске подстановочные знаки.

Некоторые примеры использования подстановочных знаков приведены в таблице.